3 replies to this topic

[Mihai Mihalcea]

Bună ziua,

Mă confrunt cu următoarea problemă legată de o firmă de administrare imobile. Am fost președinte la o asociație de proprietari timp în care s-au efectuat o serie de lucrări și reparații. Modalitatea de a extrage bani din casă era sub forma unor dispoziții de plată făcute fie la casierie fie de către un angajat al firmei respective.

Procedura consta ca după efectuarea activității specificate atunci când era eliberată dispoziția de plată, eu să returnez diverse documente (facturi, chitanțe, bonuri) cu care dispoziția respectivă de plată să se închidă. Ori acest lucru nu s-a realizat întotdeauna.

Neajungând la mine nicio situație cu privire la aceste dispoziții de plată, adunate toate în ceea ce ei denumesc a fi avans spre decontare, m-am trezit după 8 luni de zile cu o sumă destul de mare, desigur pe numele meu, cu dispoziții de plată datând chiar și din August 2015.

Urmează să mă duc să confrunt situația mea cu ce au ei în contabilitate însă doream să vă întreb două aspecte:

1. O dispoziție de plată are un termen de valabilitate? Concret, iau o dispoziție de plată pe numele meu și nu aduc documente justificative pentru o perioadă mai mare de 30 de zile. Nu ar trebui să fiu înștiințat de acest lucru?

2. Dacă am o dispoziție de plată neînchisă în spate, mi se mai poate elibera altă dispoziție de plată de către casierie? Sau măcar nu ar fi trebuit să fiu înștiințat iar?

Mulțumesc anticipat pentru orice părere sau recomandare. În cazul în care nu voi ajunge la un consens cu firma respectivă voi apela la un avocat și în ultimă instanță cred că ne vom judeca.

Toate cele bune,
Mihai Mihalcea

[Otilia Alupei]

Termenele de decontare sunt reglementate intern de catre fiecare unitate, nu exista prevederi legale exprese in acest sens. In general, decontarile se fac lunar, dar nu este un fapt obligatoriu.
Prudential, DA - trebuia sa fiti atentionat de faptul ca aveati avans nedecontat din sume acordate anterior, insa, fiind direct implicat + presedinte al asociatiei, probabil contabilul a crezut ca stiti f. bine ce sume se deruleaza si ca este in primul rand interesul dvs sa justificati toti banii primiti. Cata vreme dispozitiile de plata erau semnate de catre dvs la "beneficiarul sumei" (adica la primitor), sarcina contabilului a fost doar aceea de a inregistra corect operatiunile economice derulate, strict pe baza actelor primite spre contabilizare si intocmite cf. normelor legale in vigoare.

Cu parere de rau sincera va atentionez ca daca nu aveti documente care sa justifice cheltuirea sau restituirea avansului numerar primit sub semnatura personala, atunci sunteti de bun de plata si asta v-o poate confirma orice avocat.
Cu alte cuvinte, neaparat trebuie sa aveti/ aduceti chitante, bonuri fiscale, dispozitii de incasare, ... care sa ateste platile/ restituirile facute pana la incidenta sumelor primite ca avans spre decontare - daca stiti clar ca nu mai aveti sa dati inapoi niciun banut; in caz contrar se considera ca acel avans nu a fost justificat integral si ca cel putin o parte se afla inca in posesia dvs, drept pt care vi se va impune restituirea lui catre asociatie.

Va rog sa nu va suparati pe mine ca v-o spun pe sleau (o fac cu toata buna intentie), insa situatia asta este generata in primul rand de neglijenta dvs personala privind decontarile cu asociatia si o spun pt ca, pana la evidenta contabila "oficiala", era absolut necesar ca - intr-un document personal / pe un caiet de acasa, spre ex. - sa va notati sumele primite si banii platiti in interesul asociatiei (acum v-ar fi ajutat f. mult sa faceti reconstituirea). Acesta este un fapt cat se poate de firesc, unii fac asa ceva chiar si pt bugetul personal / familial, daramite pt unul strain. De asemenea, o relatie profesionala mai stransa cu contabilul v-ar fi scutit de aceste surprize neplacute, ivite dupa atata timp.
Verificati si daca va apartin toate semnaturile de pe disp. de plata cu care apareti ca ati ridicat bani (adica sunt clar cele originale, sunt ale dvs fara dubiu).

[Mihai Mihalcea]

Bună Otilia și mulțumesc pentru răspunsul elaborat și în clar!

Mă temeam oarecum de ceea ce mi-ați spus fiindcă am tot căutat și eu aceste zile ceva de care să mă folosesc din punct de vedere legal, cel mai elocvent document fiind probabil acesta: http://static.anaf.r...F_3512_2008.pdf . Ideea este că am documente justificatoare în acest sens, mai ales că o bună parte din dispozițiile de plată au fost luate în scopuri în care îmi va fi ușor să le reconstitui, spre exemplu ștate de plate unde oricând pot lua declarație scrisă a respectivului angajat sau diverse facturi care se pot re-emite de la furnizorul de servicii în cauză.

Fiind conștient și de neglijența mea în toată situația consider că ar fi trebuit măcar să fiu înștiințat de existența avansurilor nedecontate, cel puțin pe asta voi miza atunci când voi face confruntarea documentelor. Eu personal am optat pentru încredere atunci când am transmis documentele, în original fiindcă doar așa le primeau, către decontare și sper să nu fi fost reavoință la mijloc și să nu le fi înregistrat.

În orice caz mulțumesc încă odată pentru informația oferită.

O zi frumoasă vă doresc,
Mihai Mihalcea

Aceasta postare a fost editata de Mihai Mihalcea: 16 June 2016 - 12:30 PM

[Otilia Alupei]

Cu drag si alta data !

"Banul e ochiul dracului" si intre rude de gradul I, daramite intre straini - stiti asta macar din auzite daca personal ati avut noroc si v-a ferit D-zeu de asemenea belele pana acum (Doamne ajuta si in continuare !).
Nu vreau sa va sperii si probabil ca nici nu a avut loc vreo inselatorie in ceea ce va priveste, insa in general este nevoie de multa prudenta atunci cand trebuie justificate sume care nu ne apartin - astfel ne punem la adapost in caz de neconcordante cu actele contabile !
Mentionez ca, din cand in cand, dvs. trebuia sa fi semnat si niste formulare de decont aferente sumelor ridicate si cheltuite sau returnate in perioadele respective.

Cat priveste documentele implicate, ma refeream la notarea lor intr-un caiet personal, ceva de genul "nume emitent, nr. document, data, valoarea, scopul"... si asta pt a fi mai usoara reconstituirea evenimentelor in caz de nevoie. Daca nu ati considerat necesar s-o faceti, atunci macar un "punctaj" sau un decont lunar cu contabilitatea v-ar fi scutit de necazurile prezente, punctaj facut fie din initiativa dvs., fie din cea a firmei de administrare condominiu.
Din pacate, firmele de contabilitate/ de administrare nu se implica atat de mult in relatia cu clientii lor si nici nu prea pot face asta tinand cont de cat timp trebuie sa acorde fiecarei lucrari in parte cf. contractului de prestari servicii. Mai mereu firmele beneficiare contracteaza un timp de lucru/ o disponibilitate cat mai mica a furnizorului respectiv de servicii, in ideea reducerii costurilor aferente, asa ca si cele de contabilitate/ administrare le acorda un timp uneori insuficient comparativ cu necesitatile reale, sarind peste unele etape.

Va doresc sa fie totul in regula si sa treceti cu bine peste necazul asta !