Pentru delegarea unui angajat, angajatorul are obligatia de a intocmi o serie de documente specifice care sa justifice deplasarea in interes de serviciu, sa reglementeze drepturile financiare ale salariatului si sa asigure evidenta contabila a cheltuielilor. Principalele documente necesare sunt urmatoarele:
1. Decizia de delegare si Ordinul de deplasare
Desi Codul muncii nu impune explicit o forma scrisa, in practica, delegarea este dispusa printr-o decizie scrisa de catre angajator, avand rol de proba. Aceasta trebuie sa cuprinda elemente esentiale precum: identitatea salariatului, locul delegarii, durata (data plecarii si a sosirii), scopul misiunii si drepturile financiare acordate (diurna, transport, cazare).
Ordinul de deplasare (delegatie) - Cod 14-5-4: Este documentul oficial obligatoriu pentru delegarile interne. Acesta serveste ca dispozitie pentru angajat, document pentru decontarea cheltuielilor si document justificativ pentru inregistrarea in contabilitate. Pe parcursul deplasarii, acest document trebuie stampilat la destinatie pentru a atesta prezenta angajatului si durata reala a delegarii.
2. Documente pentru decontarea cheltuielilor
Pentru a justifica sumele cheltuite in timpul deplasarii (transport, cazare), angajatorul trebuie sa gestioneze urmatoarele documente:
Decontul de cheltuieli (Cod 14-5-5): Este utilizat in special pentru deplasarile externe si serveste la stabilirea diferentelor de primit sau de restituit fata de avansul acordat, fiind inregistrat in registrul de casa si in contabilitate.
Documente justificative anexate: Salariatul trebuie sa prezinte bilete de transport (avion, tren), facturi si bonuri fiscale de cazare, precum si bonuri de carburant daca deplasarea se face cu masina.
Dispozitie de plata / incasare catre casierie (Cod 14-4-4): Se intocmeste la finalul deplasarii daca sumele cheltuite sunt mai mari decat avansul primit (plata) sau daca au fost mai mici si trebuie restituita diferenta (incasare).
3. Documente administrative si specifice
In functie de procedurile interne ale organizatiei sau de durata delegarii, pot fi necesare si:
Referat de necesitate si Cerere de deplasare: Documente interne utilizate pentru aprobarea fondurilor si fundamentarea necesitatii deplasarii inainte de emiterea ordinului de deplasare.
Raportul privind desfasurarea deplasarii: Poate fi solicitat de angajator pentru a atesta activitatile realizate, cum ar fi intalnirile cu partenerii de afaceri.
Act aditional la Contractul Individual de Munca (CIM): Este necesar doar daca delegarea se prelungeste peste perioada initiala de 60 de zile calendaristice, deoarece prelungirea necesita acordul scris al salariatului.
Pontajul: Angajatorul trebuie sa evidentieze zilele de deplasare in pontaj pentru calculul corect al salariului si al diurnei.
Este important de retinut ca, spre deosebire de detasare, delegarea nu se inregistreaza in REGES (ReviSal). Un dosar complet si corect intocmit este esential pentru a evita sanctiunile in cazul controalelor ITM sau ANAF.
Esential pentru contabili - Monografii contabile complete
Monografie contabila accesare fonduri nerambursabile ONG
Accesare fonduri nerambursabile ONG: tratament contabil | Monografie contabila | Documente justificative necesareAccesarea fondurilor nerambursabile reprezinta o oportunitate importanta pentru ONG-uri, insa gestionarea corecta a sumelor primite presupune respectarea unor reguli contabile si fiscale specifice. De la inregistrarea finantarii si evidentierea cheltuielilor eligibile pana la recunoasterea veniturilor si justificarea utilizarii banilor, fiecare etapa trebuie reflectata corect in...
vezi AICI monografia << Cheltuieli cu cazarea salariatilor delegati: monografie contabila si aspecte fiscale
Reglementari cheie | Monografie contabila cheltuieli cu cazarea salariatilorPotrivit art. 44 alin. (2) din Codul muncii, salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil. Delegarea poate fi dispusa, ca regula, pentru cel mult 60 de zile calendaristice intr-o perioada de 12 luni, prelungirea fiind posibila numai cu acordul salariatului.In acest articol...
vezi AICI monografia << Monografie contabila indemnizatie de mobilitate
Clauza de mobilitate: cadru legal | Tratament fiscal | Declarare in D112 | Monografie contabilaIndemnizatia de mobilitate se acorda salariatilor care au prevazuta in contractul individual de munca o clauza de mobilitate, in conditiile art. 25 din Codul muncii. Din punct de vedere contabil si fiscal, angajatorul trebuie sa stabileasca modul corect de inregistrare a acestei prestatii, tratamentul fiscal aplicabil si documentele justificative necesare.In acest articol prezentam monografia contabila...
vezi AICI monografia << Cabinete veterinare: monografia contabila si regim TVA
Regim TVA pentru prestarea serviciilor veterinare | Monografia contabila servicii cabinete veterinare | Documentele primare pentru gestiune si consumCabinetele veterinare combina de obicei doua activitati: prestarea de servicii (consultatii, interventii, tratamente) si vanzarea de produse, precum hrana pentru animale, medicamente sau accesorii. In acest articol analizam care este monografia contabila aferenta serviciilor prestate de cabinetele veterinare si principalele reglementari cu privire...
vezi AICI monografia << Monografia contabila a unei case de schimb valutar
Functionare case de schimb valutar- cadru legal | Aspecte fiscale | Aspecte contabile | Monografia contabilaCasele de schimb valutar sunt societati autorizate pentru activitati de schimb valutar si functioneaza conform reglementarilor contabile generale, fiind considerate institutii financiare nebancare. In acest articol vom prezenta aspecte fiscal-contabile generale ale caselor de schimb valutar si exemple de monografii contabile pentru operatiunile desfasurate de aceste societati.Ce trebuie sa...
vezi AICI monografia << Monografie contabila comisioane aferente unui credit bancar
Contractarea unui credit bancar, in special in cazul liniilor de finantare mai complexe, vine adesea insotita de o serie de comisioane suplimentare, a caror inregistrare contabila corecta ridica frecvent semne de intrebare. Printre acestea se numara comisionul de angajament (perceput pentru suma netrasa din facilitate) si comisionul de administrare (amortizabil pe durata creditului), fiecare cu un tratament contabil si fiscal distinct, in functie de natura sa economica. In articolul de fata...
vezi AICI monografia << Cedarea si preluarea contractelor de leasing (novatie): monografie contabila si reglementari cheie
Cedarea si preluarea contractului de leasing financiar a devenit o practica tot mai intalnita in contextul economic dificil prin care trecem de ceva ani. Din punct de vedere juridic, aceasta operatiune poarta denumirea de novatie.In acest articol vom analiza ce inseamna din punct de vedere legal novatia si cum se inregistreaza in contabilitatea cedarea si preluarea contractelor de leasing.Ce este novatiaConform prevederilor art. 1609 din Codul civil, novatia se produce atunci cand un debitor nou...
vezi AICI monografia << Reducerea capitalului social: monografie contabila si reglementari cheie
Reducerea capitalului social este o operatiune care poate fi realizata cu respectarea prevederilor Legii nr. 31/1990. Fie ca este determinata de pierderi acumulate, fie ca raspunde altor nevoi ale societatii - precum retragerea unor asociati sau restituirea unei parti din aporturi -, operatiunea presupune parcurgerea unor pasi procedurali stricti si inregistrarea corecta in contabilitate a efectelor acesteia.Ce trebuie sa stii pe scurt:Modul de reflectare in contabilitate difera in functie de...
vezi AICI monografia << 
de Redactia Conta
Copyright Conta Online / Conta.ro 2006 - 2026. Toate Drepturile rezervate