Inregistrarea facturii primita cu intarziere sau neinregistrata in contabilitate: Note contabile de corectie

Prezentul studiu de caz vizeaza o situatie frecvent intalnita in practica: identificarea si corectarea unei erori contabile inregistrate in evidentele financiare ale unei societati comerciale. Va reamintim ca inregistrarea facturii primita cu intarziere sau neinregistrata in contabilitate ca urmare a unei erori se inregistreaza la data constatarii erorii/omisiunii. 

 

Intrebare: "O societate A are o datorie catre un furnizor B de aproximativ 40.000 lei la luna mai 2025. In luna iunie 2025, societatea A cere o fisa partener de la furnizorul B, iar in urma verificarii fiselor se constata ca lipsesc 5 facturi cu minus din 2021 (facturi de reducere comerciala) in contabilitatea societatii A. Potrivit fisei primite de la societatea B, soldul este 0 la 31.12.2021, insa in contabilitatea societatii A figureaza o datorie catre societatea B de aproximativ 40.000 lei.

 

La momentul emiterii facturilor lipsa, din 2021, societatea A era neplatitoare de TVA si inregistra facturile cu valoarea totala, societatea B fiind platitoare de TVA de atunci pana in prezent. La momentul de fata, societatea A este platitoare de TVA (din 2022).

 

Cum s-ar putea corecta in contabilitatea societatii A soldul datoriei catre societatea B? Facturile lipsa (din 2021) trebuie inregistrate in 2025? Daca da, se inregistreaza cu sau fara TVA? Este posibila corectia soldului printr-o nota contabila, fara inregistrarea facturilor (tinand cont ca societatea A este platitoare de TVA, iar la momentul emiterii facturilor nu era platitoare)? Care este monografia contabila pentru a aduce acest sold al datoriei la zi, conform cu fisa primita de la societatea B?"

 

Raspuns: Ati procedat corect solicitand o fisa de furnizor si tot ce ne mai ramane de facut este sa inregistram aceste sume in contabilitate pentru a avea soldurile reconciliate.

 

Neinregistrarea documentelor, implicit facturilor emise de furnizori, in contabilitatea unei societati constituie o eroare contabila conform pct. 66 din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 1802/2014. Potrivit acestuia, erorile din perioadele anterioare sunt omisiuni si declaratii eronate cuprinse in situatiile financiare ale entitatii pentru una sau mai multe perioade anterioare rezultand din greseala de a utiliza sau de a nu utiliza informatii credibile care:

a) erau disponibile la momentul la care situatiile financiare pentru acele perioade au fost aprobate spre a fi emise;

b) ar fi putut fi obtinute in mod rezonabil si luate in considerare la intocmirea si prezentarea acelor situatii financiare anuale.

 

Potrivit pct. 67, corectarea erorilor aferente exercitiului financiar curent se efectueaza pe seama contului de profit si pierdere.

Corectarea erorilor semnificative aferente exercitiilor financiare precedente se efectueaza pe seama rezultatului reportat (contul 1174 "Rezultatul reportat provenit din corectarea erorilor contabile").

 

Erorile nesemnificative aferente exercitiilor financiare precedente se corecteaza, de asemenea, pe seama rezultatului reportat.

 

Totusi, potrivit politicilor contabile aprobate, erorile nesemnificative pot fi corectate pe seama contului de profit si pierdere.

 

Erorile nesemnificative sunt cele de natura sa nu influenteze informatiile financiar-contabile.

 

Se considera ca o eroare este semnificativa daca aceasta ar putea influenta deciziile economice ale utilizatorilor, luate pe baza situatiilor financiare anuale.

 

Analizarea daca o eroare este semnificativa sau nu se efectueaza in context, avand in vedere natura sau valoarea individuala ori cumulata a elementelor.

 

Astfel, factura neinregistrata in contabilitate la data primirii poate fi evidentiata in conturile de cheltuieli (ct. 609), la data la care s-a descoperit eroarea, sau pe seama rezultatului reportat (ct. 1174).

 

Va recomand ca inregistrarea sa se faca la data descoperirii erorii, eventual in baza unui referat semnat de administrator.

Cat despre modalitatea de inregistrare a facturilor, va confirm ca societatea din speta noastra poate inregistra tot soldul, sub forma unei note contabile de corectie, cum ar fi: 609 sau 1174 = 401.Analitic furnizor.

 

Cu toate acestea, in functie de programul de contabilitate folosit, ma gandesc sa nu impacteze fisele de partener daca aceste facturi se inregistreaza sub forma unei note contabile si nu se inregistreaza distinct ca si facturi. Orice varianta ar utiliza societatea, sfatul meu este sa verifice inca o data fisa de furnizor dupa inregistrarea corectiei, ca sa se asigure ca fisa este reconciliata.

 

Avand in vedere ca societatea era neplatitoare de TVA la momentul exigibilitatii facturilor, societatea nu avea drept de deducere a TVA. Insa, sa nu uitam ca trecerea de la neplatitor, la platitor de TVA, genereaza in principal dreptul la ajustarea taxei deductibile pentru o serie de bunuri/servicii pentru care dreptul de deducere a taxei nu a putut fi exercitat pe perioada regimului special de scutire. (Art.310 alin. (11) Cod fiscal).

 

d) achizitiilor de bunuri si servicii care urmeaza a fi obtinute, respectiv pentru care exigibilitatea de taxa a intervenit inainte de data trecerii la regimul normal de taxa si al caror fapt generator de taxa, respectiv livrarea/prestarea, are loc dupa aceasta data.

 

Ajustarile efectuate se inscriu in primul decont de TVA depus dupa inregistrarea in scopuri de taxa conform art. 316 din Codul fiscal.

 

Astfel, daca societatea din speta noastra a ajustat TVA-ul pentru soldul de 40.000 lei la momentul inregistrarii in scopuri de TVA, atunci aceste facturi ulterioare vor fi inregistrate cu TVA, cu titlu de corectie.

 

Daca, in schimb, societatea nu a ajustat TVA-ul pentru acest sold la momentul inregistrarii in scopuri de TVA, atunci facturile nu vor fi inregistrate cu TVA, societatea neavand un TVA de ajustat in acest caz. Intreaga valoare a facturilor va fi inregistrata in contul 609 sau 1174, in functie de politicile contabile adoptate de catre societate.