Atentie la descarcarea de gestiune: metode, documente si tipuri de gestiune

Gestiunea este unul dintre cele mai importante procese de lucru din cadrul unei companii, mai ales pentru ca de buna organizare a acesteia depinde, in esenta, intregul flux operational al firmei.

V-am prezentat de curand ce inseamna intrarea in gestiune a stocurilor atunci cand folosim o aplicatie de gestiune in cloud, de tipul solutiei de facturare si gestiune oferita de Smart Bill (...vezi aici cum si unde poti tine gestiunea in cloud>>)

Daca in aceasta situatie lucrurile stau mai simplu, descarcarea de gestiune este un proces mai complex, care poate avea implicatii fiscale si contabile. Evident, acest moment aduce cu sine si utilizarea mai multor tipuri de documente.

Iata cum operam concret descarcarea de gestiune in cazul aplicatiei Smart Bill, explicata pas cu pas.

Metoda de iesire din gestiune

In cazul iesirii din gestiune a stocurilor si a altor active fungibile (cele care poti fi inlocuite unul cu altul pentru executarea unor obligatii), ele trebuie sa fie evaluate si inregistrate in contabilitate prin aplicarea uneia dintre metodele de mai jos:

- FIFO
- LIFO
- Cost mediu ponderat

Metoda FIFO este una dintre cele mai utilizate de catre majoritatea companiilor, mai ales pentru ca este o optiune logica. LIFO este fezabila doar in cazul anumitor industrii (precum cea petroliere) si nu este acceptata de Standardele Internationale de Raportare Financiara, iar CMP se foloseste de obicei in cazurile in care stocurile sunt foarte amestecate si omogene, fiind aproape imposibil de atribuit un cost pentru un anume element din stoc.  

In aplicatia Smart Bill gestiune vom utiliza metoda FIFO ca metoda de descarcare de gestiune a stocurilor (...click aici pentru a testa aplicatia de la Smart Bill>>). Iata cum arata un extras din aplicatie, pentru o fisa de magazie a unui produs din stoc:



Documentele de iesire din gestiune

Documentele de iesire din stoc sunt :

- Bonul de consum
- Bonul fiscal
- Avizul de insotire a marfii
- Factura
- Bonul de transfer
- Inventarul (mai exact procesul verbal cu rezultatul inventarierii)

Iata cum putem genera aceste documente in aplicatia Smart Bill :

Bonul de consum

Acesta se foloseste in momentul in care dam spre consum materiale din magazie (cu alte cuvinte le scadem din gestiune). Pe baza lui vom inregistra in contabilitate consumul de materiale (nota 6xx = 3xx).
Pentru a realiza acest lucrru, vom accesa sectiunea Tranzactii pe  stoc - Consum :



Atentie: in momentul in care alegem produsul ce urmeaza sa se consume din stoc, aplicatia ne va atentiona asupra cantitatii ramase.

Avizul de insotire a marfii

Pentru a genera avizul, va trebui sa alegem sectiunea Vanzari si achizitii  - Vanzari - Aviz



Urmeaza introducerea efectiva a datelor prezente pe aviz :



Nu uitati: Putem sa alegem sa optam sau nu pentru a descarca gestiunea la finalizarea avizului. Acest lucru ne ofera flexibilitate in cazul diverselor situatii concrete din activitatea de zi cu zi. Aceasta optiune  este valabila la nivel de document.

Factura

Factura, dupa cum stiti, reflecta o iesire din gestiune a bunurilor. Aceasta trebuie sa indeplineasca o serie de cerinte obligatorii de continut, stabilite in mod expres de catre Codul Fiscal in vigoare. (...vezi aici cum realizam factura in acest program>>)

Bonul de transfer

Bonul de transfer reprezinta un document prin care se predau diverse elemente de stoc intre diferite gestiuni. Smart Bill ne ofera o optiune foarte utila, pe care va sfatuim sa o utilizati:
- In fereastra de introducere a datelor de transfer avem posibilitatea de a alege : Genereaza aviz din gestiunea predatoare si NIR in gestiunea primitoare. Daca alagem acesta optiune, vom genera automat si cele doua documente mentionate. Daca nu, vom generea doar bonul de transfer.



Gasiti mai jos cateva precizari concrete in ceea ce priveste modul prin care se efectueaza transferul:

i) daca avem transferuri efectuate intre gestiuni de tip cantitativ – valoric:

- aplicatia Smart Bill ne va propune implicit si generarea unui bon de transfer. Acesta descarca o gestiune si o va incarca automat pe cealalta; (...citeste aici detalii despre Smart Bill>)
- putem sa bifam optiunea de generare aviz si NIR. Ea este foarte utila atunci cand cele doua gestiuni sunt in locatii diferite (si un un simplu bon de transfer nu ne este suficient);
- daca nu vom bifa optiunea de generare aviz si NIR, dar cele 2 gestiuni au adrese diferite in nomenclator, atunci aplicatia va notifica utilizatorul si ii va propune sa aleaga optiunea cu aviz si NIR;

ii) in cazul in care cel putin una din gestiunile din transfer este de tip global-valoric, aplicatia va propune obligatoriu emiterea unui transfer pe baza de aviz si NIR .
iii) cand vom genera un transfer pe baza de aviz + NIR,  se mai genereaza inca un document (proces verbal de transfer) care centralizeaza informatiile din cele doua documente.
Ca un avantaj important, trebuie mentionat faptul ca toate actiunile se pot opera folosind o singura fereastra.

Inventarul

Pentru el, aplicatia oferita de  Smart Bill ne ofera si  optiunea f) Ajustare stoc care permite introducerea unor astfel de tranzactii atipice. (...click aici pentru a vedea cum functioneaza aplicatia>>)

Nu uitati ca Inventarul este operatiunea care asigura descarcarea de gestiune. El este obligatoriu cel putin o data pe an, dat fiind ca aduce in acord inregistrarile scriptice cu situatia concreta, astfel incat reprezinta baza de plecare pentru intocmirea situatiilor financiare.
Avantajul folosirii aplicatiei de la Smart Bill este faptul ca Inventarul este gandit astfel incat sa poata fi usor si rapid de folosit, adaptabil in functie de fluxul fiecarei companii.

Iata cateva exemple:

· Putem sa tiparim o lista de inventar chiar din aplicatie. Aceasta poate fi completata cu stocul faptic si apoi inregistrata in Smart Bill;
· Putem sa folosim un scanner de coduri de bare, conectat la un laptop (chiar si wireless) si sa scanam  fiecare produs in parte (avand posibilitatea de a specifica si cantitatea scanata, implicit fiind 1)
· Putem sa completam Inventarul pe masura ce gasim produsele respective.

Ce se intampla atunci cand apar situatii neprevazute de nici unul din cazurile prezentate mai sus?

Rezolvarea acestei situatii este si ea cat se poate de simpla: putem sa aplicam corectii sau ajustari din perioade precedente, care pot fi incadrate in nici unul din tiparele de mai sus.

Pentru a realiza acest lucru, in Smart Bill exista optiunea f) Ajustare stoc. Ea ne permite introducerea unor tranzactii atipice.

Mai jos puteti vedea cum adaugam motivul ajustarii si diverse observatii care au darul sa ne ajute in cazul in care dorim sa ne amintim care au fost cauzele si situatiile care au condus la corectii. Asta pentru eventualitatea in care dorim sa revenim asupra acestor inregistrari la un moment dat in viitor.



Pentru gestiunea oricarei entitati economice este foarte important sa stabilim de bun inceput  tipul de gestiune : acesta va fi en gros sau en detail. Evident, se aplica metode diferite de evidenta analitica a stocurilor.

Astfel, evidenta analitica a stocurilor se poate tine: cantitativ si valoric sau numai valoric prin folosirea a doua instrumente : inventarul permanent sau inventarul intermitent.
Alegerea unei metode sau a alteia depinde de situatia concreta a firmei.

Cum facem acest lucru in Smart Bill gestiune ?

In Nomenclatoare, atunci definim gestiunile, trebuie sa alegem tipul gestiunii. Acesta va determina mai departe evaluarea fie cost de achizitie fie la pret de vanzare.



Acestea sunt o parte dintre din cele mai importante lucruri pe care trebuie sa le stim atunci cand organizam gestiunea. In functie de ceea ce ne dorim, modalitatile de lucru pot fi diferite: putem sa  lucram manual sau putem apela la o aplicatie de tipul Smart Bill, care sa automatizeze totul.
Alegerea e a fiecaruia dintre noi, dar trebuie tinut cont de cei mai importanti factori: timp, costuri, eficienta si oportunitati.