5 documente frecvent utilizate in relatia cu angajatii

Departamentul de resurse umane a devenit in ultimii ani unul de sine statator, castigandu-si statutul prin constientizarea importantei tot mai mari a resursei umane. Chiar daca in unele companii acest serviciu este externalizat, iar in altele face parte integranta, departamentul de resurse umane aduce valoare prin cultura organizationala pe care o insufla si prin procedurile bine gandite si structurate.

Si in aceste proceduri, care in mare parte sunt standard, exista o circulatie a unor hartii si a unor documente cu care specialistul HR lucreaza. Cu toate acestea, Human Resourses s-a dezvoltat si a reusit sa tina pasul cu fenomenul digitalizarii. Actualmente, mare parte din documentele cu care se lucreaza in resurse umane sunt trecute in format electronic.

Exista aplicatii inteligente si de mare ajutor ce reusesc sa automatizeze intregul proces de la intrarea angajatului intr-o companie, pana la iesirea acestuia din organizatie.

 

Iata in continuare cateva exemple de documente standard des folosite in domeniul resurselor umane:

 

    1. Contractul individual de munca

 

Fara acesta, o persoana nu poate sa-si insuseasca statutul de angajat. In baza acestui act oficial, o persoana fizica, numita si salariat, se obliga sa presteze munca pentru si sub autoritatea unui angajator, in schimbul unei remuneratii numite salariu. Este documentul oficial prin care un angajat isi demonstreaza incadrarea legala intr-o organizatie. Contractul individual de munca poate fi pe durata nedeterminata, determinata, cu fractiune de norma sau poate fi contract prin agent de munca temporara.

 

    2. Fisa de post

 

Fisa postului este un document care insoteste mereu contractul individual de munca si in care sunt evidentiate postul, nivelul postului, atributiile si responsabilitatile salariatului ce sunt stabilite in conformitate cu regulamentul de organizare si functionare al organizatiei. Fiecare companie isi poate personaliza acest document si il poate adapta la necesitatile ei. Este utila atunci cand angajatorul si angajatul se pun de acord in legatura cu munca prestata de acesta din urma. 

 

    3. Dosarul personal al angajatului

 

Dosarul personal este un dosar fizic ce cuprinde toate documentele angajatului care au aparut pe parcursul recrutarii, selectiei, angajarii, derularii si incetarii contractului individual de munca. Chiar daca el este obligatoriu sa existe in format fizic, deoarece legea cere acest lucru, el poate fi in paralel si in format electronic. El trebuie pastrat intr-un mod ingrijit si in ordine dupa diferite criterii, alfabetic sau dupa un numar de marca. De asemenea, Legea Arhivelor Nationale solicita arhivarea dosarelor personale pe o perioada de 75 de ani. Dosarul personal al angajatului poate contine: contractul individual de munca, oferta de angajare, fisa postului, criteriile de evaluare, actele de identitate, acte privind starea civila, acte de studii, certificate de nastere copii, fisa de aptitudini medicale, permis de conducere, CV, adeverinte, acte aditionale etc.

 

    4. Actul aditional la contractul individual de munca

 

Este documentul prin care sunt mentionate modificarile intervenite in timpul executarii contractului individual de munca. El se numeroteaza in ordinea cronologica a intocmirii, raportat la contractul individual de munca pentru care se incheie. Pot aparea modificari legate de salariu, pozitie sau telemunca. 

 

    5. Fisa de evaluare a performantelor individuale 

 

Fisa de evaluare este un document in care se evidentiaza rezultatele obtinute in urma evaluarii performantelor individuale ale salariatilor. Se intocmeste in functie de criteriile de evaluare trecute in contractul individual de munca. De asemenea, in cadrul oricarei companii trebuie sa existe o procedura de evaluare prin care sunt determinate obiectivele fiecarui angajat, criteriile de evaluare, indicatori, note etc. De obicei, este recomandat ca evaluarea sa se faca o data pe an, pentru anul anterior.

 

Acestea sunt doar cateva din multitudinea de documente uzuale care se folosesc in relatia cu angajatii. Altele mai sunt: statul de plata, pontajul, securitatea si sanatatea in munca, adeverinte, cereri de concediu, concedii medicale, etc.

 

Sursa foto: pexels.com