O societate de contabilitate incheie cu clientii sai doua categorii de contracte de prestari servicii, respectiv un contract avand ca obiect prestarea serviciilor de contabilitate si un contract distinct privind operarea si transmiterea datelor in REGES. Avand in vedere natura acestor servicii, executarea contractelor presupune, in mod inevitabil, accesarea si prelucrarea unor date cu caracter personal. In acest context, in cele ce urmeaza, prezentam un model de nota de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal.
Societatile de contabilitate sunt persoane imputernicite. Regulamentul privind protectia datelor cu caracter personal defineste persoana imputernicita de operator ca fiind persoana fizica sau juridica care prelucreaza date cu caracter personal in numele operatorului, ipoteza in care dumneavoastra, din situatia descrisa, va aflati. In calitate de persoana imputernicita aveti obligatia de a prelucra datele in baza unor instructiuni scrise (contract sau alt act juridic) emise de operator sau convenite cu acesta.
Aceste instructiuni sunt importante intrucat reprezinta singura dovada ca v-ati respectat obligatiile cu privire la protectia datelor cu caracter personal si ca ati actionat in limitele stabilite. Cu alte cuvinte, daca actionati in limitele trasate in principal de operator/convenite cu acesta, operatorul nu ar putea sa va aduca ulterior reprosuri care sa se circumscrie unor eventuale prelucrari nelegale ale datelor cu caracter personal.
De asemenea, Regulamentul prevede ca aceste instructiuni sunt obligatorii pentru imputerniciti si ar trebui sa prevada, in esenta, urmatoarele aspecte:
-
obiectul si durata prelucrarii
-
natura si scopul prelucrarii
-
tipul de date cu caracter personal
-
categoriile de persoane vizate si obligatiile si drepturile operatorului
Asadar, acest contract/acord/anexa nu doar ca este cerut de lege, dar va protejeaza in fata unui eventual control sau litigiu.
1. Identitatea Operatorului: [Numele firmei dvs.], cu sediul in [Adresa], CUI [Codul unic].
2. Categoriile de date prelucrate Nume, prenume, CNP, serie si numar CI/pasaport, adresa de domiciliu/resedinta, date de contact (telefon, e-mail), semnatura, calitate detinuta (asociat, administrator, PFA), si, dupa caz, alte date necesare.
3. Scopurile prelucrarii:
-
Prestarea serviciilor de consultanta si secretariat conform contractului.
-
Facturare si comunicare administrativa.
-
Indeplinirea obligatiilor legale ce revin operatorului (arhivare, raportari, evidente contabile aferente serviciilor prestate).
4. Temeiul juridic al prelucrarii
-
executarea contractului/demersurilor precontractuale la cererea dumneavoastra (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR);
-
indeplinirea unor obligatii legale ale operatorului (art. 6 alin. 1 lit. c GDPR);
-
interesul legitim al operatorului, atunci cand este cazul (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR)
Prelucrarea datelor dumneavoastra nu se bazeaza pe consimtamant, cu exceptia situatiilor expres mentionate (ex. transmiterea de informari/oferte comerciale), pentru care va vom solicita separat acordul.
5. Destinatari datelor: Autoritati publice (ANAF, ITM), banci, furnizori de software (ex: platforme de contabilitate/Reges).
6. Drepturile persoanei vizate (conform Art. 12-22 GDPR):
-
Dreptul de acces: Sa obtineti confirmarea ca va prelucram datele.
-
Dreptul la rectificare: Sa solicitati corectarea datelor inexacte.
-
Dreptul la stergere ("de a fi uitat"): In conditiile legii, cand datele nu mai sunt necesare.
-
Dreptul la restrictionarea prelucrarii.
-
Dreptul la portabilitatea datelor.
-
Dreptul la opozitie.
-
Dreptul de a depune o plangere la ANSPDCP.
7. Perioada de stocare: Datele vor fi pastrate pe durata valabilitatii contractului si ulterior conform obligatiilor legale de arhivare (ex: 5 ani pentru documente contabile).
8. Caracterul obligatoriu al furnizarii datelor Furnizarea datelor este necesara pentru prestarea serviciilor solicitate; refuzul furnizarii poate face imposibila intocmirea si depunerea documentatiei.
Data: ____________Semnatura de luare la cunostinta: ______________
In cazul asociatiilor sau entitatilor care solicita copii dupa actele de identitate, acest lucru poate fi considerat excesiv daca verificarea vizuala este suficienta.
B. CLAUZE MINIME DE INCLUS IN CONTRACT - pentru serviciile de HR/payroll (Reges, state de plata, pontaje)
Aici firma dumneavoastra este IMPUTERNICIT (procesator), iar firma client este OPERATORUL datelor angajatilor.
Aceste clauze se ataseaza la contractul de prestari servicii cu fiecare firma client, conform art. 28 GDPR - nu se cere consimtamantul angajatilor, temeiul prelucrarii salariale fiind legal/contractual.
Obiectul prelucrarii: intocmirea si gestionarea statelor de plata, a pontajelor si a evidentelor Revisal/Reges pentru personalul Beneficiarului.
Durata prelucrarii: pe durata contractului de prestari servicii si, ulterior, pe perioada de arhivare prevazuta de lege.
Natura si scopul prelucrarii: procesare de date salariale si de pontaj in scopul indeplinirii obligatiilor legale ale Beneficiarului ca angajator (calcul salarii, raportari ITM/ANAF, evidenta Revisal).
Categoriile de date prelucrate: nume, prenume, CNP, adresa, date bancare (IBAN), functie, tip contract, program de lucru, concedii, absente, date privind incapacitatea temporara de munca (daca e cazul).
Categoriile de persoane vizate: angajatii Beneficiarului.
Obligatiile Imputernicitului (firma dumneavoastra):
-
prelucreaza datele exclusiv pe baza instructiunilor scrise ale Beneficiarului;
-
asigura confidentialitatea persoanelor autorizate sa acceseze datele;
-
implementeaza masuri tehnice si organizatorice adecvate de securitate (art. 32 GDPR);
-
nu subcontracteaza prelucrarea fara acordul prealabil scris al Beneficiarului;
-
sprijina Beneficiarul in raspunsul la cererile persoanelor vizate si in notificarea eventualelor incidente de securitate, fara intarzieri nejustificate;
-
la incetarea contractului, sterge sau returneaza datele, la alegerea Beneficiarului, cu exceptia cazului in care legea impune pastrarea lor.
C. CONSIMTAMANT (optional doar pentru scopuri care NU se bazeaza pe executarea contractului, ex. marketing)
Prin bifarea/semnarea de mai jos, imi exprim in mod liber, specific, informat si lipsit de ambiguitate acordul ca [Denumire firma] sa imi prelucreze datele de contact (nume, e-mail, telefon) in scopul transmiterii de informari despre serviciile oferite.
Sunt de acord Nu sunt de acord
Imi pot retrage oricand acest consimtamant, fara a afecta legalitatea prelucrarii efectuate anterior retragerii, contactand [e-mail/telefon].
Nume si prenume: Data si semnatura:
Atentie! Recomandam ca varianta finala sa fie revizuita de un consultant/jurist GDPR inainte de folosire.
Esential pentru contabili - Monografii contabile complete
Monografie contabila achizitie echipamente pontaj angajati
Firmele care investesc in sisteme electronice de pontaj fie pe baza de card, fie pe baza de amprenta, trebuie sa stie ca o astfel de achizitie presupune un pachet mai complex de costuri - cartele de pontaj, implementarea si configurarea aplicatiei, licentele software si abonamentul de comunicare a datelor -, fiecare cu un tratament contabil distinct.In acest articol prezentam monografia contabila aplicabila pentru un astfel de sistem, pornind de la un exemplu concret.Reglementari cheieInainte de...
vezi AICI monografia << Achizitie panouri fotovoltaice: monografie contabila, tratament fiscal si regim TVA
Achizitia de panouri fotovoltaice de catre o societate presupune, dincolo de investitia propriu-zisa, o serie de aspecte contabile si fiscale care trebuie tratate corect: incadrarea panourilor in Catalogul mijloacelor fixe, inregistrarea in contabilitate, posibilitatea aplicarii scutirii de impozit pe profitul reinvestit si regimul de TVA corect. In acest articol, analizam toate aceste aspecte importante.Incadrarea panourilor fotovoltaice in Catalogul mijloacelor fixePanourile fotovoltaice nu se...
vezi AICI monografia << Lichidare Societate cu Transfer Imobil catre Asociat: Monografie Contabila
Distribuirea unui imobil in cadrul operatiunii de lichidare implica atat inregistrari contabile specifice, cat si analiza obligatiilor fiscale si, dupa caz, impozitarea veniturilor obtinute de asociat.In acest articol prezentam care este tratamentul fiscal aplicabil transferului unui imobil catre asociat in etapa lichidarii societatii, ce documente trebuie intocmite, care sunt monografiile contabile corespunzatoare si ce aspecte trebuie avute in vedere pentru a evita erorile ce pot genera...
vezi AICI monografia << Achizitii de bunuri si servicii din afara UE. Monografie contabila si tratament fiscal
Achizitiile de bunuri si servicii de la parteneri din afara Uniunii Europene implica o serie de particularitati fiscale si contabile pe care orice societate trebuie sa le trateze corect pentru a evita erori de raportare sau riscuri la un eventual control fiscal. De la incadrarea operatiunilor din perspectiva TVA si a taxarii inverse, pana la inregistrarile contabile specifice importurilor si serviciilor prestate de nerezidenti, fiecare tranzactie necesita o analiza atenta a documentelor...
vezi AICI monografia << Monografie contabila completa pentru florarii: vanzari, stocuri si flori degradate
Activitatea unui magazin de flori presupune o eviden contabil atent, având în vedere specificul produselor comercializate, caracterul perisabil al stocurilor i diversitatea operaiunilor economice desfurate zilnic. De la achiziia florilor i materialelor decorative, pân la vânzrile directe si online, toate aceste operaiuni trebuie înregistrate corect pentru a asigura o gestionare eficient a afacerii i respectarea obligaiilor fiscale.Vom prezenta in...
vezi AICI monografia << Monografie contabila Operatiuni de amanet - vanzarea bijuteriilor de aur
Operatiunile derulate de o casa de amanet genereaza inregistrari contabile specifice, care difera in functie de comportamentul clientului la scadenta contractului - rambursare, prelungire sau abandon al bunului - dar si in functie de destinatia ulterioara a bunului ramas in patrimoniul casei de amanet. Prezenta monografie acopera toate situatiile uzuale, inclusiv topirea bijuteriilor si vanzarea ca deseuri.Monografie contabila operatiuni casa de amanetPrimirea bunului in gestiune se reflecta in...
vezi AICI monografia << Monografie contabila agentie de turism
Activitatea unei agentii de turism implica operatiuni contabile specifice, generate de particularitatile acestui domeniu, precum vanzarea de pachete turistice, intermedierea serviciilor de transport si cazare sau aplicarea regimului special de TVA pentru agentiile de turism.In acest articol vom prezenta o monografie contabila aplicabila pentru agentiile de turism care vand pachete turistice si vom analiza si principalele aspecte fiscal- contabile ce trebuie avute in vedere de o agentie de...
vezi AICI monografia << Monografie contabila asociere in participatiune
Asocierea in participatiune reprezinta o forma frecvent utilizata de colaborare intre doua sau mai multe entitati, reglementata de Codul civil, prin care partile convin sa desfasoare impreuna o activitate economica si sa imparta veniturile si cheltuielile rezultate, fara a constitui o persoana juridica distincta. Din punct de vedere contabil si fiscal, acest tip de colaborare ridica numeroase intrebari practice privind evidenta veniturilor si cheltuielilor, tratamentul TVA si modul de reflectare...
vezi AICI monografia << Monografie contabila bunuri primite cu titlu gratuit
Atunci cand o societate primeste bunuri sau active cu titlu gratuit, fie de la furnizori, sponsori sau alte entitati, acestea trebuie inregistrate corect in contabilitate, respectand legislatia in vigoare.In acest articol vom analiza modul de inregistrare a acestor bunuri, principiile contabile aplicabile si monografia contabila pentru a evita erorile sau neconformitatile.Cum se face inregistrarea in contabilitate a bunurilorIata care sunt principalele aspecte ce trebuie avute in vedere la...
vezi AICI monografia << 
de Redactia Conta
Copyright Conta Online / Conta.ro 2006 - 2026. Toate Drepturile rezervate
