La o societate, in urma unei verificari contabile de rutina, s-a constatat ca anumite facturi si bonuri fiscale pentru motorina au fost achitate cu cardul personal al administratorului. Situatia a iesit la iveala in momentul analizarii contului 5125 – „Conturi la banci in valuta”, unde au ramas in sold cateva sume aferente acestor documente. La o examinare atenta, s-a observat ca respectivele plati nu au fost efectuate din contul bancar al firmei, ci direct din fondurile personale ale administratorului – care este, de altfel, si salariat al societatii.
Aceasta situatie ridica o intrebare practica si frecvent intalnita in activitatea financiar-contabila a firmelor: cum poate fi restituita legal si corect suma aferenta acestor plati, astfel incat cheltuiala sa fie recunoscuta si inregistrata corespunzator in contabilitate?
Raspuns: In ceea ce priveste plata efectuata de un administrator, conform Codului civil:
Art. 1.474 alin. (3): Plata facuta de un tert stinge obligatia daca este facuta pe seama debitorului.
Art. 1.593 1.595: Subrogarea nu opereaza automat, ci doar daca:
- exista contract de imprumut cu data certa (ex: inregistrare la notar);
- se declara expres ca plata a fost facuta cu banii imprumutati in acest scop;
- chitanta de plata/sau factura mentioneaza sursa banilor.
In lipsa acestor conditii, administratorul nu devine automat creditorul societatii. Firma poate recunoaste datoria fata de administrator numai printr-un acord expres intre parti.
Astfel, firma poate recunoaste datoria fata de administrator doar daca isi exprima vointa in mod explicit.
Pe de alta parte, daca administratorul a platit din fonduri proprii o cheltuiala clar in interes de serviciu, atunci nu mai actioneaza ca tert in sens juridic, ci ca reprezentant al firmei, iar firma isi poate asuma direct acea plata si cheltuiala, fara sa vorbim despre subrogare in drepturile creditorului.
Codul civil spune ca Plata facuta de un tert stinge obligatia daca este facuta pe seama debitorului, dar Tert este o persoana straina fata de raportul juridic dintre societate si furnizor. Insa, daca administratorul actioneaza in interesul si pentru firma pe care o conduce, el nu este un tert, ci reprezentantul legal al debitorului.
Astfel:
- firma ramane debitorul, iar
- plata se considera efectuata de firma prin reprezentantul sau.
Daca administratorul a facut plata in exercitarea mandatului sau, nu este tert , ci mandatar., deci, firma poate inregistra direct cheltuiala si datoria fata de administrator, fara a fi nevoie de:
- contract de imprumut,
- mentiune pe chitanta ca banii au fost imprumutati,
- formalitati de subrogare (art. 1595 Cod civil).
Daca firma doreste sa permita ocazional ca administratorul sau salariatii sa efectueze cheltuieli in interesul societatii din fonduri proprii, atunci este necesara adoptarea unei politici contabile si proceduri interne clare in care sa se stabileasca:
ce tipuri de cheltuieli pot fi efectuate in interesul firmei;
de catre cine, in ce limite, cu ce documente;
in ce conditii firma le accepta la decontare si restituire.
In ceea ce priveste decontarea si ulterior restituirea, conform OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, se poate utiliza formularul Decont de cheltuieli. In acest caz se considera echivalentul unui avans de trezorerie decontat ulterior
In opinia mea, este suficient ca:
-administratorul sa justifice cu bonuri/facturi;
-firma sa aprobe decontul si sa plateasca suma.
Dar, asa cum am mentionat ar trebui sa aveti definita aceasta politica si procedura
Raspuns oferit in luna mai 2025 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.
Esential pentru contabili - Monografii contabile complete
Monografie contabila comisioane aferente unui credit bancar
Contractarea unui credit bancar, in special in cazul liniilor de finantare mai complexe, vine adesea insotita de o serie de comisioane suplimentare, a caror inregistrare contabila corecta ridica frecvent semne de intrebare. Printre acestea se numara comisionul de angajament (perceput pentru suma netrasa din facilitate) si comisionul de administrare (amortizabil pe durata creditului), fiecare cu un tratament contabil si fiscal distinct, in functie de natura sa economica. In articolul de fata...
vezi AICI monografia << Cedarea si preluarea contractelor de leasing (novatie): monografie contabila si reglementari cheie
Cedarea si preluarea contractului de leasing financiar a devenit o practica tot mai intalnita in contextul economic dificil prin care trecem de ceva ani. Din punct de vedere juridic, aceasta operatiune poarta denumirea de novatie.In acest articol vom analiza ce inseamna din punct de vedere legal novatia si cum se inregistreaza in contabilitatea cedarea si preluarea contractelor de leasing.Ce este novatiaConform prevederilor art. 1609 din Codul civil, novatia se produce atunci cand un debitor nou...
vezi AICI monografia << Reducerea capitalului social: monografie contabila si reglementari cheie
Reducerea capitalului social este o operatiune care poate fi realizata cu respectarea prevederilor Legii nr. 31/1990. Fie ca este determinata de pierderi acumulate, fie ca raspunde altor nevoi ale societatii - precum retragerea unor asociati sau restituirea unei parti din aporturi -, operatiunea presupune parcurgerea unor pasi procedurali stricti si inregistrarea corecta in contabilitate a efectelor acesteia.Ce trebuie sa stii pe scurt:Modul de reflectare in contabilitate difera in functie de...
vezi AICI monografia << Monografie contabila achizitie echipamente pontaj angajati
Firmele care investesc in sisteme electronice de pontaj fie pe baza de card, fie pe baza de amprenta, trebuie sa stie ca o astfel de achizitie presupune un pachet mai complex de costuri - cartele de pontaj, implementarea si configurarea aplicatiei, licentele software si abonamentul de comunicare a datelor -, fiecare cu un tratament contabil distinct.In acest articol prezentam monografia contabila aplicabila pentru un astfel de sistem, pornind de la un exemplu concret.Reglementari cheieInainte de...
vezi AICI monografia << Achizitie panouri fotovoltaice: monografie contabila, tratament fiscal si regim TVA
Achizitia de panouri fotovoltaice de catre o societate presupune, dincolo de investitia propriu-zisa, o serie de aspecte contabile si fiscale care trebuie tratate corect: incadrarea panourilor in Catalogul mijloacelor fixe, inregistrarea in contabilitate, posibilitatea aplicarii scutirii de impozit pe profitul reinvestit si regimul de TVA corect. In acest articol, analizam toate aceste aspecte importante.Incadrarea panourilor fotovoltaice in Catalogul mijloacelor fixePanourile fotovoltaice nu se...
vezi AICI monografia << Lichidare Societate cu Transfer Imobil catre Asociat: Monografie Contabila
Distribuirea unui imobil in cadrul operatiunii de lichidare implica atat inregistrari contabile specifice, cat si analiza obligatiilor fiscale si, dupa caz, impozitarea veniturilor obtinute de asociat.In acest articol prezentam care este tratamentul fiscal aplicabil transferului unui imobil catre asociat in etapa lichidarii societatii, ce documente trebuie intocmite, care sunt monografiile contabile corespunzatoare si ce aspecte trebuie avute in vedere pentru a evita erorile ce pot genera...
vezi AICI monografia << Achizitii de bunuri si servicii din afara UE. Monografie contabila si tratament fiscal
Achizitiile de bunuri si servicii de la parteneri din afara Uniunii Europene implica o serie de particularitati fiscale si contabile pe care orice societate trebuie sa le trateze corect pentru a evita erori de raportare sau riscuri la un eventual control fiscal. De la incadrarea operatiunilor din perspectiva TVA si a taxarii inverse, pana la inregistrarile contabile specifice importurilor si serviciilor prestate de nerezidenti, fiecare tranzactie necesita o analiza atenta a documentelor...
vezi AICI monografia << Monografie contabila completa pentru florarii: vanzari, stocuri si flori degradate
Activitatea unui magazin de flori presupune o eviden contabil atent, având în vedere specificul produselor comercializate, caracterul perisabil al stocurilor i diversitatea operaiunilor economice desfurate zilnic. De la achiziia florilor i materialelor decorative, pân la vânzrile directe si online, toate aceste operaiuni trebuie înregistrate corect pentru a asigura o gestionare eficient a afacerii i respectarea obligaiilor fiscale.Vom prezenta in...
vezi AICI monografia << Monografie contabila Operatiuni de amanet - vanzarea bijuteriilor de aur
Operatiunile derulate de o casa de amanet genereaza inregistrari contabile specifice, care difera in functie de comportamentul clientului la scadenta contractului - rambursare, prelungire sau abandon al bunului - dar si in functie de destinatia ulterioara a bunului ramas in patrimoniul casei de amanet. Prezenta monografie acopera toate situatiile uzuale, inclusiv topirea bijuteriilor si vanzarea ca deseuri.Monografie contabila operatiuni casa de amanetPrimirea bunului in gestiune se reflecta in...
vezi AICI monografia << 
de Redactia Conta
Copyright Conta Online / Conta.ro 2006 - 2026. Toate Drepturile rezervate
