Cum tinem gestiunea: cantitativ sau global? En detail sau en gros? Tip magazin sau tip depozit?

Gestiunea este "oglinda" unei societati, iar ea poate fi tinuta cantitativ-valoric sau global-valoric.
Pentru aceste doua notiuni intalinim mai multe variante de exprimare, insa toate inseamna, de fapt, acelasi lucru

• Gestiune en-detail sau en-gros;
• Gestiune la pret cu amanuntul sau cu ridicata;
• Gestiune de tip magazin sau de tip depozit;
• Gestiune cu amanuntul sau cu ridicata, sau alte variante.

Cu ce se diferentiaza cele doua modalitati? Puteti vedea mai jos:

Daca folosim aplicatia de gestiune de la Smart Bill, companie care asigura solutii de gestiune si facturare gazduite in cloud, ne va fi foarte usor sa facem aceste diferente. Setarile se fac inca din etapa de definire. (...vezi aici aplicatia>>>)

Atunci cand ne configuram aplicatia, vom intra in sectiunea Nomenclatoare, pentru a defini gestiunea pe care dorim sa o utilizam. Trebuie sa stiti, insa, ca sistemul permite si celor care nu au definit intial o gestiune, dar doresc sa introduca un document, sa poate face acest lucru si direct din fereastra in care se introduce acel document.

Dupa momentul in care am ales, va trebui sa stabilim detaliile gestiunii, respectiv: denumirea, adresa, gestionarul si mai ales tipul gestiunii:

• cantitativ-valorica sau
• global-valorica

Va trebui, de asemenea, sa precizam la fiecare dintre ele cateva amanunte privind functionarea.

Din clipa in care am definit gestiunile, aplicatia Smart Bill ne ofera in mod automat optiunea de import a stocurilor. (...click aici pentru a vedea cum functioneaza>>)

Putem sa optam pentru a prelua stocul initial (daca exista), sau putem sa trecem peste acest pas.

Daca stabilim ca vrem sa facem importul (in cazul in care avem un stoc de bunuri in gestiunea respectiva care a fost inventariat si verificat), putem sa folosim datele de la inventariere pentru a efectua un import automat.

Ne va trebui un fisier excel in formatul propus de aplicatia Smart Bill (exista un model care poate fi descarcat). Completam datele necesare si apoi folosim optiunea de Import.

Din fericire aceasta este o operatiune care se desfasoara foarte rapid (evident, in functie si de numarul de inregistrari ce trebuie efectuate). Trebuie doar sa avem la dispozitie datele pentru import.

Care sunt diferentele din aplicatia Smart Bill pentru notele de receptie in cele doua cazuri?

• Daca folosim o gestiune de tip cantitativ-valoric, va trebui sa introducem cantitatea si pretul de achizitie pentru bunurile receptionate:

• Daca avem o gestiune global-valorica, va trebui sa introducem si pretul de vanzare, pe langa informatiile privind cantitatea si pretul de achizitie.

Aplicatia Smart Bill gestiune permite listarea unui formular complex de nota de receptie care sa cuprinda inclusiv calculul adaosului comercial, a pretului de vanzare fara TVA, a TVA-ului aferent adaosului si total de pe factura, asa cum se vede mai jos.

Vestea buna este ca toate aceste informatii vor usura munca contabililor. Astfel, nu va mai trebui sa calculam manual detaliile de pe fiecare document primit spre inregistrare. Este bine de stiut la acest capitol si faptul ca pe NIR se pot face subtotaluri pe fiecare cota TVA in parte. Trebuie bifata optiunea “Grupeaza produsele dupa TVA”

...click aici pentru a testa aplicatia Smart Bill>>

Tot legat de gestiune, este importanta gestionarea transferurilor intre gestiuni de tipuri diferite : depozit -> magazin si magazin ->depozit.
Daca se efectueaza transfer din depozit ->magazin pentru un produs care nu are setat pretul de vanzare, Smart Bill solicita completarea acestui camp in vederea efectuarii transferului:

Daca avem transferuri din gestiuni magazin in gestiuni depozit nu mai este necesar acest lucru, fiindca informatiile privind pretul de achzitie sunt deja introduse o data cu NIR-ul.

Asadar, atentie la tipul de gestiune si la ce presupune fiecare. Daca folosit o aplicatie precum Smart Bill, munca va este usurata considerabil.