La o societate, in urma unei verificari contabile de rutina, s-a constatat ca anumite facturi si bonuri fiscale pentru motorina au fost achitate cu cardul personal al administratorului. Situatia a iesit la iveala in momentul analizarii contului 5125 – „Conturi la banci in valuta”, unde au ramas in sold cateva sume aferente acestor documente. La o examinare atenta, s-a observat ca respectivele plati nu au fost efectuate din contul bancar al firmei, ci direct din fondurile personale ale administratorului – care este, de altfel, si salariat al societatii.
Aceasta situatie ridica o intrebare practica si frecvent intalnita in activitatea financiar-contabila a firmelor: cum poate fi restituita legal si corect suma aferenta acestor plati, astfel incat cheltuiala sa fie recunoscuta si inregistrata corespunzator in contabilitate?
Raspuns: In ceea ce priveste plata efectuata de un administrator, conform Codului civil:
Art. 1.474 alin. (3): Plata facuta de un tert stinge obligatia daca este facuta pe seama debitorului.
Art. 1.593 1.595: Subrogarea nu opereaza automat, ci doar daca:
- exista contract de imprumut cu data certa (ex: inregistrare la notar);
- se declara expres ca plata a fost facuta cu banii imprumutati in acest scop;
- chitanta de plata/sau factura mentioneaza sursa banilor.
In lipsa acestor conditii, administratorul nu devine automat creditorul societatii. Firma poate recunoaste datoria fata de administrator numai printr-un acord expres intre parti.
Astfel, firma poate recunoaste datoria fata de administrator doar daca isi exprima vointa in mod explicit.
Pe de alta parte, daca administratorul a platit din fonduri proprii o cheltuiala clar in interes de serviciu, atunci nu mai actioneaza ca tert in sens juridic, ci ca reprezentant al firmei, iar firma isi poate asuma direct acea plata si cheltuiala, fara sa vorbim despre subrogare in drepturile creditorului.
Codul civil spune ca Plata facuta de un tert stinge obligatia daca este facuta pe seama debitorului, dar Tert este o persoana straina fata de raportul juridic dintre societate si furnizor. Insa, daca administratorul actioneaza in interesul si pentru firma pe care o conduce, el nu este un tert, ci reprezentantul legal al debitorului.
Astfel:
- firma ramane debitorul, iar
- plata se considera efectuata de firma prin reprezentantul sau.
Daca administratorul a facut plata in exercitarea mandatului sau, nu este tert , ci mandatar., deci, firma poate inregistra direct cheltuiala si datoria fata de administrator, fara a fi nevoie de:
- contract de imprumut,
- mentiune pe chitanta ca banii au fost imprumutati,
- formalitati de subrogare (art. 1595 Cod civil).
Daca firma doreste sa permita ocazional ca administratorul sau salariatii sa efectueze cheltuieli in interesul societatii din fonduri proprii, atunci este necesara adoptarea unei politici contabile si proceduri interne clare in care sa se stabileasca:
ce tipuri de cheltuieli pot fi efectuate in interesul firmei;
de catre cine, in ce limite, cu ce documente;
in ce conditii firma le accepta la decontare si restituire.
In ceea ce priveste decontarea si ulterior restituirea, conform OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, se poate utiliza formularul Decont de cheltuieli. In acest caz se considera echivalentul unui avans de trezorerie decontat ulterior
In opinia mea, este suficient ca:
-administratorul sa justifice cu bonuri/facturi;
-firma sa aprobe decontul si sa plateasca suma.
Dar, asa cum am mentionat ar trebui sa aveti definita aceasta politica si procedura
Raspuns oferit in luna mai 2025 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.
Esential pentru contabili - Monografii contabile complete
Monografie contabila accesare fonduri nerambursabile ONG
Accesare fonduri nerambursabile ONG: tratament contabil | Monografie contabila | Documente justificative necesareAccesarea fondurilor nerambursabile reprezinta o oportunitate importanta pentru ONG-uri, insa gestionarea corecta a sumelor primite presupune respectarea unor reguli contabile si fiscale specifice. De la inregistrarea finantarii si evidentierea cheltuielilor eligibile pana la recunoasterea veniturilor si justificarea utilizarii banilor, fiecare etapa trebuie reflectata corect in...
vezi AICI monografia << Cheltuieli cu cazarea salariatilor delegati: monografie contabila si aspecte fiscale
Reglementari cheie | Monografie contabila cheltuieli cu cazarea salariatilorPotrivit art. 44 alin. (2) din Codul muncii, salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil. Delegarea poate fi dispusa, ca regula, pentru cel mult 60 de zile calendaristice intr-o perioada de 12 luni, prelungirea fiind posibila numai cu acordul salariatului.In acest articol...
vezi AICI monografia << Monografie contabila indemnizatie de mobilitate
Clauza de mobilitate: cadru legal | Tratament fiscal | Declarare in D112 | Monografie contabilaIndemnizatia de mobilitate se acorda salariatilor care au prevazuta in contractul individual de munca o clauza de mobilitate, in conditiile art. 25 din Codul muncii. Din punct de vedere contabil si fiscal, angajatorul trebuie sa stabileasca modul corect de inregistrare a acestei prestatii, tratamentul fiscal aplicabil si documentele justificative necesare.In acest articol prezentam monografia contabila...
vezi AICI monografia << Cabinete veterinare: monografia contabila si regim TVA
Regim TVA pentru prestarea serviciilor veterinare | Monografia contabila servicii cabinete veterinare | Documentele primare pentru gestiune si consumCabinetele veterinare combina de obicei doua activitati: prestarea de servicii (consultatii, interventii, tratamente) si vanzarea de produse, precum hrana pentru animale, medicamente sau accesorii. In acest articol analizam care este monografia contabila aferenta serviciilor prestate de cabinetele veterinare si principalele reglementari cu privire...
vezi AICI monografia << Monografia contabila a unei case de schimb valutar
Functionare case de schimb valutar- cadru legal | Aspecte fiscale | Aspecte contabile | Monografia contabilaCasele de schimb valutar sunt societati autorizate pentru activitati de schimb valutar si functioneaza conform reglementarilor contabile generale, fiind considerate institutii financiare nebancare. In acest articol vom prezenta aspecte fiscal-contabile generale ale caselor de schimb valutar si exemple de monografii contabile pentru operatiunile desfasurate de aceste societati.Ce trebuie sa...
vezi AICI monografia << Monografie contabila comisioane aferente unui credit bancar
Contractarea unui credit bancar, in special in cazul liniilor de finantare mai complexe, vine adesea insotita de o serie de comisioane suplimentare, a caror inregistrare contabila corecta ridica frecvent semne de intrebare. Printre acestea se numara comisionul de angajament (perceput pentru suma netrasa din facilitate) si comisionul de administrare (amortizabil pe durata creditului), fiecare cu un tratament contabil si fiscal distinct, in functie de natura sa economica. In articolul de fata...
vezi AICI monografia << Cedarea si preluarea contractelor de leasing (novatie): monografie contabila si reglementari cheie
Cedarea si preluarea contractului de leasing financiar a devenit o practica tot mai intalnita in contextul economic dificil prin care trecem de ceva ani. Din punct de vedere juridic, aceasta operatiune poarta denumirea de novatie.In acest articol vom analiza ce inseamna din punct de vedere legal novatia si cum se inregistreaza in contabilitatea cedarea si preluarea contractelor de leasing.Ce este novatiaConform prevederilor art. 1609 din Codul civil, novatia se produce atunci cand un debitor nou...
vezi AICI monografia << Reducerea capitalului social: monografie contabila si reglementari cheie
Reducerea capitalului social este o operatiune care poate fi realizata cu respectarea prevederilor Legii nr. 31/1990. Fie ca este determinata de pierderi acumulate, fie ca raspunde altor nevoi ale societatii - precum retragerea unor asociati sau restituirea unei parti din aporturi -, operatiunea presupune parcurgerea unor pasi procedurali stricti si inregistrarea corecta in contabilitate a efectelor acesteia.Ce trebuie sa stii pe scurt:Modul de reflectare in contabilitate difera in functie de...
vezi AICI monografia << Monografie contabila achizitie echipamente pontaj angajati
Firmele care investesc in sisteme electronice de pontaj fie pe baza de card, fie pe baza de amprenta, trebuie sa stie ca o astfel de achizitie presupune un pachet mai complex de costuri - cartele de pontaj, implementarea si configurarea aplicatiei, licentele software si abonamentul de comunicare a datelor -, fiecare cu un tratament contabil distinct.In acest articol prezentam monografia contabila aplicabila pentru un astfel de sistem, pornind de la un exemplu concret.Reglementari cheieInainte de...
vezi AICI monografia << 
de Redactia Conta
Copyright Conta Online / Conta.ro 2006 - 2026. Toate Drepturile rezervate
