Corectie factura electronica: modalitatea de inregistrare a unei facturi storno

In situatia descrisa mai jos, Societatea A a primit o factura storno de la Societatea B pentru bunurile neconforme si s-a observat ca exista o discrepanta intre valoarea facturii pe format de hartie si valoarea inregistrata in sistemul RO e-Factura. Astfel, specialistul nostru ne va spune care sunt urmatorii pasi recomandati pentru a rezolva problema.

Intrebare: "Societate A platitoare de TVA, achizitioneaza in luna ianuarie 2024, bunuri de la societatea B si ea platitoare de TVA. La momentul receptiei se constata ca unele bunuri sunt neconforme si se solicita returl acestora. Societatea B emite factura storno pt. bunurile returnate. Se transmte factura catre societatea A pe format de hartie, unde valoarea si cantitatea coincid cu bunurile returnate. La descarcarea facturii din sistemul national RO e-Factura se constata ca factura nu are aceeasi valoare ca cea pe format de hartie. S-a comunicat furnizorului prin mesaj in sistemul e-Factura eroarea, insa in luna ianuarie furnizorul nu emite si nu transmite in sistemul e-Factura, factura de corectie. Care este modalitatea de inregistrare a acestei facturi storno?"

Raspunsul specialistului:

 

1. Comunicarea cu Furnizorul: Societatea A a procedat corect prin comunicarea erorii catre furnizor prin sistemul RO e-Factura.

 

2. Solicitarea emiterii facturii de corectie: Conform Articolului 6 din Procedura de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si Art. 330 din Codul Fiscal, furnizorul este obligat sa emita o factura de corectie in cazul unei erori. Factura de corectie trebuie sa fie transmisa in sistemul RO e-Factura si sa reflecte corect valorile si informatiile corecte ale tranzactiei.

 

Abordarea corecta pentru Societatea A este sa ia legatura cu Societatea B pentru a incerca sa rezolve problema intr-un mod amiabil. Comunicarea eficienta si colaborarea intre cele doua parti sunt esentiale pentru solutionarea acestei situatii. Astfel, Societatea A ar trebui sa contacteze Societatea B folosind un mijloc de comunicare oficial si documentat (e-mail, scrisoare cu confirmare de primire, etc.) pentru a explica situatia si a solicita emiterea si transmiterea corecta a facturii de corectie prin sistemul RO e-Factura. Este important sa se ofere toate detaliile necesare pentru a facilita intelegerea si solutionarea rapida a problemei de catre Societatea B.
 

In acest sens, Societatea A ar trebui sa furnizeze copii ale documentelor relevante, inclusiv factura storno primita pe format de hartie si capturi de ecran sau alte dovezi ale discrepantei observate in sistemul RO e-Factura, pentru a sustine solicitarea de corectie. In comunicare, Societatea A poate sublinia importanta solutionarii rapide a acestei probleme pentru ambele parti si pentru a asigura conformitatea cu reglementarile fiscale aplicabile. Este vital ca Societatea A sa pastreze un istoric complet al tuturor comunicatiilor cu Societatea B referitoare la aceasta problema, inclusiv e-mailuri, scrisori, note de discutii telefonice sau intalniri, ca dovada a eforturilor depuse pentru solutionarea amiabila a situatiei.

 

Daca Societatea B corecteaza si transmite factura de corectie in mod corespunzator prin sistemul RO e-Factura, Societatea A va trebui sa inregistreze aceasta corectie in contabilitatea sa, ajustand orice inregistrari anterioare pentru a reflecta situatia corectata.

 

Daca Societatea B nu raspunde sau nu rezolva problema intr-un mod satisfacator, Societatea A poate lua in considerare alte masuri, inclusiv consultarea cu un avocat sau contactarea autoritatilor fiscale pentru sprijin in relatia cu partenerul.

 

Intre timp, Societatea A poate proceda la inregistrarea in contabilitate a facturii primite pe suport de hartie, daca aceasta corespunde cu procesul verbal de receptie sau cu alte documente care reflecta realitatea tranzactiei. Acest pas este conform principiilor contabile, care cer ca inregistrarile sa reflecte realitatea economica a tranzactiilor.
 

Inainte de a inregistra factura in contabilitate, Societatea A trebuie sa verifice daca informatiile de pe factura pe suport de hartie corespund cu procesul verbal de receptie si cu realitatea tranzactiei. Aceasta include verificarea cantitatilor, preturilor, descrierii bunurilor si a altor termeni relevanti.
 

Dupa confirmarea conformitatii, factura poate fi inregistrata in contabilitatea Societatii A ca o datorie catre Societatea B, reflectand astfel achizitia de bunuri sau servicii conform conditiilor agreate.
 

Societatea A trebuie sa pastreze factura pe suport de hartie si  procesul verbal de receptie, ca dovada a tranzactiei si pentru a justifica inregistrarile contabile. In paralel cu inregistrarea in contabilitate a facturii pe support de hartie, este important ca Societatea A sa continue comunicarea cu Societatea B pentru a se asigura ca o factura identica (corectata) va fi transmisa si in sistemul RO e-Factura.
 

Prin urmare, Societatea A trebuie sa procedeze cu atentie, sa  asigure conformitatea inregistrarilor contabile cu documentele justificative si sa mentina o comunicare eficienta cu Societatea B pentru a asigura corectitudinea si uniformitatea informatiilor transmise atat pe suport de hartie, cat si in format electronic prin sistemul RO e-Factura.

 

Temei legal:

 

Procedura de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, din 05.11.2021 (Ordinul nr. 1365/2021 pentru aprobarea Procedurii de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura)

 

ARTICOLUL 6

 

Corectia facturii electronice

 

(1) In situatia unei facturi electronice emise in relatia B2B asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj, respectand structura publicata in documentatia tehnica prevazuta la art. 4 alin. (2).

(…)

(3) Factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul RO e-Factura.

(4) Corectia facturii electronice comunicate destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare. Factura electronica corectata se transmite in cadrul aceluiasi sistem RO e-Factura.

 

Codul fiscal (Legea 227/2015)
 

Art. 330. - Corectarea facturilor(1) Corectarea informatiilor inscrise in facturi sau in alte documente care tin loc de factura se efectueaza astfel:

a) in cazul in care factura nu a fost transmisa catre beneficiar, aceasta se anuleaza si se emite o noua factura;

b) in cazul in care factura a fost transmisa beneficiarului, fie se emite o noua factura care trebuie sa cuprinda, pe de o parte, informatiile din factura initiala, numarul si data facturii corectate, valorile cu semnul minus sau, dupa caz, o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, iar, pe de alta parte, informatiile si valorile corecte, fie se emite o noua factura continand informatiile si valorile corecte si concomitent se emite o factura cu valorile cu semnul minus sau, dupa caz, cu o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, in care se inscriu numarul si data facturii corectate.
 

(2) In situatiile prevazute la art. 287 furnizorii de bunuri si/sau prestatorii de servicii trebuie sa emita facturi, cu valorile inscrise cu semnul minus sau, dupa caz, o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative cand baza de impozitare se reduce sau, dupa caz, fara semnul minus sau fara mentiunea din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, daca baza de impozitare se majoreaza, care se transmit si beneficiarului, cu exceptia situatiei prevazute la art. 287 lit. d).
 

Foto: pixabay.com