TOT ce trebuie sa stii despre pastrarea si arhivarea documentelor financiar-contabile

Expertul nostru prezinta in continuare cat timp trebuie sa pastram documentele financiar contabile: facturi de achizitie, NIR-uri, facturi de vanzare, deconturi de cheltuieli, ordine de deplasare, registre de casa cu documentele justificative, state si declaratii. 

 

De asemenea, este important de stiu si care este documentul in baza caruia se distrug/predau la arhiva, dar si alte operatiuni care presupun arhivarea si distrugerea documentelor financiar contabile.

 

 

 

Potrivit Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata:

 

Art. 23

(1) Persoanele prevazute la art. 1 (respectiv societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice) care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 10 ani.

 

(2) Persoanele prevazute la alin. (1) au obligatia sa asigure autoritatilor fiscale accesul la datele pastrate pe suporturi tehnice.

 

Art. 25

(1) Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.

 

(2) Prin exceptie de la prevederile alin. (1) se pot stabili, in mod justificat, prin ordin al ministrului finantelor publice, registrele de contabilitate si documentele justificative care se pastreaza timp de 5 ani*).

 

Cu privire la arhivarea documentelor, Ordinul 2634/2015 prevede:

 

"(C)Pastrarea si arhivarea registrelor da contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile

 

36.Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

 

Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

 

In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.

 

In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

 

37.Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.

 

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.

 

38.Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 39 si 40.

 

39.Documentele prevazute in anexa nr. 4 la ordin se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

 

Astfel, se pastreaza 5 ani urmatoarele:

 

1. Nota de receptie si constatare de diferente 14-3-1A

2. Bon de predare, transfer, restituire 14-3-3A

3. Bon de consum 14-3-4A

4. Bon de consum (colectiv) 14-3-4/aA

5. Lista zilnica de alimente 14-3-4/dA

6. Dispozitie de livrare 14-3-5A

7. Fisa de magazie 14-3-8

8. Lista de inventariere 14-3-12

9. Lista de inventariere 14-3-12/b

10. Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice) 14-3-12/a

11. Chitanta 14-4-1

12. Chitanta pentru operatiuni in valuta 14-4-1/a

13. Dispozitie de plata/incasare catre casierie 14-4-4

14. Borderou de achizitie 14-4-13

15. Borderou de achizitie (de la producatori individuali) 14-4-13/b

16. Decont pentru operatiuni in participatie 14-4-14

17. Ordin de deplasare (delegatie) 14-5-4

18. Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale) 14-5-4/a

19. Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe) 14-5-5

20. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale) 14-5-5/a

21. Nota de debitare-creditare 14-6-1A

22. Fisa de cont pentru operatiuni diverse 14-6-22

23. Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei) 14-6-22/a

24. Decizie de imputare 14-8-2

25. Angajament de plata 14-8-2/a

 

40.Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.

 

42.Arhivarea documentelor financiar-contabile in format hartie se face in conformitate cu prevederile legale si cu respectarea urmatoarelor reguli generale:

 

- documentele se grupeaza in dosare, numerotate si snuruite;

- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. Dosarele astfel arhivate se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

 

Evidenta documentelor in arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

 

43.Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei".

 

Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar contabile, al caror termen de pastrare a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei. Modalitatea prin care o societate poate proceda la eliminarea registrelor si documentelor financiar contabile al caror termen de pastrare a expirat, este cea prevazuta in procedurile proprii ale entitatii.

 

 

Raspuns oferit pe portalcontabilitate.ro de Mariana Prejbeanu - Expert contabil, Consultant fiscal, Auditor financiar.