Cum scoatem din evidenta contabila produsele expirate sau deteriorate

Urmatorul studiu de caz isi propune sa analizeze procedura de scoatere din gestiune a produselor expirate intr-un magazin alimentar recent deschis, care se confrunta cu pierderi semnificative, in special in cazul produselor perisabile, precum carne, fructe, legume si lactate. Desi magazinul are o vechime de doar o luna, impactul pierderilor asupra activitatii sale economice este considerabil, ceea ce ridica necesitatea de a implementa un sistem eficient de gestionare a stocurilor si de inregistrare a produselor expirate. Studiul va examina atat pasii specifici pentru scoaterea acestora din gestiune, cat si monografia contabila necesara pentru inregistrarea pierderilor. 

Intrebare: "Care este procedura de scoatere din gestiune a produselor expirate dintr-un magazin alimentar si care este monografia contabila pentru descarcarea acestora?

 

Exista o valoare maxima admisa pentru astfel de produse? Magazinul este deschis de o luna si inregistreaza pierderi semnificative, in special la produsele proaspete, precum carne, fructe-legume si lactate."

 

Raspuns: Potrivit prevederilor din Codul fiscal, de la art.25 alin.4 lit.c)

(4) Urmatoarele cheltuieli nu sunt deductibile: (...)

c) cheltuielile privind bunurile de natura stocurilor sau a mijloacelor fixe amortizabile constatate lipsa din gestiune ori degradate, neimputabile, precum si taxa pe valoarea adaugata aferenta, daca aceasta este datorata potrivit prevederilor titlului VII. Aceste cheltuieli sunt deductibile in urmatoarele situatii/conditii:

3. bunurile/mijloacele fixe amortizabile degradate calitativ, daca se face dovada distrugerii;

Potrivit Normelor metodologice

(3) In sensul art. 25 alin. (4) lit. c) pct. 3 din Codul fiscal, conditia referitoare la distrugerea stocurilor sau a mijloacelor fixe amortizabile se considera indeplinita atat in situatia in care distrugerea se efectueaza prin mijloace proprii, cat si in cazul in care stocurile sau mijloacele fixe amortizabile sunt predate catre unitati specializate.

 

De asemenea, potrivit prevederilor din Normele metodologice, in ceea ce priveste TVA, conform precizarilor de la pct 78 alin.10

(10) In sensul art. 304 alin. (2) lit. a) din Codul fiscal, persoana impozabila nu are obligatia ajustarii taxei deductibile in cazul bunurilor de natura celor prevazute la alin. (1) distruse, pierdute sau furate, in conditiile in care aceste situatii sunt demonstrate sau confirmate in mod corespunzator, in situatii cum ar fi, de exemplu, urmatoarele, dar fara a se limita la acestea: (...)

d) bunurile de natura stocurilor degradate calitativ, care nu mai pot fi valorificate si pentru care se face dovada distrugerii; (...)

(11)Situatiile mentionate la alin. (10) nu sunt exhaustive; in orice alta situatie in care persoana impozabila aduce suficiente dovezi ca bunurile sunt distruse, pierdute sau furate, nu are obligatia ajustarii taxei. De asemenea, situatiile mentionate la alin. (10) pot fi aplicate cumulativ; de exemplu, pentru un stoc de produse exista o pierdere datorata unor perisabilitati, dar stocul respectiv poate fi distrus ca urmare a degradarii calitative, ceea ce conduce la neajustarea taxei.

In ceea ce priveste procedura de lucru, simplificat, ar fi urmatoarea:

 

Ca prima etapa ar trebui intocmit un Proces verbal de inventariere a marfurilor degradate

Procesul verbal de inventariere a bunurilor expirate sau degradate ar trebui sa fie insotit si de catre urmatoarele documente:

1. Explicatii privind starea de degradare a bunurilor materiale

2. Detalii complete despre specificatiile bunurilor materiale propuse pentru retragere

3. Raportele de cercetare administrativa pentru bunurile afectate de accidente, incendii sau alte circumstante, in functie de situatie

4. Orice alte documente necesare pentru fundamentarea deciziei de scoatere din functiune

 

A doua etapa ar fi casarea acestora.
 

Casarea/distrugerea bunurilor degradate este o operatiune care este efectuata de catre o comisie de casare numita prin decizie de catre conducatorul entitatii.

Documentele care stau la dosarul casarii sunt urmatoarele:

Procesul-verbal de declasare a bunurilor materiale;

Decizia de numire a comisiei de casare;

Documente de valorificare sau transmitere fara plata pentru bunurile declasate;

Orice alte documente care sa justifice operatiunea

 

Ca si procedura detaliata, pe etape:
 

Etapa 1: Identificare si documentare

Departamentul de Calitate efectueaza o verificare detaliata a stocurilor pentru a identifica produsele neconforme. Angajatii inspecteaza fiecare produs, evaluand starea acestuia si respectarea termenului de valabilitate. Pe baza constatarilor, se intocmesc liste detaliate pentru loturile afectate, incluzand numarul lotului, data fabricatiei, data expirarii, tipul de produs si observatii relevante. Produsele identificate sunt etichetate corespunzator pentru a preveni utilizarea sau comercializarea accidentala. Rezultatele verificarii sunt comunicate comitetului de aprobare sau persoanei responsabile pentru luarea deciziilor necesare

 

Etapa 2: Evaluarea riscului si stabilirea prioritatilor

Un comitet (comisie) format din reprezentanti ai departamentelor de Calitate, Productie, Logistica si Marketing analizeaza riscurile asociate fiecarui lot afectat. Riscurile sunt clasificate in functie de gravitate, acordand prioritate celor care pot pune in pericol siguranta consumatorilor. In baza acestei analize, se stabilesc masurile necesare pentru gestionarea eficienta a produselor neconforme. Comitetul decide actiunile imediate pentru fiecare lot, justificand si documentand detaliat motivele si pasii planificati pentru eliminarea acestora.

 

Etapa 3: Comunicare Interna si Externa

Toti membrii relevanti ai organizatiei trebuie informati cu privire la situatia loturilor afectate. Departamente precum Calitate, Productie si Logistica, sunt notificate pentru a asigura o coordonare eficienta a masurilor necesare. De asemenea, managementul executiv este informat pentru a facilita luarea deciziilor si implementarea actiunilor corespunzatoare.

 

Etapa 4: Analiza si Evaluarea Riscurilor

O echipa de specialisti in gestionarea riscurilor analizeaza in detaliu fiecare aspect al situatiei, identificand posibilele riscuri asociate cu loturile de produse deteriorate. Fiecare risc identificat este evaluat in functie de gravitatea potentiala si probabilitatea de producer si se elaboreaza planuri de actiune, inclusiv actiuni specifice, resurse necesare si responsabilitati clare pentru fiecare pas.

 

Etapa 5: Eliminarea si Distrugerea Produselor Scoase din Functiune

Conform normelor sanitare si de mediu, produsele scoase din functiune sunt eliminate si distruse. Se instituie un sistem de monitorizare pentru a verifica ca eliminarea si distrugerea sunt realizate conform standardelor stabilite.

 

Etapa 6: Documentarea Procesului de Distrugere

Procesul de distrugere este inregistrat intr-un proces-verbal detaliat, care include informatii precum cantitatile eliminate, metoda utilizata pentru distrugere si persoanele responsabile

 

Etapa 7: Actualizarea Evidentelor Contabile

Departamentul de contabilitate actualizeaza evidentele pentru a reflecta eliminarea si distrugerea loturilor de produse expirate sau deteriorate. Acest proces implica identificarea loturilor, primirea informatiilor detaliate despre eliminare, ajustarea stocurilor si documentarea corespunzatoare.

 

In functie de marimea societatii etapele 1, 2,3 si 4 pot fi comasate intr-o singura etapa

Ca si monografie contabila:
 

1. Identificarea marfurilor degradate si intocmirea procesului verbal de inventariere:

 

6814. Cheltuieli de exploatare privind ajustarile pentru deprecierea activelor circulante = 397. Ajustari pentru deprecierea marfurilor

 

2. Scoaterea din gestiune a marfurilor degradate:

 

607. Cheltuieli privind marfurile = 371. Marfuri

3. Stornarea/anularea ajustarii pentru deprecierea marfurilor (daca a fost constituita anterior):

 

397. Ajustari pentru deprecierea marfurilor = 7814. Venituri din ajustari pentru deprecierea activelor circulante

Foto: pixabay.com