La o societate, in urma unei verificari contabile de rutina, s-a constatat ca anumite facturi si bonuri fiscale pentru motorina au fost achitate cu cardul personal al administratorului. Situatia a iesit la iveala in momentul analizarii contului 5125 – „Conturi la banci in valuta”, unde au ramas in sold cateva sume aferente acestor documente. La o examinare atenta, s-a observat ca respectivele plati nu au fost efectuate din contul bancar al firmei, ci direct din fondurile personale ale administratorului – care este, de altfel, si salariat al societatii.
Aceasta situatie ridica o intrebare practica si frecvent intalnita in activitatea financiar-contabila a firmelor: cum poate fi restituita legal si corect suma aferenta acestor plati, astfel incat cheltuiala sa fie recunoscuta si inregistrata corespunzator in contabilitate?
Raspuns: In ceea ce priveste plata efectuata de un administrator, conform Codului civil:
Art. 1.474 alin. (3): Plata facuta de un tert stinge obligatia daca este facuta pe seama debitorului.
Art. 1.593 1.595: Subrogarea nu opereaza automat, ci doar daca:
- exista contract de imprumut cu data certa (ex: inregistrare la notar);
- se declara expres ca plata a fost facuta cu banii imprumutati in acest scop;
- chitanta de plata/sau factura mentioneaza sursa banilor.
In lipsa acestor conditii, administratorul nu devine automat creditorul societatii. Firma poate recunoaste datoria fata de administrator numai printr-un acord expres intre parti.
Astfel, firma poate recunoaste datoria fata de administrator doar daca isi exprima vointa in mod explicit.
Pe de alta parte, daca administratorul a platit din fonduri proprii o cheltuiala clar in interes de serviciu, atunci nu mai actioneaza ca tert in sens juridic, ci ca reprezentant al firmei, iar firma isi poate asuma direct acea plata si cheltuiala, fara sa vorbim despre subrogare in drepturile creditorului.
Codul civil spune ca Plata facuta de un tert stinge obligatia daca este facuta pe seama debitorului, dar Tert este o persoana straina fata de raportul juridic dintre societate si furnizor. Insa, daca administratorul actioneaza in interesul si pentru firma pe care o conduce, el nu este un tert, ci reprezentantul legal al debitorului.
Astfel:
- firma ramane debitorul, iar
- plata se considera efectuata de firma prin reprezentantul sau.
Daca administratorul a facut plata in exercitarea mandatului sau, nu este tert , ci mandatar., deci, firma poate inregistra direct cheltuiala si datoria fata de administrator, fara a fi nevoie de:
- contract de imprumut,
- mentiune pe chitanta ca banii au fost imprumutati,
- formalitati de subrogare (art. 1595 Cod civil).
Daca firma doreste sa permita ocazional ca administratorul sau salariatii sa efectueze cheltuieli in interesul societatii din fonduri proprii, atunci este necesara adoptarea unei politici contabile si proceduri interne clare in care sa se stabileasca:
ce tipuri de cheltuieli pot fi efectuate in interesul firmei;
de catre cine, in ce limite, cu ce documente;
in ce conditii firma le accepta la decontare si restituire.
In ceea ce priveste decontarea si ulterior restituirea, conform OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, se poate utiliza formularul Decont de cheltuieli. In acest caz se considera echivalentul unui avans de trezorerie decontat ulterior
In opinia mea, este suficient ca:
-administratorul sa justifice cu bonuri/facturi;
-firma sa aprobe decontul si sa plateasca suma.
Dar, asa cum am mentionat ar trebui sa aveti definita aceasta politica si procedura
Raspuns oferit in luna mai 2025 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.
Esential pentru contabili - Monografii contabile complete
Monografie contabila agentie de turism
Activitatea unei agentii de turism implica operatiuni contabile specifice, generate de particularitatile acestui domeniu, precum vanzarea de pachete turistice, intermedierea serviciilor de transport si cazare sau aplicarea regimului special de TVA pentru agentiile de turism.In acest articol vom prezenta o monografie contabila aplicabila pentru agentiile de turism care vand pachete turistice si vom analiza si principalele aspecte fiscal- contabile ce trebuie avute in vedere de o agentie de...
vezi AICI monografia << Monografie contabila asociere in participatiune
Asocierea in participatiune reprezinta o forma frecvent utilizata de colaborare intre doua sau mai multe entitati, reglementata de Codul civil, prin care partile convin sa desfasoare impreuna o activitate economica si sa imparta veniturile si cheltuielile rezultate, fara a constitui o persoana juridica distincta. Din punct de vedere contabil si fiscal, acest tip de colaborare ridica numeroase intrebari practice privind evidenta veniturilor si cheltuielilor, tratamentul TVA si modul de reflectare...
vezi AICI monografia << Monografie contabila bunuri primite cu titlu gratuit
Atunci cand o societate primeste bunuri sau active cu titlu gratuit, fie de la furnizori, sponsori sau alte entitati, acestea trebuie inregistrate corect in contabilitate, respectand legislatia in vigoare.In acest articol vom analiza modul de inregistrare a acestor bunuri, principiile contabile aplicabile si monografia contabila pentru a evita erorile sau neconformitatile.Cum se face inregistrarea in contabilitate a bunurilorIata care sunt principalele aspecte ce trebuie avute in vedere la...
vezi AICI monografia << Monografie contabila bonificatie 3%: Inregistrarea corecta a bonificatiei acordate de ANAF
Bonificatia de 3% acordata firmelor platitoare de impozit pe profit sau impozit pe veniturile microintreprinderilor, a fost introdusa prin Ordinul nr. 540/2025. Facilitatea se acorda firmelor care au achitat integral si la termen impozitele datorate si nu inregistreaza alte obligatii restante.In acest articol vom prezenta monografia contabila pentru inregistrarea bonificatiei de 3% si vom puncta cele mai importante aspecte fiscale si contabile cu privire la aceasta facilitate.Bonificatia de 3% -...
vezi AICI monografia << Monografie contabila pentru vanzarea unui voucher cadou
Vanzarea voucherelor cadou este o operatiune frecvent intalnita in practica, dar care ridica numeroase aspecte contabile si fiscale, in special in ceea ce priveste momentul recunoasterii veniturilor si al exigibilitatii TVA. Desi la momentul incasarii contravalorii voucherului are loc un flux de numerar, acest fapt nu presupune automat realizarea unui venit, intrucat bunurile sau serviciile vor fi livrate ulterior, la momentul utilizarii voucherului de catre beneficiar. In acest articol vom...
vezi AICI monografia << Monografie acordarea de ajutoare membrilor de sindicat
Organizatiile sindicale conduc contabilitatea potrivit Reglementarilor contabile aprobate prin O.M.F.P. nr. 3.103/2017, cu modificarile si completarile ulterioare. Principalele surse de venit ale sindicatelor sunt cotizatiile membrilor, venituri neimpozabile pentru sindicat conform art. 15 din Codul fiscal.Vom stabili in acest articol monografia contabila pentru acordarea de ajutoare membrilor de sindicatReglementari legislative importante privind acordarea de ajutoare membrilor de sindicatArt....
vezi AICI monografia << Monografie Reparatie In Garantie
Din punct de vedere contabil, reparatiile efectuate in perioada de garantie ridica probleme legate de recunoasterea corecta a cheltuielilor, a provizioanelor si a relatiei cu clientii sau furnizorii implicati. In practica, pot aparea mai multe scenarii: reparatia este efectuata de firma vanzatoare pe cheltuiala proprie, de un service autorizat cu decontare ulterioara, sau direct de catre client cu rambursarea costurilor de catre furnizor.In acest articol vom prezenta o monografie contabila...
vezi AICI monografia << Monografie Achizitie Utilaj: Tratament Fiscal Si Studii De Caz
Achizitia unui utilaj reprezinta o investitie importanta pentru orice companie, indiferent de domeniul de activitate. Din punct de vedere contabil, aceasta operatiune trebuie inregistrata corect, respectand reglementarile privind imobilizarile corporale, amortizarea si tratamentul fiscal aferent. In acest articol vom prezenta pas cu pas monografia contabila pentru achizitia unui utilaj, de la momentul cumpararii pana la punerea in functiune, evidentiind conturile utilizate si implicatiile...
vezi AICI monografia << Rentrop & Straton a implinit 30 de ani! Consilier Taxe si Impozite a implinit 30 de ani!
Rentrop & Straton, cea mai cunoscuta companie din Romania din domeniul informatiilor specializate, aniverseaza 30 de existenta.Sunt 30 de ani in care aceasta companie mixta romano-germana a sprijinit in mod profesionist dezvoltarea sanatoasa a mediului antreprenorial, realizand peste 6.100 de produse destinate firmelor romanesti si profesionistilor din domenii vitale ale economiei: fiscalitate, contabilitate, legislatia muncii, resurse umane, protectia datelor etc.6.100 de produse. O...
vezi AICI monografia << Monografie Profit Reinvestit: Studii De Caz Utile
Profitul reinvestit reprezinta acea parte din castigul net al unei firme care nu este distribuita sub forma de dividende, ci este utilizata pentru dezvoltarea activitatii – de exemplu, pentru achizitia de echipamente, utilaje sau alte active necesare. Legislatia fiscala ofera facilitati companiilor care aleg sa isi reinvesteasca profitul, prin scutirea de impozit a acestor sume. Din perspectiva contabila, profitul reinvestit necesita o monografie contabila specifica, astfel incat sa...
vezi AICI monografia << 
de Redactia Conta
Copyright Conta Online / Conta.ro 2006 - 2026. Toate Drepturile rezervate
