8 replies to this topic

[Otilia Alupei]

CF art. 319 alin. (4) din Codul fiscal, prin factură electronică se înțelege o factură care conține informațiile solicitate de acest articol și care a fost emisă și primită în format electronic.
Elementele specifice facturilor emise în format electronic sunt marca temporală și semnătura electronică.

Marca temporală reprezintă o colecție de date în formă electronică, atașată în mod unic unui document electronic. Ea certifică faptul că anumite date în formă electronică au fost prezentate la un moment de timp determinat furnizorului de servicii de marcare temporală (Legea nr. 451/2004) fiind, asadar, modalitatea de garantare a momentului emiterii facturii.
Aceasta este formată din cel puțin următoarele elemente:

• amprenta atașată documentului electronic supus marcării;
  
• data și momentul de timp aferente documentului supus marcării, exprimate în timp universal;
  
• informații care identifică în mod unic furnizorul de servicii de marcare temporală;
  
• numărul de ordine din registrul furnizorului de servicii de marcare temporală.

Semnătura electronică extinsă se bazeză pe un certificat calificat eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat, cf. Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată.

Cf. Codului fiscal se pot transmite facturi prin mijloace electronice doar în anumite condiții. Astfel, utilizarea facturii electronice trebuie acceptată si de către destinatar. Este important să se garanteze autenticitatea sursei și integritatea conținutului facturii prin semnătură electronică, schimbul electronic de date și alte modalități de garantare a acestora.
În situația în care pachete care conțin mai multe facturi emise prin mijloace electronice sunt transmise sau puse la dispoziția aceluiași destinatar, informațiile care sunt comune facturilor individuale pot fi menționate o singură dată, cu condiția ca acestea să fie accesibile pentru fiecare factură.

Arhivarea facturilor emise în format electronic se realizează în conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată, care stabilește regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării și utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică. Orice persoană fizică sau juridică are dreptul de a depune spre păstrare documente în formă electronică în cadrul unei arhive electronice, în condițiile prevăzute de lege.

[DanaPFA]

Buna ziua,
Sunt traducator PFA in sistem real.

Am avut pâna acum facturier de hârtie si vreau sa fac facturile într-un program de facturare sau în Word si am câteva întrebari:
1. Daca la ultima factura am avut seria XX nr 100, prima factura în program poate sa fie seria XX nr. 101 sau e mai bine sa schimb si sa pun seria A nr. 001 de exemplu? (stiu ca trebuie sa emit decizie interna ref. seria si nr. facturii la început de an).
2. Daca vreau sa trimit factura doar online trebuie sa notific Ministerul de Finante si ANCOM? Parca asa scria în alta lege. Mai simplu cred ca e sa fac factura în program/Word (macar nu o mai completez de mâna) si sa o trimit in format hârtie...

Va multumesc.

[Otilia Alupei]

1. Da, poti continua cu numerotarea de la 101, dar nu uita sa faci decizie de alocare numere.
Daca vrei sa stii mereu si imediat ca doar cele cu seria XX sunt in facturier de hartie, poti schimba atat seria cat si nr facturilor ca vor fi emise pe calculator. In acest fel, nu le incurci niciodata in arhiva, dar nu e musai sa faci asa daca nu crezi ca e cazul, ti-am dat doar o idee ... .

2. mai simplu e cum te descurci tu mai usor ! unii se descurca mai bine cu factura electronica (dar nu-s majoritari, dupa stiinta mea de pe la colegi), altii gestioneaza mai bine facturile pe hartie. Depinde cat de tare esti in IT si mai ales cat de mult lucreaza clientii tai intr-o varianta sau alta. Eu si ai mei suntem .... cu hartia, inca ... Desigur, facturile editate pe calculator, nicidecum de mana, am depasit faza asta de mult timp (ani multi). Daca clientul le vrea repejor, i se trimit si pe mail normal, in format word/PDF sau scanate ca sa vada si semnatura, dar nu se intampla des.

[DanaPFA]

Vă mulțumesc. Deci mi le pot edita eu personal în Word/Excel și e în regulă așa? Adică nu aș încălca vreo lege - am găsit următoarele în legea privind evaziunea fiscală, presupun că nu m-aș încadra aici:

• detinerea sau punerea in circulatie, fara drept, a timbrelor, banderolelor ori formularelor tipizate, utilizate in domeniul fiscal, cu regim special. Se pedepseste cu inchisoare de la un an la 5 ani si interzicerea unor drepturi.
  
• tiparirea, folosirea, detinerea sau punerea in circulatie, cu stiinta, de timbre, banderole ori formulare tipizate, utilizate in domeniul fiscal, cu regim special, falsificate. Se pedepseste cu inchisoare de la 2 la 7 ani si interzicerea unor drepturi.

[mgabi]

Facturile nu au regim special (a disparut din 2007) !

Le faci si le numerotezi cum te taie capul, poti sa le scrii de mana daca ai chef (eventual cu indigo!)

[DanaPFA]

Otilia Alupei, la 21 November 2019 - 02:18 PM, a spus:

Daca clientul le vrea repejor, i se trimit si pe mail normal, in format word/PDF sau scanate ca sa vada si semnatura

1. Conform articolului 319 alin (29) din codul fiscal, semnătura și ștampila nu mai constituie elemente obligatorii. Nici datele delegatului dacă nu mă înșel. Am primit chiar eu facturi de la companii mari care nu conțin semnătură și ștampilă. Îmi scapă ceva?

2. Înțeleg că dacă emit factura în Word și o trimit clientului doar prin email se numește factură electronică, iar pentru asta trebuie îndeplinite multe cerințe. Am un client care refuză să primească facturile în format hârtie (ca să mă pot încadrs la categoria facturi emise cu mijloace electronice dar trimise și primite în format hârtie așadar facturi pe hârtie). Am aflat cu stupoare (din Legea 148/2012) că pentru a emite factura în format electronic (chiar dacă eu nu-mi doresc asta) trebuie mai întâi să trimit notificare Ministerului Finanțelor Publice si Ministerului Comunicațiilor, apoi trebuie să cumpăr un certificat digital calificat pentru generarea semnăturii electronice extinse, serviciu de marcare temporala și serviciu de arhivare electronica.

Cum să fac să fiu eu în regulă și nepasibilă de sancțiuni? Mi se pare o foarte mare bătaie de cap doar pentru că un singur client nu vrea să accepte factura pe hârtie. Și eu care voiam să-mi simplific existența și să le fac în Word

Vă mulțumesc.

[Otilia Alupei]

1. Iti scapa libera alegere, adica nu mai sunt obligatorii dar daca noi (si clientul) dorim sa le semnam fiindca astfel consideram (chiar subiectiv, daca vrei) ca este mai bine angajata raspunderea persoanei care a intocmit-o, nu ne opreste nimeni s-o facem. Putem sa le si stampilam daca vrem .... nu este interzis, ci doar nu mai este obligatoriu.

2. trimit SI pe mail factura pe suport de hartie, daca clientul se grabeste ... asa am spus. Deci, nu doar pe mail, caz in care nu trebuie sa indeplinesc conditiile mentionate pt factura electronica, mai ales ca factura emisă digital dar fără semnătură electronică si marca temporala nu este factură electronică fiindca nu ii este garantată autenticitatea, originea și integritatea conținutului.
Daca le trimiti doar in format electronic, trebuie sa respecti conditiile impuse de lege, chiar daca e mare bataie de cap.
De asemenea, trebuie avută ȋn vedere diferența ȋntre facturile ȋn formă electronică prevăzute ȋn Legea nr. 148/2012 și cele emise cu mijloace electronice: facturile ȋn formă electronică au o semnătură electronică și o marcă temporală, ȋn timp ce facturile emise printr-un soft sau printr-un serviciu de facturare online nu vor fi semnate electronic, ci pot fi semnate obișnuit (olograf).

Recapituland : pentru a emite facturi electronice ai obligatia semnarii electronice a acestor documente, deci trebuie sa obtii un certificat digital in acest sens. Obtinerea acestui certificat nu implica inregistrarea automata la MFP si ANCOM, astfel ca daca legea cere sa fie parcursi si acesti pasi, trebuie s-o faci. Din fericire, tocmai am primit confirmarea ca NU mai este necesara notificarea la MFP (Asistenta contribuabil, 031.4039160) !! La ANCOM poti suna tu sa verifici daca mai e nevoie, eu am gasit o hotarare cum ca ar fi, dar mai bine intreaba. Hotararea e aici : https://www.ancom.ro...ie_888_2008.pdf
IMPORTANT : Unele firme care emit certificatul digital au si pachet de servicii pt emiterea, transmiterea si stocarea facturilor electronice. De ex, la CertSign (dar nu numai la ei) cand achizitionezi semnatura electronica si vrei acest pachet, primesti si marca temporala. Daca esti din Bucuresti, poti sa mergi la sediul lor si totul de rezolva pe loc, in circa 1/2 ora (maxim o ora din experienta mea cu ei) Informatiile acestea le poti avea si tu daca suni la 031.1011870. Ca bani, certificatul digital costa in jur de 50 euro cu tot cu tva - valabil 1 an, la care se va mai adauga si suma pt pachetul acela - nu stiu cat e. Dupa 1 an il poti reinnoi inca 1 an (si inca 1 an apoi....) si te costa mai putin decat la prima emitere. Oricum, este o investitie care se poate ridica la vreo 100 euro cel putin in primul an (zic eu), deci tu stii daca merita sa o faci.
Incearca si la alte firme de profil (AlfaSign, Digisign...). Am gasit pe net multe firme care ofera acest pachet de servicii.
Vreau sa spun ca lucrurile par a nu fi chiar atat de complicate daca apelezi la o firma serioasa care are tot ce trebuie pt facturile electronice. Probabil ca sistemul lor integrat este deja certificat ANCOM - mie asa mi se pare logic.

Cat priveste acceptul clientului (o alta conditie obligatorie), acceptarea facturii electronice poate include orice acord scris, formal sau informal, precum și un accept tacit, cum ar fi faptul că a procedat la procesarea ori plata facturii electronice. Acceptul clientului de a utiliza factura electronică reprezintă confirmarea acestuia că deține mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum și că are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea facturii.
In practica, daca acesta iti face comanda serviciilor tale prin sistem electronic (fiind inregistrat printr-o adresa de email), iar tu ii retrimiti tot electronic confirmarea primirii comenzii (sau direct documentele traduse) si factura emisa, clientul efectuand plata serviciilor achizitionate, se considera ca acesta si-a dat acceptul tacit pentru a primi in format electronic factura electronica.
La modul general, furnizorul/prestatorul trebuie să poată garanta originea /autenticitatea facturii (faptul că factura a fost emisă de el sau a fost emisă în numele și în contul său) de ex. prin înregistrarea facturii în evidențele sale contabile, prin intermediul unei semnături electronice avansate ori prin schimb electronic de date (electronic data interchange - EDI).
Integritatea continutului poate fi garantata tot prin semnatura electronica avansata sau sistemul EDI.

[DanaPFA]

Vă mulțumesc.

Am trimis emailuri ministerelor (aștept răspuns la anul) și unor furnizori de certificat digital. Pe asistența contribuabili nu m-aș baza, i-am contactat și eu în trecut. Din câte știu e nevoie de notificare/înregistrare la MFin fiindcă altfel nu-ți eliberează nimeni certificatul digital.

Am aflat cu (o nouă) stupoare că de fapt legea 148/2012 a fost abrogată, așa că nici nu știu ce legi trebuie să consult de fapt (în afară de codul fiscal cu normele lui).

Deci înțeleg că în România poți deveni emitent de factură electronică fără voia ta (prin refuzul unui client de a o primi în format hârtie), iar în cazul ăsta trebuie să te supui legilor și să faci demersuri îndelungate și costisitoare. Totuși nu e vina mea că nu vrea să primească factura și în format fizic iar ceilalți clienți o primesc pe hârtie.
În alte țări se face tot posibilul să li se ușureze viața antreprenorilor/firmelor, aici …

Dacă nu ne mai auzim vă urez sărbători fericite și vă mulțumesc pentru toate informațiile.

[Otilia Alupei]

Notificarea ANAF pt certificatul digital e una, iar cea pt a emite facturi in format electronic e alta. Pana la ultimul tau mesaj te-ai referit doar la cea de-a 2-a si despre aceea am vb si eu.

Multumesc frumos pt urari ! Sarbatori fericite si tie !