e-Factura: documentele care ar trebui sa insoteasca marfa distribuita clientilor

Inca de la inceput precizam ca este important sa intelegem schimbarile aduse de Legea nr. 296/2023 si OUG 115/2023 si cum acestea afecteaza procedurile de facturare in relatia B2B (business-to-business) in Romania, incepand cu 01.01.2024.

 

Conform acestor prevederi legale, toti operatorii economici trebuie sa transmita facturile emise in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. Aceasta implica faptul ca, pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii efectuate catre alte afaceri (B2B) facturarea se va face electronic.

 

Pornim de la urmatoarea speta: "Ce documente va trebui sa insoteasca marfa distribuita catre clienti (persoane juridice din zona) produse de panificatie facturate zilnic pe baza comenzilor, daca nu vor mai fi facturi pe suport hartie din 01.07.2024? Cum vom incasa facturi cu plata zilnica pe baza de chitanta, daca de ex. eu transmit factura in aceeasi zi de la emitere prin e-Factura, dar clientul nu are acces sa o verifice in SPV la momentul incasarii ei? Va rog, detaliati procedura."

 

Referitor la documentele care ar trebui sa insoteasca marfa distribuita, acestea vor include:

 

1. Factura Electronica: Facturile vor fi transmise electronic prin sistemul RO e-Factura. Asta inseamna ca nu va mai fi necesara o factura pe suport hartie pentru a insoti marfa.

 

2. Confirmare de primire: In cazul in care exista o ingrijorare ca destinatarul nu va putea verifica factura in SPV la momentul platii, ar putea fi utila o factura in format clasic.

 

3. Alte documente necesare: In functie de specificul afacerii si al produselor (in cazul dumneavoastra, produse de panificatie), ar putea fi necesare si alte documente cum ar fi avize de insotire a marfii, certificate de conformitate etc.

 

Pentru situatia platii zilnice pe baza de chitanta:

 

- Factura electronica transmisa prin e-Factura poate fi insotita de o chitanta fizica si de o factura emisa in format clasic.

 

- Este important sa existe un sistem de verificare si confirmare a platilor efectuate, astfel incat sa se poata face corelarea intre facturile transmise electronic si platile primite.

 

In concluzie, adaptarea la acest nou sistem de facturare electronica va necesita ajustari in procesele interne ale companiei dumneavoastra, inclusiv in modul in care se gestioneaza incasarile si transmiterea documentelor catre clienti.

 

Cu privire la emiterea facturilor pentru clientii persoane fizice si juridice:

 

1. Factura electronica vs factura clasica: Chiar daca Legea nr. 296/2023 impune utilizarea sistemului RO e-Factura pentru facturile B2B, acest lucru nu exclude posibilitatea de a emite si o varianta clasica a facturii. Astfel, facturile pot fi generate atat in format electronic, conform noilor reglementari, cat si in format traditional, pe suport hartie sau digital (de exemplu, PDF trimis prin email).

 

2. Transmiterea facturilor: Faptul ca factura este transmisa in sistemul SPV nu impiedica transmiterea acesteia si prin alte canale. Acest lucru inseamna ca puteti trimite factura electronica prin e-Factura, conform cerintelor legale, dar,

simultan, puteti sa furnizati clientului o copie a acestei facturi prin email sau in format tiparit, pentru a facilita procesele de verificare si plata.

 

3. Flexibilitate in incasari: In cazul platilor/incasarilor zilnice pe baza de chitanta, puteti sa continuati sa oferiti chitante fie in format fizic, fie electronic, insotite de o copie a facturii. Aceasta va ajuta la mentinerea unui flux de lucru eficient si la asigurarea transparentei in procesul de plata.

 

4. Conformitatea cu legea: Este important sa retineti ca, in ciuda flexibilitatii oferite de posibilitatea de a folosi ambele formate ale facturii, trebuie sa respectati cerintele legale privind transmiterea facturilor in sistemul RO e-Factura pentru tranzactiile B2B.

 

Prin urmare, adaptarea la noile reglementari fiscale poate fi abordata cu un grad de flexibilitate, permitand companiilor sa mentina proceduri convenabile pentru gestionarea facturilor si incasarilor, atat in relatiile cu persoanele juridice, cat si cu cele fizice, in limita respectarii obligatiilor legale.

 

Temei legal:
 

Legea nr. 296/2023 privind unele masuri fiscal-bugetare pentru asigurarea sustenabilitatii financiare a Romaniei pe termen lung

 

Art. LIX. -

 

(1) Operatorii economici ( ) indiferent daca sunt sau nu inregistrati in scopuri de TVA ( ) pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii care au locul livrarii/prestarii in Romania ( )efectuate in relatia B2B ( )au obligatia in perioada 1 ianuarie 2024-30 iunie 2024 sa transmita facturile emise in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, indiferent daca destinatarii sunt sau nu inregistrati in Registrul RO e-Factura.

( )

 

(4) Sunt exceptate de la prevederile alin. (1) - (3):

 

a) livrarile de bunuri prevazute la art. 294 alin. (1) lit. a) si b) si alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare:

b) livrarile de bunuri/prestarile de servicii efectuate catre persoane impozabile care nu sunt stabilite si nici inregistrate in scopuri de TVA in Romania, conform art. 266 alin. (2) si, respectiv, art. 316 din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare;

c) livrarile de bunuri/prestarile de servicii pentru care se emit facturi simplificate conform prevederilor art. 319 alin. (12) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare;

d) prestarile de servicii pentru care emiterea facturii nu face obiectul normelor de facturare aplicabile in Romania conform art. 319 alin. (5) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare.

 

(5) Furnizorii prevazuti la alin. (1) - (3) sunt obligati sa transmita facturile emise catre destinatari conform prevederilor art. 319 din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, cu exceptia situatiei in care atat furnizorul/prestatorul, cat si destinatarul sunt inregistrati in Registrul RO e-Factura.

 

(6) Termenul-limita pentru transmiterea facturilor prevazute la alin. (1) - (3) in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura este de 5 zile lucratoare de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile lucratoare de la data-limita prevazuta pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare.

 

(7) Nerespectarea prevederilor alin. (6) constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mari, definiti potrivit legii, cu amenda de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mijlocii, definiti potrivit legii, si cu amenda de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum si pentru persoanele fizice.

 

(8) Prin exceptie de la prevederile alin. (7), nerespectarea prevederilor alin. (6) in perioada 1 ianuarie-31 martie 2024 nu se sanctioneaza.

 

Foto: pexels.com