5 replies to this topic

[mihai2014]

Buna ziua.

Sunt administrator la o asociatie de proprietari. Cu ocaziei primei ad. gen. ordinare la care am participat in calitate de administrator, am afisat situatia fondurilor asociatiei, defalcata pentru fiecare apartament. Unul dintre proprietari a contestat soldul afisat la apartamentul sau si mi-a prezentat chitantele, care contin semnaturi si stampile veritabile, dupa parerea mea. Dupa aceste chitante, soldul ar fi trebuit sa fie altul. Problema nr.1 este ca una dintre chitante (din 2008) nu are urme in arhiva existenta (arhiva pentru perioada in care s-au emis acele chitante se gaseste la asociatia "mama" din care s-a desprins asociatia unde activez eu). Problema nr.2 este ca arhiva existenta nu este completa, nu mai exista dosarele contabile, tot ce se mai gaseste sunt registre cu fondurile de rulment, reparatii...
Detalii: Asociatia "mama" a avut un administrator, persoana fizica, pana in 2008 (care a emis si chitanta fara urme, probabil neinregistrata). In 2008 aceasta asociatie a fost preluata de o firma (care se ocupa si in prezent de aceasta), in urma decesului subit al administratorului. Majoritatea actelor nu au fost de gasit (asa afirma firma) deoarece le tinea administratorul, reconstituirea situatiei de activ pasiv facandu-se pe baza soldurilor de la furnizori, ultimei liste afisate si a ce s-a mai gasit pe la casierie (registru fond rulment). Acum 3 ani din asociatia "mama" s-a desprins asociatia de care ma ocup (de 1 an), la separare preluand soldurile asa cum au fost date de firma de administrare. Acum chiar si asociatia "mama" se va descompune in alte asociatii (se asteapta sosirea hotararii).

Intrebari:
1.Din punct de vedere contabil, o chitanta fara urme in arhive, poate fi luata in considerare doar pe baza faptului ca pare originala?
2. Cand a devenit obligatoriu la AP registrul jurnal? Cand a devenit obligatorie pastrarea registrelor contabile, in cazul AP, pentru 10 ani? Include aici si registrul de casa (pentru chitante termenul e de 5 ani)?
3. Cine se face raspunzator pentru arhiva incompleta? Este posibil sa mai apara si alte chitante neinregistrate.

Orice sfat este binevenit.
Multumesc anticipat.

[pav]

Buna ziua,

Obligativitatea pastrarii documentelor contabile este din " timpuri stravechi". Cand s-a lansat Legea Contabilitatii dupa 1989, aceste obligatii s-au preluat din legile mai vechi (comuniste) , dar valabile oricum.
Cat priveste autenticitatea chitantei,atata timp cat in antetul chitantei este scrisa denumirea asociatiei de proprietari, contine elemente cu privire la proprietarul din imobilul respectiv si dvs nu detineti alte documente probante, este stampilata sau se poate verifica cu semnatura celui care a primit banii ( fostul administrator); cred ca pana la proba contrarie, acea chitanta este autentica.
In plus, legat de lipsa documentelor din arhiva, este imperios necesar a se reconstitui cu toate documentele emise de asociatie catre diverse entitati (persoane fizice, juridice,) conform legii contabilitatii.

[mihai2014]

O sa sfatuiesc comitetul sa aprobe corectarea soldului, eventual sa stinga suma din fondul de penalizari.
Nu avem sanse sa recuperam suma, ca nu da nimeni in judecata pentru cateva sute de lei o asociatie care si asa e in pragul colapsului financiar (n-avem ce castiga, decat sa mai pierdem o suma mai mare) si nu cred ca am castiga cu acea chitanta fara urme in arhiva.
Refacerea arhivei: e vorba de ceva care este deja mai vechi de 5 ani. Nu cred ca poti sa refaci registrele contabile (singurele care raman obligatorii dupa aceasta perioada) corect, fara o urma a fiecarui act. Puteai sa refaci dosarele contabile daca aveai registrele, nu? Sa stii ce sa cauti. Dar daca nu ai nici registrele si nici dosarele contabile, ce sa mai refaci? Ai doar un A/P la primire. Oricum, nu cred ca este sarcina asociatiei care s-a desprins sa refaca ceva.
Incercam doar sa ajut comitetul sa iasa cu basma curata, din chestia asta. Sa ia o decizie legala si corespunzatoare cu sansele reale de a rezolva ceva. Mai exista varianta sa declar lipsa in gestiune (sa deschid un fond - sume in curs de clarificare) la preluare, dar ar ramane ca un cui in gestiune pe care nu l-ar rezolva nimeni in viitor. Iar mie imi plac lucrurile clare.

Multumesc pentru raspuns, va doresc multa sanatate si mult noroc.

[pav]

Lipsa in gestiune se imputa persoanei responsabile cu gestiunea, daca in procesul verbal de predare-primire se face mentiunea aceasta; daca s-a omis si apoi s-a constatat ulterior atunci cel care a preluat este direct raspunzator.Daca nu exista documente prin care se constata lipsa banilor, atunci se face o cheta (daca locatarii doresc) pentru acoperirea acestei pagube.

[Mi-joo]

Buna seara,

Am si eu o problema. Astazi am descoperit ca pentru o chitanta din luna octombrie, prin care am incasat de la un client, nu am facut dspozitie de incasare si deci nu a fost prinsa in registrul de casa. Aveam un plus in casa si nu stiam de unde provine. Lunile octombrie si noiembrie sunt inchise. Pe forum am gasit un raspuns prin care se spune sa fac o dispozitie de incasare si sa o inregistrez cu data la care am descoperit eroarea, adica la decembrie. Dar e suficient doar atat ? Ce se poate intampla la un control ? Multumesc !

[BIBI]

O inregistrezi acum cu o explicatie(nota) atasata pentru a justifica modificarea soldului. Nota este menita sa arate ca nu a fost intentie, pentru ca un eventual control poate interpreta neinregistrarea cronologica ca o "suveica".
Intrebarea ar fi cum a verificat cenzorul actele. Cenzorul poate face soldul casei oricand, dar trebuie sa verifice registrul de casa cand verifica listele. Verifica chiar toate situatiile care stau la baza intocmirii listelor. Cea mai buna verificare este situatia elemntelor de Active si Pasive, ce se poate intocmi oricand. Teoretic trebuie sa aveti fise pentru clienti si furnizori. Chair daca este conta in partida simpla trebuie facuta o evidenta detaliata. Dispozitia de incasare este documentul emis de contabilitate care da dispozitie casierului sa incaseze ceva, dar nu te opreste nimeni sa inregistrezi chitanta in registru, ea fiind documentul justificatij pentru eliberarea banilor din casierie. Vezi ordinul 3512.
Legat de arhiva asociatiei, doar registrele se pastreaza, cele obligatorii care sunt valabile (obligatorii) din 1991 odata cu intrarea in vigoare a legii contabilitatii, iar contabilitatea in partida simpla s-a reglementat prin ordinul 1040,asociatii hg 85 si hg 400, iar ultima modificare serioasa este facuta in 2007 prin OMFP 1969, Anexa 2.
La preluarea gestiunii unei asociaitii se face un A-P conform registrelor de fonduri, casa, extrase de cont, confirmari de la furnizori, ultima lista de plata, situatia restantelor,ultima lista de plata, situatia altor fonduri legal constituite si un proces verbal de predare primire.
Si mare atentie asociatiile de proprietari nu se conduc doar dupa legea 230 si hg 1588, ca tot am auzit placa asta.. Trebuie respectat tot cadrul legislativ( cod fiscal, lg 53/2003 Codul muncii, prevederile legate de contracte civile dependende sau independente(nu mai exista conventii), legislatia legata de pastrarea linistii si ordinii publice, arhivarea si pastrarea documentelor. s.a.m.d.
Eu zic ca pentru chitanta aia care pare a fi originala, trebuie verificat daca este inscrisa in registru. Daca nu este si nu exista nici cotoarele unde poate fi verificata, iar soldul fondului din registru(fara acesta chitanta) este cel corect, din situiatia elementelor de Activ si Pasiv, cel care revendica trebuie sa se rezolve cu fostul administrator, eventual cu comitetul. Probleme inerente la schimbarea administratorului, mai ales cand fostul nu vrea sa predea actele, de zici ca sunt proprietatea lui, iar el nu ar fi un simplu angajat al asociaitiei.
Raspunderea pentru arhiva revine presedintelui cu intreg comitetul , care raspund in solidar.
Pentru persoanele juridice si fizice unde nu exista documete de confirmare a datoriilor, acestea se prescriu dupa o perioada de 3 ani(prescriptia extintiva) conform Codului Civil care are cuprins si prevederile decretului din 1958. Prescriptia fiscala este de 5 ani,

Aceasta postare a fost editata de BIBI: 14 January 2015 - 10:33 PM