Decontarea cheltuielilor de deplasare la si de la locul de munca: ce prevede legea si un studiu de caz practic

Potrivit art. 76 alineatul (2) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, regulile de impunere proprii veniturilor din salarii se aplica si pentru orice alte sume sau avantaje in bani ori in natura, considerate asimilate salariilor.

Potrivit art. 76 alineatul (3) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, avantajele, in bani sau in natura, cu exceptia celor prevazute la alineatul (4) al aceluiasi articol includ utilizarea oricarui bun, inclusiv a unui vehicul de orice tip, din patrimoniul afacerii sau inchiriat de la o terta persoana, in scop personal, cu exceptia deplasarii pe distanta dus-intors de la domiciliu sau resedinta la locul de munca/locul desfasurarii activitatii.
 

De asemenea, potrivit art. 76 alineatul (4) litera a), nu sunt impoza bile, in intelesul impozitului pe venit, ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, cat si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, pe perioada concediului, pentru salariatii proprii si membrii de familie ai acestora, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca.

Contravaloarea cheltuielilor de deplasare pentru transportul intre localitatea in care angajatii isi au resedinta si localitatea unde se afla locul de munca al acestora, pentru situatiile in care nu se asigura locuinta sau nu se suporta contravaloarea chiriei, conform legii, sunt considerate venituri neimpozabile potrivit art. 76 alineatul (4) litera g).

In ceea ce priveste contributiile aferente veniturilor din salarii, contravaloarea transportului salariatilor la si de la locul de munca suportata de angajator nu se cuprinde nici in baza de calcul al celorlalte contributii sociale, daca este suportata in conditiile prevazute de contractul de munca.
 

Pentru a nu intra in baza de calcul al impozitului pe venit si al contributiilor sociale, modalitatea de decontare a transportului trebuie sa fie prevazuta in contractul de munca.

Astfel, in contractul de munca (colectiv sau individual) sau in re gulamentul intern se va preve dea ca salariatului i se deconteaza transportul la si de la locul de munca sub forma decontarii combustibilului folosit pentru deplasarea cu autoturismul propriu. Daca decontarea transportului la si de la locul de munca nu este prevazuta in contractul de munca, contravaloarea va intra in baza de calcul al impozitului pe venit.

Nu este necesar sa se incheie contract de comodat. Se vor intocmi foi de parcurs sau un decont lunar al salariatului din care sa rezulte numarul de km parcursi de acasa la locul de munca, precum si numarul de zile in care s-a deplasat la locul de munca. De asemenea, este necesar documentul justificativ – bonul fiscal privind achizitionarea combustibilului.

Societatea ASDECONT SRL, avand ca obiect de activitate productie de materiale plastice, potrivit regulamentului intern, transportul angajatilor, prin intermediul unei firme de transport care aduce muncitorii si ii duce inapoi in mai multe sate.

Vom stabili care este monografia contabila in acest caz si care este incadrarea cheltuielii cu serviciile de transport.

De asemenea, directorul tehnic foloseste masina firmei pentru transport la si de la locul de munca deoarece este necesara prezenta acestuia in fabrica, la orice ora, daca sunt probleme tehnice.

 

Vom stabili daca cheltuiala cu combustibilul este deductibila integral sau numai in proportie de 50%. Directorul tehnic intocmeste foaie de parcurs zilnic.
 

Contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salaria tului este considerat venit neimpozabil la nivelul salariatilor, potrivit art. 76 alin. (4) lit. a) si g).

De asemenea, utilizarea unui vehicul pe distanta dus-intors de la domiciliu sau resedinta la locul de munca/locul desfasurarii activitatii este exceptat de la avantajele in natura impozabile prevazute la art. 76 alin. (3) lit. a).

Totusi, pentru a demonstra ca autoturismul a fost utilizat in acest scop, justificarea cu foi de parcurs este obligatorie. Se poate intocmi si un referat de necesitate in care sa se mentioneze ca este necesara prezenta la serviciu, la orice ora, a directorului, daca sunt probleme tehnice in fabrica.
 

Nota: Autoturismul va fi utilizat strict in interesul firmei. Transportul la si de la locul de domiciliu este considerat in interesul firmei.

In concluzie, cheltuielile cu transportul angajatilor la si de la locul de munca, in situatiile prezentate, sunt cheltuieli efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice si sunt deductibile integral.

 

Inregistrarea facturii reprezentand servicii de transport pentru muncitori se efectueaza utilizand urmatoarea formula contabila:

Decontarile sunt omniprezente in activitatea dvs. profesionala.

Foto: pexels.com