Ce cheltuieli se pot deconta unui salariat delegat?

In cele ce urmeaza veti afla ce cheltuieli se pot deconta unui salariat delegat in acelasi oras, cat si in situatia in care delegarea are loc in alt oras decat cel de resedinta.

In primul rand trebuie sa facem distinctie intre delegare si detasare. Vom prezenta ambele aspecte.

 

Delegarea reprezinta, potrivit art. 43 din Codului Muncii, exercitarea temporara, din dispozitia angajatorului, de catre salariat, a unor lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiilor de serviciu in afara locului sau de munca.

 

Delegarea poate fi dispusa pentru o perioada de cel mult 60 de zile calendaristice in 12 luni si se poate prelungi pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, numai cu acordul salariatului. Refuzul salariatului de prelungire a delegarii nu poate constitui motiv pentru sanctionarea disciplinara a acestuia.

 

Salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil.

 

Detasarea, potrivit art. 45 din Codul muncii, este actul prin care se dispune schimbarea temporara a locului de munca, din dispozitia angajatorului, la un alt angajator, in scopul executarii unor lucrari in interesul acestuia. Aceasta poate fi dispusa pe o perioada de cel mult un an. In mod exceptional, perioada detasarii poate fi prelungita pentru motive obiective ce impun prezenta salariatului la angajatorul la care s-a dispus detasarea, cu acordul ambelor parti, din 6 in 6 luni.

 

Salariatul poate refuza detasarea dispusa de angajatorul sau numai in mod exceptional si pentru motive personale temeinice.

 

Angajatorul care dispune detesarea unui salariat trebuie sa stie ca se suspenda contractul individual de munca, incheiat initial cu angajatul, pe perioada detasarii, in ceea ce priveste efectele esentiale, fiind cedat temporar angajatorului la care s-a facut detasarea.

 

Potrivit Codului Muncii, se considera ca detasarea nu poate avea loc decat intr-un post vacant sau al carui titular lipseste temporar.

 

Angajatorul care detaseaza are obligatia de a lua toate masurile necesare pentru ca angajatorul la care s-a dispus detasarea sa isi indeplineasca integral si la timp toate obligatiile fata de salariatul detasat. In cazul in care angajatorul la care s-a dispus detasarea nu isi indeplineste integral si la timp toate obligatiile fata de salariatul detasat, acestea vor fi indeplinite de angajatorul care a dispus detasarea.

 

Daca exista divergente intre cei doi angajatori sau nici unul dintre ei nu isi indeplineste obligatiile pe care le au, salariatul detasat are dreptul de a reveni la locul sau de munca de la angajatorul care l-a detasat, de a se indrepta impotriva oricaruia dintre cei doi angajatori si de a cere executarea silita a obligatiilor neindeplinite.

 

Incetarea prin acordul partilor a contractului individual de munca al salariatului detasat presupune acordul angajatorului care a dispus detasarea.

 

Potrivit Codului Muncii, drepturile cuvenite salariatului detasat se acorda de angajatorul la care s-a dispus detasarea, cu mentiunea ca pe durata detasarii, salariatul beneficiaza de drepturile care ii sunt mai favorabile, fie de drepturile de la angajatorul care a dispus detasarea, fie de drepturile de la angajatorul la care este detasat.

 

Detasarea este o masura obligatorie pentru salariat, care va raspunde disciplinar in caz de refuz nejustificat de indeplinire.

 

Salariatul detasat se subordoneaza angajatorului la care s-a efectuat detasarea.

 

Salariatul detasat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de detasare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil.

 

O societate nu poate detasa o persoana cu care nu are raporturi juridice de munca. Detasarea se dispune numai cu privire la proprii salariati intrucat numai in privinta propriilor salariati angajatorul poate da dispozitii asa cum este si dispozitia de detasare.

 

Conventia/contractul dintre cele doua companii ar trebui sa cuprinda prevederi cat mai ample referitoare la conditiile in care se deruleaza detasarea (conditii de munca si de angajare), drepturile si obligatiile celor doi angajatori, aspectele legate de salarizare, drepturi de asigurari sociale, puterea disciplinara si procedura stabilirii sanctiunilor disciplinare.

 

In toata perioada detasarii, contractul individual de munca al salariatulului se suspenda din initiativa angajatorului cedent in conformitate cu art. 52 alin. (1) lit. d) din Codul muncii, republicat.

Suspendarea contractului individual de munca are ca efect suspendarea prestarii muncii de catre salariat si a platii drepturilor de natura salariala de catre angajatorul cedent, potrivit dispozitiilor art. 49 alin. (2) din Codul muncii, republicat, drepturile salariale cuvenite salariatului detasat precum si celelate drepturi de care beneficiaza salariatul fiind acordate de catre angajatorul cesionar, pentru care salariatul presteaza activitatea, in temeiul art. 47 alin. (1) din acelasi act normativ.

 

Prin urmare, ca regula, societatea la care salariatul este trimis in detasare il va trece pe stat si ii va achita toate drepturile prevazute de lege.

 

Procedura detasarii, presupune intocmirea urmatoarelor documente:

- Conventia privind detasarea personalului dintre angajatorul cedent si angajatorul cesionar;

- Nota de informare a salariatului conform art.17 si daca e cazul art.18 Codul muncii;

- Decizie detasare/Act aditional la contractul individual de munca;

- Emiterea deciziei de suspendare a contractului individual de munca pe durata detasarii;

- Completarea si transmiterea suspendarii CIM in REGES.

 

Din punct de vedere fiscal, la art. 76 alin. 4 lit. h) din Codul fiscal, se precizeaza ca in intelesul impozitului pe venit, nu sunt impozabile veniturile:

h) indemnizatia de delegare, indemnizatia de detasare, inclusiv indemnizatia specifica detasarii transnationale, prestatiile suplimentare primite de lucratorii mobili prevazuti in Hotararea Guvernului nr. 38/2008, cu modificarile ulterioare, precum si orice alte sume de aceeasi natura, primite de salariati potrivit legislatiei in materie, pe perioada desfasurarii activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate, in interesul serviciului, in limita plafonului neimpozabil stabilit la alin. (2) lit. k), precum si cele primite pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare;

 

La art. 76(2) lit. k) se precizeaza ca regulile de impunere proprii veniturilor din salarii se aplica si urmatoarelor tipuri de venituri, considerate asimilate salariilor:

k) indemnizatia de delegare, indemnizatia de detasare, inclusiv indemnizatia specifica detasarii transnationale, prestatiile suplimentare primite de lucratorii mobili prevazuti in Hotararea Guvernului nr. 38/2008 privind organizarea timpului de munca al persoanelor care efectueaza activitati mobile de transport rutier, cu modificarile ulterioare, precum si orice alte sume de aceeasi natura, altele decat cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare, primite de salariati potrivit legislatiei in materie, pe perioada desfasurarii activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate, in interesul serviciului, pentru partea care depaseste plafonul neimpozabil stabilit astfel:

(i) in tara, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatie, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat;

(ii) in strainatate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat.

 

Plafonul aferent valorii a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat se calculeaza distinct pentru fiecare luna in parte, prin raportarea celor 3 salarii la numarul de zile lucratoare din luna respectiva, iar rezultatul se multiplica cu numarul de zile corespunzator fiecarei luni din perioada de delegare/detasare/desfasurare a activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate.

 

Cu privire la modul de calcul al indemnizatiei de delegare/diurnei, in ceea ce priveste deplasarea in tara, sunt aplicabile prevederile HG 714/2018 care reglementeaza drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice, indiferent de modul de finantare si subordonare, pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate.

 

In masura in care regulile privind modul de calcul al indemnizatiei de delegare este cel reglementat de HG 714/2018, numarul zilelor calendaristice in care persoana se afla in delegare se calculeaza de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi de delegare.

 

Asadar modul de calcul al zilelor calendaristice in care salariatul se afla in delegare si i se cuvine diurna se calculeaza pornind de la data si ora plecarii.

 

De asemenea, pentru delegarea cu o durata de o singura zi, precum si pentru ultima zi, in cazul delegarii dispuse pentru o perioada mai lunga de o zi, indemnizatia de delegare se acorda numai daca durata delegarii este de cel putin 12 ore.

 

Pentru deplasari cu durata mai mica de 12 ore, conform legislatiei in materie, respectiv HG 714/2018, nu se acorda diurna.

 

Va recomand ca ordinul de deplasare pentru o zi sa aibe durata de 12, ore, pentru a nu exista interpretari diferite la un eventual control.

 

Pentru diurna, se intocmeste ordin de deplasare, iar indemnizatia de delegare se inscrie in decontul de cheltuieli la valoarea stabilita de societate pentru fiecare zi inmultit cu numarul zilelor de deplasare.

 

Asadar, sumele ce se pot acorda salariatilor, ca diurne netaxabile din punct de vedere al impozitului pe venit si al contributiilor de asigurari sociale obligatori, se calculeaza in functie de doua plafoane diferite:

- prima suma este de 2,5 ori limita stabilita pentru personalul bugetar, respectiv 23 lei x 2,5 = 57,5 lei/zi

- cea de-a doua suma este de maxim 3 salarii de baza aferente zilelor de detasare/delegare,

 

Se ia in considerare cea mai mica suma dintre cele 2 plafoane si suma acordata efectiv fiind plafonul neimpozabil.

 

Formula de calcul pentru plafonul maxim neimpozabil este:

Salariul brut x 3 x nr. de zile pentru care se cuvine diurna / nr. zile lucratoare din luna.

 

Pe langa diurna, in perioada in care, din dispozitia angajatorului, salariatul este delegat, si executa sarcini de serviciu in afara locului muncii prevazut in contractul individual de munca, acesta are dreptul la transport si cazare. In acest caz, salariatul nu va beneficia de decontarea cheltuielilor efectuate cu masa pentru perioada aferenta delegari, ci de diurna.

 

Cheltuielile de deplasare reprezentand cazarea si transportul pe perioada delegarii sunt venituri neimpozabile indiferent de sumele decontate in baza documentelor justificative si nu se declara in D112.

 

Din punct de vedere al declararii in D112, potrivit instructiunilor de completare a Declaratiei 112 aprobate prin OPANAF 1994/2023, se completeaza randurile urmatoare din Sectiunea E.3 din Anexa nr. 1.2 - Asigurat, astfel:

- Randul 8. Total venit brut, din care: (E3_8) se completeaza, cu suma reprezentand venitul brut realizat, potrivit legii si care reprezinta suma totala a veniturilor din salarii si asimilate salariilor, prevazute la art. 76 alin. (1) - (4 1) din Codul fiscal.

- Randul 8.2.Venituri asimilate salariilor, din care: (E3_59) se completeaza cu sumele reprezentand venituri asimilate salariilor.

- Randul 8.2.1.Indemnizatii de delegare impozabile (E3_52) se completeaza cu sumele reprezentand indemnizatii de delegare impozabile, respectiv cu partea care depaseste plafonul neimpozabil stabilit in Codului fiscal.

- Randul 8.2.2.Indemnizatii de detasare impozabile (E3_53) se completeaza cu sumele reprezentand indemnizatii de detasare impozabile, respectiv cu partea care depaseste plafonul neimpozabil stabilit in Codul fiscal.

- Randul 8.2.3.Indemnizatii specifice detasarii transnationale impozabile (E3_54) se completeaza cu sumele reprezentand indemnizatii specific detasarii transnationale impozabile, respectiv cu partea care depaseste plafonul neimpozabil stabilit in Codul fiscal.

- Randul 8.4.Venituri neimpozabile, conform art. 76 alin. (4) din CF, din care: (E3_69) se completeaza cu totalul veniturilor din salarii si asimilate salariilor neimpozabile,mentionate expres la punctele pct.8.4.1 - 8.4.9.

- Randul 8.4.3.Indemnizatii de delegare neimpozabile, conform art. 76 alin. (4) lit. h) din CF (E3_62) se completeaza cu sumele reprezentand indemnizatii de delegare care sunt acordate in limita plafonului neimpozabil prevazut la art. 76 alin. (2) din Codul fiscal;

- Randul 8.4.4. Indemnizatii de detasare neimpozabile, conform art. 76 alin. (4) lit. h) din CF (E3_63) se completeaza cu sumele reprezentand indemnizatii de detasare care sunt acordate in limita plafonului neimpozabil prevazut la art. 76 alin. (2) din Codul fiscal.

- Randul 8.4.5.Indemnizatii specifice detasarii transnationale nempozabile,

conform art. 76 alin. (4) lit. h) din CF (E3_64) se completeaza cu sumele reprezentand indemnizatii specifice detasarii transnationale care sunt acordate in limita plafonului neimpozabil prevazut la art. 76 alin. (2) din Codul fiscal.

 

Asadar, partea neimpozabila a indemnizatiei de delegare se declara la randul 8.4.3, iar cea neimpozabila a indemnizatiei de detasare transnationala se declara la randul 8.4.5 din Sectiunea E.3.

 

Partea impozabila a indemnizatiei de delegare, daca este cazul, se declara la randul 8.2.1, iar cea impozabila a indemnizatiei de detasare transnationala, daca este cazul, se declara la randul 8.2.3 din Sectiunea E.3.

 

Daca salariatul este detasat in temeiul Codului muncii la un alt angajator din Romania se va avea in vedere completarea randului 8.4.4.Indemnizatii de detasare neimpozabile, cf.art.76 alin.(4) lit.h) din CF (E3_63) si daca este cazul a randului 8.2.2.Indemnizatii de detasare impozabile (E3_53).

Foto: pexels.com