Ce trebuie sa contina Foaia de Parcurs pentru a deduce cheltuielile legate de autoturism?

Intrebare: In vederea exercitarii dreptului de deducere a taxei pentru cheltuielile legate de autoturisme, trebuie sa se intocmeasca foia de parcurs, care trebuie sa contina cel putin informatiile: categoria de vehicul utilizat, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi, norma proprie de consum pe kilometru parcurs.
 
Intrebare:
 
- ce se intelege prin scopul deplasarii? poate fi trecut: scop in interes personal sau in interes de business sau ce detalii trebuiesc mentionate?
- ce anume trebuie completat ca si "norma proprie de consum carburant pe kilomtru parcurs"?
 
Raspuns: Art. 145 indice 1 din Codul fiscal stabileste urmatoarele:
 
„(1) Prin exceptie de la prevederile art. 145 se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului de vehicule rutiere motorizate si a taxei aferente cheltuielilor legate de vehiculele aflate in proprietatea sau in folosinta persoanei impozabile, in cazul in care vehiculele nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice.
 
(2) Restrictia prevazuta la alin. (1) nu se aplica vehiculelor rutiere motorizate avand o masa totala maxima autorizata care depaseste 3.500 kg sau mai mult de 9 scaune, inclusiv scaunul soferului.
(3) Prevederile alin. (1) nu se aplica urmatoarelor categorii de vehicule rutiere motorizate:
a) vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgenta, servicii de paza si protectie si servicii de curierat;
b) vehiculele utilizate de agentii de vanzari si de achizitii;
c) vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plata, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;
d) vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plata, inclusiv pentru instruire de catre scolile de soferi;
e) vehiculele utilizate pentru inchiriere sau a caror folosinta este transmisa in cadrul unui contract de leasing financiar ori operational;
f) vehiculele utilizate ca marfuri in scop comercial.
(.....)”
 
Astfel cum prevede pct. 45 indice 1 alin. (2) din Titlul VI al Normelor metodologice de aplicare a Legii 571/2003 privind Codul fiscal, in cazul vehiculelor care sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice, in sensul art. 145 indice 1 alin. (1) din Codul fiscal, taxa aferenta cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului si cheltuielilor legate de aceste vehicule este deductibila conform regulilor generale prevazute la art. 145 si la art. 146-1471 din Codul fiscal, nefiind aplicabila limitarea la 50% a deducerii taxei. Utilizarea in scopul activitatii economice a unui vehicul cuprinde, fara a se limita la acestea:
 
• deplasari in tara sau in strainatate la clienti/furnizori,
• pentru prospectarea pietei,
• deplasari la locatii unde se afla puncte de lucru, la banca, la vama, la oficiile postale, la autoritatile fiscale,
• utilizarea vehiculului de catre personalul de conducere in exercitarea atributiilor de serviciu,
• deplasari pentru interventie, service, reparatii,
• utilizarea vehiculelor de test-drive de catre dealerii auto.
 
Este obligatia persoanei impozabile sa demonstreze ca sunt indeplinite toate conditiile legale pentru acordarea deducerii.
 
In vederea exercitarii dreptului de deducere a taxei orice persoana impozabila trebuie sa detina documentele prevazute de lege pentru deducerea taxei si sa intocmeasca foaia de parcurs care trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii:
 
• categoria de vehicul utilizat,
• scopul si locul deplasarii,
• kilometrii parcursi,
• norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.
 
Asadar, in vederea exercitarii dreptului de deducere a TVA aferenta cheltuielilor legate de vehiculele societatea are obligatia sa demonstreze ca sunt indeplinite toate conditiile legale pentru acordarea deducerii.
 
Aceasta trebuie sa intocmeasca foi de parcurs care sa cuprinda informatiile mai sus redate.
 
In foile de parcurs, la rubrica „scopul si locul deplasarii” se vor inscrie informatii legate de scopul si locul deplasarii din care sa rezulte ca autoturismul a fost utilizat in scopul activitatii economice ori in scop personal. In acest sens, apreciem ca pentru deplasarile in scop personal, la rubrica „scopul si locul deplasarii” se va inscrie „scop personal” iar pentru deplasarile efectuate in scopul activitatii economice se va inscrie scopul si locul deplasarii (spre exemplu – „Banca X – depunere OP-uri”, „S.C. X srl – negociere contract”, „Oficiul postal X – depunere/ridicare corespondenta” s.a ).
 
O alta informatie pe care trebuie sa o contina foile de parcurs este „norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs”. De regula, stabilirea normelor de consum este atributia unor comisii tehnice constituite in cadrul societatii. Normele de consum se pot stabili in functie de consumul mediu indicat de constructor in cartea tehnica a autoturismului, tinandu-se seama de toti factorii care influenteaza consumul, prin aplicarea coeficientilor de corectie si sporurilor pentru consumul de combustibil.
 
Metodologii de calcul a consumului normat de combustibil, in functie de tipurile de autoturisme (autoturisme destinate transporturilor de marfuri, microbuze, autoturisme s.a.), se regasesc in Normativul privind consumul de combustibil si ulei pentru automobile aprobat prin OMT 14/1982.