0
Organizarea și conducerea contabilității în partidă simplă în cadrul asociațiilor de proprietari
Asociațiile de proprietari pot organiza și conduce contabilitatea în partidă simplă, potrivit Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 3.103/2017 privind aprobarea Reglementărilor contabile pentru persoanele juridice fără scop patrimonial, cu modificările și completările ulterioare. Reglementările privind contabilitatea în partidă simplă se bazează pe principiul contabilității de angajamente. Astfel, operațiunile economico-financiare se înregistrează atunci când acestea se produc, și nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat ori plătit.
Asociațiile de proprietari care conduc contabilitatea în partidă simplă nu întocmesc situații financiare anuale.
Administratorul organizează și conduce contabilitatea în partidă simplă a veniturilor și cheltuielilor asociației de proprietari cu respectarea prevederilor legale în vigoare privind legislația financiar-contabilă.
Dacă din calculele efectuate rezultă un excedent, în sensul că sumele încasate depășesc în valoare totalul cheltuielilor, acestea trebuie regularizate prin lista de plată aferentă lunii următoare sau rambursate proprietarilor îndreptățiți în termen de maximum 30 de zile de la constatarea lor. În cazul în care din calcule rezultă un debit față de sumele încasate, el trebuie acoperit de cei în drept în termen de 30 de zile de la constatare.
Documentele contabile specifice asociațiilor de proprietari
Pe lângă registrele și documentele financiar-contabile aferente conducerii în partidă simplă, administratorii asociațiilor de proprietari întocmesc următoarele documente contabile specifice, potrivit OMFP nr. 3.103/2017:
✔ Registrul pentru evidența fondului de reparații
Proprietarii membri ai asociației au obligația să aprobe un fond de reparații anual, necesar pentru repararea și îmbunătățirea proprietății comune. Comitetul executiv fundamentează și prezintă adunării generale suma anuală necesară pentru constituirea sau completarea fondului de reparații, care se alimentează în avans, în tranșe lunare egale, prevăzute în lista de plată a cheltuielilor asociației.
✔ Registrul pentru evidența fondului de rulment
În scopul asigurării sumelor necesare pentru plăți curente, asociația de proprietari este obligată să stabilească cuantumul și cota de participare a proprietarilor la constituirea fondului de rulment. Fondul de rulment încasat se restituie la transmiterea dreptului de proprietate, dacă prin actele translative de proprietate nu se stipulează altfel.
În termen de cinci zile de la încetarea contractului de administrare, administratorul este obligat să prezinte președintelui asociației de proprietari și cenzorului/comisiei de cenzori contabilitatea fondului de reparații și a fondului de rulment și să o transfere noului administrator.
Potrivit Legii nr. 196/2018, neluarea măsurilor în scopul constituirii fondului de reparații sau a celui de rulment se sancționează cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei. În cazul în care contravenientul se află la prima încălcare a obligației legale, organul constatator poate să aplice sancțiunea avertismentului. Utilizarea cu altă destinație a acestor fonduri se sancționează cu amendă de la 4.000 lei la 9.000 lei.
✔ Registrul pentru evidența sumelor speciale
În cadrul adunării generale, proprietarii membri ai asociației pot aproba și alte fonduri cu caracter special, precum și modul de constituire a acestora. Toate fondurile speciale ale asociației de proprietari se depun în contul său, au evidență separată și pentru fiecare se emite chitanță separată.
✔ Registrul pentru evidența fondului de penalizări
Sumele rezultate din aplicarea penalităților de întârziere se includ în fondul de penalizări al asociației de proprietari și se vor utiliza cu prioritate pentru plata penalităților impuse acesteia de terți, precum și pentru cheltuieli cu reparațiile asupra proprietății comune, reabilitarea termică sau consolidarea condominiului. Sumele rezultate din aplicarea penalităților de întârziere nu pot fi folosite și în alte scopuri.
Asociația de proprietari poate stabili un sistem propriu de penalități pentru orice sumă cu titlu de restanță, afișată pe lista de plată. Acestea nu vor fi mai mari de 0,2% pentru fiecare zi de întârziere și se vor aplica numai după o perioadă de 30 de zile de la termenul scadent pentru plată, fără ca penalitățile totale să poată depăși suma la care s-au aplicat.
✔ Lista de plată a cotelor de contribuție la cheltuielile asociației de proprietari
Potrivit Legii nr. 196/2018, fiecare asociație de proprietari este obligată să dețină un singur cont bancar. În vederea plății cotelor de contribuție la cheltuielile asociației, datele de identificare a contului bancar (numele titularului contului, banca la care este deschis acesta, sucursala și codul IBAN) se comunică tuturor proprietarilor prin afișare la avizier, odată cu lista de plată a cheltuielilor.
Lista de plată a cotelor de contribuție la cheltuielile asociației de proprietari se întocmește pentru determinarea cheltuielilor comune aferente fiecărei luni și repartizarea lor pe proprietarii din asociație, în vederea încasării și reîntregirii fondurilor sale.
✔ Situația soldurilor elementelor de activ și de pasiv
Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate, administratorul asociației întocmește lunar și depune semestrial la compartimentul specializat în sprijinirea și îndrumarea asociațiilor de proprietari pe a cărui rază teritorială se află condominiul situația soldurilor elementelor de activ și de pasiv, pe baza datelor înscrise și totalizate în fișe și jurnalele contabile.
