Documente justificative pierdute. Care este procedura de reconstituire?

In situatia in care un SRL, platitor de TVA si impozit pe microintreprindere, figureaza in balanta cu sume in contul 409 datorita unor plati pentru care s-au pierdut bonurile fiscale sau facturile de intrare, vom stabili cum putem rezolva aceasta problema avand in vedere faptul ca pentru aceste sume nu se mai poate face rost de acte. Iata, in randurile de mai jos, parerea specialistului cu privire la aceasta speta!

 

Pentru recuperarea documentelor justificative pierdute societatea trebuie sa procedeze la reconstituirea documentelor in conformitate cu pct. 27-35 din OMFP 2634/2015.

 

Procedura de reconstituire se efectueaza pe baza de dosar de reconstituire care contine:
 

- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentelor;

- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate (daca este cazul);

- dispozitia scrisa a conducatorului entitatii pentru reconstituirea documentelor;

- o copie a documentelor reconstituite.

Pentru facturile fiscale pierdute, conform pct. 69 alin. (4) din Normele metodologice ale art. 299 din Codul fiscal, puteti solicita emitentului un duplicat al acestora.

 

Bonurilor fiscale nu vor putea fi reconstituite din cauza naturii lor (documente nenominale emise de furnizori/prestatori, ceea ce face imposibila realizarea unei copii de pe documentul existent la entitatea emitenta), cu exceptia situatiei in care pentru achizitiile efectuate conform bonurilor fiscale societatea a solicitat si primit si facturi fiscale corespunzatoare.

 

In situatia in care nu se vor obtine duplicate ale facturilor, precum si in situatia bonurilor fiscale pentru care nu este posibila reconstituirea, soldul contului 409 il puteti inchide prin urmatoarea formula contabila:

 6588 = 409

Sau

461 = 409 – daca sumele vor fi recuperate de la persoana vinovata de situatia creata (de ex. administratorul)

 

Chiar daca societatea este platitoare de impozit pe veniturile microintreprinderilor exista riscul ca la un eventual control aceste sume sa fie considerate ca fiind cheltuite de societate in interesul personal al asociatilor/administratorului din moment ce nu exista documente care sa ateste in concret ca achizitiile au fost efectuate in folosul activitatii economice a societatii.

 

Din cauza tratamentului fiscal nefavorabil la un eventual control consider ca societatea ar trebui sa intreprinda demersurile necesare pentru reconstituirea documentelor (obtinerea duplicatelor facturilor), iar sumele pentru care nu se pot reconstitui documentele sa fie imputate persoanei vinovate de situatia creata si recuperate de la aceasta.

 

Cod fiscal

 

ART. 299 - Conditii de exercitare a dreptului de deducere

Norme metodologice

(4) In cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, beneficiarul trebuie sa solicite emitentului un duplicat al facturii, pe care se mentioneaza ca inlocuieste factura initiala. In cazul facturilor emise pe suport hartie, duplicatul poate fi o factura noua emisa de furnizor/prestator, care sa cuprinda aceleasi date ca factura initiala si pe care sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala sau, o fotocopie a facturii initiale, pe care furnizorul/prestatorul mentioneaza ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala. In cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al declaratiei vamale pentru import ori al documentului pentru regularizarea situatiei, persoana impozabila trebuie sa solicite un duplicat certificat de organele vamale.

 

ART. 11 - Prevederi speciale pentru aplicarea Codului fiscal

(1) La stabilirea sumei unui impozit, a unei taxe sau a unei contributii sociale obligatorii, autoritatile fiscale pot sa nu ia in considerare o tranzactie care nu are un scop economic, ajustand efectele fiscale ale acesteia, sau pot reincadra forma unei tranzactii/activitati pentru a reflecta continutul economic al tranzactiei/activitatii.

Organul fiscal este obligat sa motiveze in fapt decizia de impunere emisa ca urmare a neluarii in considerare a unei tranzactii sau, dupa caz, ca urmare a reincadrarii formei unei tranzactii, prin indicarea elementelor relevante in legatura cu scopul si continutul tranzactiei ce face obiectul neluarii in considerare/reincadrarii, precum si a tuturor mijloacelor de proba avute in vedere pentru aceasta.

 

OMFP 2634/2015

B. Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

27. Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme.

28. Pentru situatii in care, prin reglementari speciale, se prevede ca documentul original trebuie sa fie pastrat la alta entitate, la inregistrarea in contabilitate se utilizeaza copia documentului respectiv.

29. Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa aduca la cunostinta, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului entitatii (administratorului entitatii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective) situatia constatata. In termen de cel mult 3 zile lucratoare de la primirea sesizarii, conducatorul entitatii dispune incheierea unui proces-verbal care sa cuprinda:

- datele de identificare a documentelor disparute;

- numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentelor;

- data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentelor respective.

 

Procesul-verbal se semneaza de catre:

- conducatorul entitatii;

- conducatorul compartimentului financiar-contabil al entitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie; - persoana responsabila cu pastrarea documentelor;

- seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentelor, dupa caz. Cand disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului entitatii, masurile prevazute de prezentele norme se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz. In conditiile in care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost intocmit de catre entitate intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul original, mentionandu-se in antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza inregistrarilor in contabilitate.

 

30. Ori de cate ori disparitia documentelor poate constitui infractiune, se instiinteaza imediat organele de urmarire penala.

31. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire". Dosarul de reconstituire trebuie sa contina elementele care au legatura cu constatarea si reconstituirea documentelor disparute, si anume:

- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentelor;

- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;

- dispozitia scrisa a conducatorului entitatii pentru reconstituirea documentelor;

- o copie a documentelor reconstituite.

 

32. In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta entitate, reconstituirea se va face de entitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la entitatea emitenta. In acest caz, entitatea emitenta va trimite entitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile lucratoare de la primirea cererii, documentul reconstituit.

33. Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "DUPLICAT", cu specificarea numarului si a datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea. Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate. Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate.

34. Procedura de reconstituire in cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor financiar-contabile se va finaliza in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar, in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.

35. In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal, in dosarul de reconstituire