Nu tin actele firmei la mine decat cele din timpul lunii si doar cat le lucrez, apoi le duc inapoi la sediu pentru arhivare, asa ca eu le am ordonate asa:
1) Dosar indicatori (ii zic eu) care cuprinde: (State/foi pontaj + declaratii/recipise + Balanta) * 12 luni de zile + bilant(raportare semestriala)/anexe = un singur dosar pe an cu "di toate"
2) Dosar(e) facturi marfa/nir-uri care cuprinde exact ceea ce e scris pe coperta: factura + nir (capsate) * cate facturi sunt, cronologic, puse in cate dosare trebuie pentru a incapea
3) Dosar (da, unul singur) note contabile (ii zic eu) care cuprinde:
a) Registrele zilnice de casa + documentele justificative (toate capsate si prinse intre ele, nimic nu se pierde), puse cronologic pe toata luna, iar la final tabelul cu toate introduse si separate pe note contabile (da, normal ca nu exista decat chitante/bonuri/z-uri/etc aici)
b) Banci+trezorerie: extrasele de cont + OP (in caz de mai multe conturi deschise, separat pentru fiecare)
c) Rapoartele zilnice de gestiune + tabelul cu facturile/nirurile aferente
d) Regie: toate facturile care nu sunt de marfa (pentru care s-au facut sau nu platile prin numerar sau OP)
e) Clienti: facturi/borderouri
f) Tabeluri cu: descarcarea de gestiune, cu amortizarea MF, decont TVA, etc
Toate astea cu despartitor dupa fiecare (nu inainte de a adauga dupa fiecare sectiune, si tabelul cu toate introduse si separate pe note contabile, totalurile fiecarei coloane reprezentand rulajele conturilor respective).
In cazul societatilor mici pe care le am, dosarul de facturi marfa lipseste, deoarece le adaug direct la punctul 3c) Rapoarte de gestiune.
Acasa eu tin doar: cateva copii dupa documente care mi-ar trebui: certificat inregistrare (pt CUI, CAEN, etc), CI angajati (cand fac diverse acte pt personal), balante lunare, decont tva, ce mai trebuie, plus, logic, baza de date electronica cu "di tati"
Tot la societate am dosare separate pentru toate restul (de care ma ocup sau nu, sau macar le mai pun pe caprarii dupa ce face administratorul haos, luand din ele si nepunandu-le la loc) si anume:
1) biblioraft resurse umane care contine dosare separate pentru fiecare angajat. Fiecare dosar contine file de protectie cu urmatoarele:
a) (CIM + acte aditionale) + adresele ITM
b) Copii: CI, diplome de studii, certificate de membru (personal calificat), etc
c) Fisa postului
d) Fise de evaluare anuale
e) Asigurari de malpraxis, etc (ce mai poate aparea)
2) dosare diverse, pentru fiecare din urmatoarele:
- acte firma original
- contracte furnizori/clienti
- pv expirate
- inventare anuale
- protectia muncii
- evaluari ale firmei
- etc
Adicatalea, pe scurt, toate sunt ordonate si arhivate si notate de poate gasi oricine/orice foarte usor. Si da, notele contabile chiar sunt intr-un singur dosar, "la gramada" cum zice @Otilia, dar nu-mi pot imagina cum pot face altfel decat un dosar pe luna. Da, cand poate cauti ceva dintr-o perioada mai lunga, trebuie sa iei mai multe dosare, dar e acelasi lucru daca eu vreau sa vad din luna X anul Z, si platile in numerar, si platile prin OP, si intrarile de marfa. Eu trebuie sa iau in cazul asta 1 dosar, iar tu 3.
Deci depinde foarte mult de activitatea firmei, si cat de des e nevoie sa mergi in spate pentru a cauta ceva.
Pana sa citesc topicul asta, nici nu m-am gandit vreodata ca ordinea mea pentru care am fost laudat intotdeauna (sunt chiar obsedat de ordina/disciplina/curatenie) poate fi dezordine pentru altii.
1
ce chestie ...
