Avem gestiunea in Cloud: cat de repede si usor facem retururile si stornarea?

Folosirea unui program pentru a avea gestiunea in cloud este o varianta din ce in ce mai utilizata de numeroase companii,  din motive cat se poate de practice: economie de timp, accesibilitate rapida de oriunde si posibilitatea de a fi folosita de mai multe persoane simultan, chiar si din locatii diferite.

Ce se intampla, insa, in practica de zi cu zi? Este atat de utila si rapida gestiunea in cloud pe cat ne dorim? Putem, spre exemplu, sa facem rapid si simplu retururi sau stornari, in conditiile in care suntem fata in fata cu mai multi clienti grabiti?

Am testat aplicatia furnizata de Smart Bill (...vezi aici cum arata aplicatia >>), solutie care ofera servicii de facturare, gestiune si contabilitate primara gazduite in Cloud. Putem vedea, astfel, ce inseamna din punct de vedere practic folosirea unui astfel de program, in doua situatii care implica anumite corectii in gestiune: returul si stornarea.

Daca returul reprezinta o restituire a produselor cumparate de clienti, din diferite motive (defect, razgandire , samd), stornarea reprezinta corectarea  unor inregistrari precedente, unele dintre ele chiar datorate retururilor  – de exemplu, in urma unui retur de la clienti, compania emite o factura de storno pentru a evidentia si in gestiune sau contabilitate acest fapt.  Stornarea are insa o arie de aplicabilitatea mai larga decat returul.

Atat retururile cat si stornarile pot fi privite de catre firma atat din perspectiva de furnizor cat si de cea de client. Firma poate efectua retururi pentru marfa cumparata dar poate primi si retururi pentru marfa vanduta. La fel si in cazul stornarilor.

Adesea cele doua notiuni se suprapun in practica si se opereaza la fel.
 

Sa analizam mai departe o situatie concreta.

Presupunem ca folosim Smart Bill si dorim sa facem un retur la un furnizor. Cum procedam?
In primul rand va trebui sa introducem o nota de receptie pentru acel produs:

 

Din fereastra pe care o vedeti mai sus, daca dorim sa inregistram un retur pentru o receptie mai veche, putem face acest lucru accesand sectiunea "Optiuni receptie" (partea stanga, sus)



Pasul urmator va fi sa alegem alegem receptiile disponibile pentru stornare. Observati si din imagine ca acestea se deschid in fereastra urmatoare.

Foarte important de stiut este faptul ca aplicatia Smart Bill iti prmite sa alegi exact ce produse doresti sa returnezi. Acest lucru ne confera cateva mari avantaje:

• daca ai un NIR ce contine multe produse, dar doresti sa returnezi doar doua dintre ele, poti specifica exact produsele respective si pe NIR-ul storno vor aparea doar acele doua produse;

 

• daca ai o cantitate dintr-un produs care a fost receptionata de-a lungul unei perioade mai mari de timp si pe baza mai multor NIR-uri, iar returul se face tot de pe multe NIR-uri, ai aceasta posibilitate. Trebuie doar sa iti selectezi NIR-urile, sa stabilesti produsul, iar pe storno vor aparea pozitiile cu produsul dorit de tine, de pe toate NIR-urile bifate initial.

 

• de mare ajutor este faptul ca in dreptul fiecarui produs va aparea drept comentariu numarul documentului de pe care se face storno-ul.

 ...click AICI daca doriti sa testati aplicatia Smart Bill >>

Sa continuam cu operatiunea de retur. Dupa ce am ales documentul, va trebui sa salvam, iar rezultatul va fi inregistrarea receptiei mai vechi selectate cu semnul "-".

Putem storna pozitii sau valori, integral sau partial.

Din postura de utilizator este un lucru bun  faptul ca avem toata informatia la indemana si nu suntem constransi pe anumite fluxuri standard.

Important este faptul ca in urma operatiunii efectuate vom genera nota de receptie separata pentru produsele nou intrate:

Vom avea, insa, si un document separat pentru returul de bunuri.  Acest document nu este prevazut in nomenclatorul de documente financiar contabile, dar ne este cat se poate de util in gestiunea interna, pentru a tine evidenta acestor operatiuni.

O alta functionalitate foarte importanta a aplicatiei Smart Bill este posibilitatea de a storna, sau anula, receptia inclusiv din forma de vizualizare. (...aici puteti vedea detaliat aplicatia Smart Bill >>)

Daca dorim sa corectam mai avem si o alta varianta de accesare a acestei functionalitati: direct din meniul dedicat, numit "Vanzari si achizitii"

In concluzie, daca folosim gestiunea in cloud oferita de Smart Bill avem urmatoarele avantaje:

• putem face modificari pe documente sau inregistrari existente cu un efort minim. Avantajul major este faptul ca in orice fereastra exista butoane de optiuni care conduc la pasul dorit.

• putem sa facem o stornare, daca asta ne dorim, prin mai multe modalitati. Fiecare dintre ele,  sunt adaptate paginii in care ne aflam.

 

• Avem in permanenta la indemana o variatie de optiuni, ceea ce confera un foarte mare confort in utilizarea aplicatiei

In plus, marele atuu este faptul ca toate aceste modificari in gestiune pot fi vazute in timp real. Daca avem un coleg la biroul din Timisoara care face 2 retururi ce pot modifica stocul, le putem vedea fara probleme de la Bucuresti doar logandu-ne in aplicatie.
...click AICI pentru a vedea cum functioneaza aplicatia Smart Bill >>

Orice alegere implica o analiza temeinica a structurii de business . Avantajele unei solutii gazduite in cloud sunt evidente pentru orice utilizator: usurinta in utilizare, rapiditate,  accesibilitate din orice locatie, economie de timp iar toate acestea combinate cu conceptul de aplicatie impus de Smart Bill si analizat mai sus, constituie o solutie eficienta, rationala si de incredere pentru orice antreprenor.

Foto: smartcodes.co.tz