Achizitie autoturism in leasing financiar: monografia contabila si aspecte la care sa fiti atenti

In acest studiu de caz, analizam monografia contabila a unei masini achizitionate prin leasing financiar de catre o societate platitoare de TVA si impozit pe profit si oferim informatii utile privind deductibilitatea cheltuielilor auto.

 

Intrebare: "O societate platitoare de TVA si impozit pe profit a achizitionat o masina prin leasing financiar. Care este monografia contabila a masinii si a leasingului? Toate cheltuielile legate de masina, reparatii, RCA, CASCO, combustibil sunt deductibile 50%, iar TVA este deductibila 50%? Care este monografia contabila a acestora?"

1. Inregistrare contravaloare autoturism- se inregistreaza in lei la cursul valabil la data procesului verbal de predare primire.

 2133 = 167

 

In creditul contului 167 se inregistreaza valoarea totala a bunului preluat in leasing financiar (avans + rate + valoare reziduala).

 

2. Plata avans:

 4093 = 5121

 

3. Inregistrare factura avans:

% = 404

167 – rata leasing

4426 - TVA deductibila aferenta ratei leasing

666 – cheltuieli cu dobanda

4426 - TVA deductibila aferenta dobanzii

668 – diferenta de curs

4426 - TVA deductibila aferenta diferentei de curs

 

si, concomitent, daca este cazul, se inregistreaza deducerea TVA(50% sau 100% in functie de scopul activitatii economice):

635 = 4426 TVA deductibila 50%/100% din TVA aferenta ratei de leasing

666 = 4426 TVA deductibila 50%/100%  din TVA aferenta dobanzii

668 = 4426 TVA deductibila 50% /100% din TVA aferenta diferentei de curs

 

4. Inregistrare avans platit:

404 = %

4093

765 - diferente de curs valutar

 

5. Inregistrare dobanda aferenta contractului de leasing, in cont extrabilantier

Debit cont 8051 Dobanzi de platit

 

6.Inregistrare lunara a contravalorii facturii aferente ratei scadente si dobanzii acesteia:

% = 404

167

4426 - TVA deductibila aferenta ratei leasing

666 – cheltuieli cu dobanda

4426 - TVA deductibila aferenta dobanzii

668 – diferente de curs

4426 - TVA deductibila aferenta comisioanelor

 

si, concomitent, daca este cazul, limitarea dreptului de deducere a TVA cu 50% sau cu 100%:

635 = 4426 TVA deductibila 50%/100%  din TVA aferenta ratei de leasing

666 = 4426 TVA deductibila 50%100%  din TVA aferenta dobanzii

668 = 4426 TVA deductibila 50%100% din TVA aferenta diferentelor de curs

La sfarsitul fiecarei luni, datoria din leasing evidentiata in contul 167 se evalueaza la cursul BNR si se inregistreaza diferentele de curs valutar aferente.

 

7. Inregistrare plata rate leasing:

404 Furnizori de imobilizari = 5121 Conturi la banci in lei

 

8. La sfarsitul contractului, se inregistreaza factura aferenta valorii reziduale:

% = 404

167

4426

 

si plata facturii aferente valorii reziduale:

404 Furnizori de imobilizari = 5121 Conturi la banci in lei

 

Inregistrare in Creditul contului 8051 "Dobanzi de platit" cu dobanda platita.

 

ATENTIE!

Cheltuiala maxim deductibila cu amortizarea este de 1.500 lei/luna in conformitate cu prevederile art. 28 alin. (14) din Codul fiscal.

 

Celelalte cheltuieli (RCA, CASCO, etc.) se inregistreaza in mod similar.

Utilizati contul 471 pentru inregistrarea cheltuielilor cu asigurarea si contul 613 pentru inregistrarea lunara a cheltuielii aferenta fiecarei luni din valoarea totala a politei. Aceasta se calculeaza in functie de nr de luni pe care este valabila polita.

 

Reparatiile auto se pot realiza fie in regie proprie, fie de catre un service autorizat.

 

Astfel, daca realizati aceste reparatii in regie proprie iar suma aferenta acestora reprezinta cheltuiala cu piesele de schimb si materiale consumabile auto, puteti inregistra direct pe cheltuiala in conturile 6024 - Cheltuieli privind piesele de schimb sau 6028 - Cheltuieli privind alte materiale consumabile, in functie de ce achizitionati.

 

Repararea in regie proprie a unui autoturism aflat in proprietatea societatii se face pe baza unei Decizii a Administratorului. De asemenea, trebuie sa intocmiti un deviz de lucrari care va cuprinde piesele de schimb consumate, orele de munca ale mecanicului si alte cheltuieli indirecte care se pot repartiza lucrarii respective.

 

Daca reparatiile auto se fac de catre un service autorizat in schimbul unei facturi pentru reparatii auto, in cadrul fiecarei facturi se va specifica valoarea pieselor de schimb si a materialelor consumabile, plus valoarea manoperei.

 

In acest caz, piesele de schimb si materialele consumabile puteti sa le inregistrati fie in contul 6024- Cheltuieli privind piesele de schimb, fie in contul 6028 - Cheltuieli privind alte materiale consumabile, in functie de tipul cheltuielii.Manopera se inregistreaza, de asemenea,  in contul 611- Cheltuieli cu intretinerea si reparatiile. Fiecare factura trebuie sa aiba atasat un devizul de lucrari care sa justifice cheltuielile.

 

Pentru carburant va sugerez urmatoarele inregistrari contabile:

1. achizitie carburant 3022 = 401

2. plata carburant 401 = 5121

3. consum carburant 6022 = 3022

 

In ceea ce priveste deductibilitatea cheltuielilor auto, art. 25 alin (3)  prevede la:

 

lit l) cheltuieli deductibile in procent de 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice, cu o masa totala maxima autorizata care sa nu depaseasca 3.500 kg si care sa nu aiba mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzand si scaunul soferului, aflate in proprietatea sau in folosinta contribuabilului.

 

Aceste cheltuieli sunt integral deductibile pentru situatiile in care vehiculele respective se inscriu in oricare dintre urmatoarele categorii:

vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgenta, servicii de paza si protectie si servicii de curierat;

vehiculele utilizate de agentii de vanzari si de achizitii;

vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plata, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;

vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plata, inclusiv pentru inchirierea catre alte persoane sau pentru instruire de catre scolile de soferi;

vehiculele utilizate ca marfuri in scop comercial.

Cheltuielile care intra sub incidenta acestor prevederi nu includ cheltuielile privind amortizarea.

 

In cazul cheltuielilor aferente vehiculelor rutiere motorizate reprezentand diferente de curs valutar inregistrate ca urmare a derularii unui contract de leasing, limita de 50% se aplica asupra diferentei nefavorabile dintre veniturile din diferente de curs valutar/veniturile financiare aferente creantelor si datoriilor cu decontare in functie de cursul unei valute, rezultate din evaluarea sau decontarea acestora si cheltuielile din diferente de curs valutar/cheltuielile financiare aferente;

 

lit m)  cheltuielile de functionare, intretinere si reparatii, aferente autoturismelor folosite de persoanele cu functii de conducere si de administrare ale persoanei juridice, deductibile limitat potrivit lit. l) la un singur autoturism aferent fiecarei persoane cu astfel de atributii.

 

Punctul 16 alin. (1) si (2) din Normele metodologice prevede ca:

 

(1) In sensul prevederilor art. 25 alin. (3) lit. l) din Codul fiscal, regulile de deducere, termenii si expresiile utilizate, conditiile in care vehiculele rutiere motorizate, supuse limitarii fiscale, sunt cele prevazute la pct. 68 din normele metodologice date in aplicarea art. 298 al titlului VII Taxa pe valoarea adaugata din Codul fiscal.

 

(2) Justificarea utilizarii vehiculelor, in sensul acordarii deductibilitatii integrale la calculul rezultatului fiscal, se efectueaza pe baza documentelor financiar-contabile si prin intocmirea foii de parcurs care trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii: categoria de vehicul utilizat, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

 

(3) In cadrul cheltuielilor aferente vehiculelor rutiere motorizate supuse limitarii fiscale se cuprind cheltuielile direct atribuibile unui vehicul, cum sunt: impozitele locale, asigurarea obligatorie de raspundere civila auto, inspectiile tehnice periodice, rovinieta, chiriile, partea nedeductibila din taxa pe valoarea adaugata, dobanzile, comisioanele, diferentele de curs valutar inregistrate ca urmare a derularii altor contracte decat cele de leasing. In cazul cheltuielilor reprezentand diferente de curs valutar inregistrate ca urmare a derularii unui contract de leasing, limita de 50% se aplica asupra diferentei nefavorabile dintre veniturile din diferente de curs valutar/veniturile financiare aferente datoriilor cu decontare in functie de cursul unei valute, rezultate din evaluarea sau decontarea acestora, si cheltuielile din diferente de curs valutar/cheltuielile financiare aferente.

 

De asemenea, la punctul 68 din Normele Metodologice, se precizeaza ca utilizarea in scopul activitatii economice a unui vehicul cuprinde, fara a se limita la acestea: deplasari in tara sau in strainatate la clienti/furnizori, pentru prospectarea pietei, deplasari la locatii unde se afla puncte de lucru, la banca, la vama, la oficiile postale, la autoritatile fiscale, utilizarea vehiculului de catre personalul de conducere in exercitarea atributiilor de serviciu, deplasari pentru interventie, service, reparatii, utilizarea vehiculelor de test-drive de catre dealerii auto.  Este obligatia persoanei impozabile sa demonstreze ca sunt indeplinite toate conditiile legale pentru acordarea deducerii, astfel cum rezulta si din hotararea Curtii Europene de Justitie in Cauza C-268/83 D.A. Rompelman si E.A. Rompelman - Van Deelen impotriva Minister van Financien.

 

ATENTIE!

Pentru deducerea integrala a cheltuielilor cu combustibilul, va trebui sa prezentati foaia de parcurs impreuna cu documentele financiar contabile si documentele justificative (ordin de deplasare si alte documente relevante deplasarii).

In concluzie, pentru deducerea cheltuielilor autoturismul trebuie sa fie in folosinta societatii, in baza unui contract de inchiriere sau de comodat. Daca autoturismul este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice toate cheltuielile legate de achizitionarea si functionarea acestuia sunt deductibile integral in baza documentelor justificative. In caz contrar, cheltuielile sunt deductibile 50%.