Asociatii de proprietari: studiu de caz privind gestionarea si arhivarea facturilor

Studiul de caz prezentat mai jos ofera o imagine clara a problemei arhivarii facturilor pentru asociatiile de proprietari, contribuind la o gestionare eficienta si conforma a documentelor contabile.

Intrebare: "Suntem o societate care administreza imobile de proprietari. Va rog sa imi comunicati in contexul modificarilor legislative cu privire la emiterea/primirea facturilor de la furnizori si conform legislatiei asociatilor de proprietari considerati ca trebuie sa avem arhiva fizica sau este suficienta arhiva electronica?"

 

Conform prevederilor Legii nr. 196/2018 privind infiintarea, organizarea si functionarea asociatiilor de proprietari si administrarea condominiilor

 

ART. 28

(1) Proprietarii din condominiu au dreptul sa fie informati in legatura cu toate aspectele ce privesc activitatea asociatiei, sa solicite in scris si sa primeasca copii dupa orice document al acesteia. Proprietarii care solicita copii dupa documentele asociatiei de proprietari vor suporta costul de multiplicare a acestora.

(2) In vederea bunei informari a proprietarilor, asociatia de proprietari amplaseaza la loc vizibil un avizier la care sunt afisate documente, in conformitate cu prevederile prezentei legi.

(3) Proprietarii din condominii au dreptul sa primeasca explicatii cu privire la calculul cotei de contributie la cheltuielile asociatiei de proprietari si, dupa caz, sa o conteste in scris in termen de 10 zile de la afisarea listei de plata. Presedintele asociatiei de proprietari este obligat sa raspunda, in scris, la contestatie in termen de 10 zile de la primirea acesteia.

(4) In cazul in care presedintele sau administratorul nu ia toate masurile necesare in scopul facilitarii accesului proprietarilor la documentele contabile sau la orice alt document al asociatiei de proprietari, conform legii, proprietarii au dreptul de a notifica despre aceasta comitetul executiv si cenzorul/comisia de cenzori. In situatia nesolutionarii sau a solutionarii necorespunzatoare a solicitarilor notificate in termen de 10 zile de la depunerea acestora, proprietarii se pot adresa compartimentelor prevazute la art. 10.

 

ART. 49

(6) In conditiile prevazute la art. 28, cu cel putin 3 zile inainte de adunarea generala, proprietarii au acces la toate documentele referitoare la executia bugetara pe anul trecut si la proiectul de buget pe anul in curs, precum si la orice alte documente necesare bunei desfasurari a adunarii generale.

 

ART. 55

(1) Comitetul executiv are urmatoarele atributii:

s) tine evidenta si raspunde de pastrarea in bune conditii a arhivei documentelor financiar-contabile ale asociatiei de proprietari;

Pentru inregistrarea in contabilitate

 

Formatul XML:

Obligatoriu: Inregistrarea facturilor in contabilitate trebuie realizata doar in baza fisierelor XML. Acestea contin toate informatiile necesare intr-un format structurat si sunt recunoscute ca fiind exemplarul original al facturii electronice, conform Ordonantei de Urgenta nr. 120/2021. Factura trebuie sa fie primita in format XML cu sigiliul Ministerului Finantelor.

Baza legala: Ordonanta de Urgenta nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind factura electronica in Romania specifica faptul ca fisierul XML este considerat exemplarul original al facturii (Art. 4, alin. 6).

 

Formatul fizic:

Optional: Formatul fizic este util pentru vizualizarea si prelucrarea manuala a facturilor, dar nu este suficient pentru inregistrarea in contabilitate fara fisierul XML. Trebuie sa generati factura in format fizic pe baza fisierului XML primit (descarcat din SPV).

Formatul XML:

Obligatoriu: Arhivarea in format XML este necesara pentru a asigura conformitatea legala si integritatea documentului.

Baza legala: Conform Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor electronice si Ordonantei de Urgenta nr. 120/2021, facturile electronice trebuie pastrate in format XML.

Formatul fizic:

In opinia mea : Obligatoriu, in cazul dvs.: Arhivarea in format fizic dar este recomandata pentru accesibilitate si usurinta de vizualizare si pentru inregistrarea manuala in contabilitate si pentru a asigura conformitatea cu legislatia asociatiilor de proprietari
 

Conform Legii nr. 196/2018 privind infiintarea, organizarea si functionarea asociatiilor de proprietari si administrarea condominiilor:

Dreptul proprietarilor la informatie: Proprietarii au dreptul sa solicite si sa primeasca copii dupa documentele asociatiei, suportand costurile de multiplicare (Art. 28, alin. 1).

Pastrarea arhivei documentelor: Comitetul executiv este responsabil de pastrarea in bune conditii a arhivei documentelor financiar-contabile ale asociatiei (Art. 55, alin. 1, lit. s).

Concluzie

Arhiva electronica in format XML este suficienta si obligatorie pentru conformitatea legala.

Arhiva fizica este recomandata pentru accesibilitate si pentru a respecta cerintele din Legea 196/2018.

Raspuns oferit in luna iulie 2024 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

Foto: pixabay.com