search

Creante neincasate: Procedura si documentele necesare pentru scoaterea din evidentele contabile

Conform legislatiei din Romania, creantele neincasate mai vechi de 3 ani pot fi considerate prescrise daca nu s-au intreprins masuri legale pentru recuperarea acestora. Prescriptia acestor creante inseamna ca dreptul de a actiona in justitie pentru recuperarea lor se stinge dupa trecerea termenului de prescriptie, care este, in general, de 3 ani conform Codului Civil (art. 2.517). Termenul prescriptiei este de 3 ani, daca legea nu prevede un alt termen.

Creante neincasate: studiu de caz

Intrebare: "1. Avem clienti neincasati mai vechi de 3 ani pentru care nu s-au facut demersuri legale sau s-au facut demersuri partiale nefinalizate pentru recuperare creante.
 
2. Avem clienti neincasati cu scadente intre 1-3 ani in aceeasi situatie.
 
Care sunt actele de care avem nevoie pentru a-i sterge din evidentele contabile? Aceste cheltuieli sunt deductibile partial sau integral?"
 
Raspuns: In ceea ce priveste prescriptia datoriilor si creantelor comerciale in OMFP 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii, la pct. 28 se arata ca creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii care detin ponderea valorica in totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise.
 
Asa cum se prevede la pct. 39 din OMFP nr. 2.861/2009 pentru pierderile suferite ca urmare a expirarii termenelor de prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicita explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea urmaririi decontarii creantelor.
 
De asemenea la pct. 328 din Reglementarile contabile aprobate prin Ordinul 1802/2014 se precizeaza ca la scaderea din evidenta a creantelor si datoriilor ale caror termene de incasare sau de plata sunt prescrise, entitatile trebuie sa demonstreze ca au fost intreprinse toate demersurile legale, pentru decontarea acestora.
 
Potrivit prevederilor din Codul fiscal, art.25 alin.4 lit.h) Urmatoarele cheltuieli nu sunt deductibile: (...) pierderile inregistrate la scoaterea din evidenta a creantelor, pentru partea neacoperita de provizion, potrivit art. 26, precum si cele inregistrate in alte cazuri decat urmatoarele:
1. punerea in aplicare a unui plan de reorganizare confirmat printr-o sentinta judecatoreasca, in conformitate cu prevederile Legii nr. 85/2014;
2. procedura de faliment a debitorilor a fost inchisa pe baza hotararii judecatoresti;
3. debitorul a decedat si creanta nu poate fi recuperata de la mostenitori;
4. debitorul este dizolvat, in cazul societatii cu raspundere limitata cu asociat unic, sau lichidat, fara succesor;
5. debitorul inregistreaza dificultati financiare majore care ii afecteaza intreg patrimoniul;
 
Ca urmare, pentru creantele cu o vechime mai mare de 3 ani, la inventarierea efectuata in anul 2023, trebuie sa analizati care din aceste creante indeplinesc conditiile legale pentru a fi considerate prescrise.
in situatia in care vreti sa le scadeti din evidenta, puteti face acest lucru, dar ele vor fi o cheltuiala nedeductibila, neindeplinind conditiile de la art. 25 alin.4 lit. h pct. 1-5.
 
De regula, scoaterea din evidentele contabile a creantelor neincasate se face, cu ocazia inventarierii patrimoniului
 
Ca si procedura:
 
1. Organizarea inventarierii
a. Numirea comisiei de inventariere
Comisia de inventariere este numita de conducerea entitatii si este responsabila pentru desfasurarea procesului de inventariere. Comisia trebuie sa verifice toate activele si pasivele, inclusiv creantele si obligatiile fata de terti.

2. Verificarea creantelor si obligatiilor
a. Verificarea creantelor
Conform OMFP 2861/2009, punctul 28: Creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii care detin ponderea valorica in totalul soldurilor acestor conturi. Verificarea se face folosind "Extrasul de cont" (cod 14-6-3) sau punctajele reciproce scrise.

3. Identificarea creantelor prescrise
a. Analiza termenelor de prescriptie
Comisia de inventariere trebuie sa identifice creantele care au depasit termenul de prescriptie de 3 ani, conform Codului Civil (Art. 2.517), si pentru care nu s-au intreprins masuri legale de recuperare.
b. Solicitarea explicatiilor
Conform pct. 39 din OMFP 2861/2009: Pentru pierderile suferite ca urmare a expirarii termenelor de prescriptie, comisia de inventariere solicita explicatii scrise de la persoanele responsabile cu urmarirea decontarii creantelor.

4. Documentele necesare pentru scoaterea din evidenta a creantelor prescrise
 
a. Proces-verbal de constatare a imposibilitatii de recuperare a creantelor
  • Descriere: Acest document justifica scoaterea din evidenta a creantelor si detaliaza toate demersurile intreprinse pentru recuperarea acestora. Continut acesteia poate fi urmatorul:
  • Data si locul intocmirii procesului-verbal: Se specifica data si locul unde a fost intocmit documentul.
  • Numele si functia persoanelor care au intocmit documentul: Se mentioneaza persoanele care au participat la intocmirea procesului-verbal.
  • Descrierea detaliata a creantei: Include valoarea, numele clientului si data scadentei creantei.
  • Enumerarea actiunilor intreprinse pentru recuperare si rezultatele acestora: Detaliaza toate demersurile facute pentru recuperarea creantei, cum ar fi notificari trimise, actiuni legale initiate etc.
Concluzia finala: Se specifica faptul ca creanta este nerecuperabila si este supusa prescriptiei.

b. Decizie interna de scoatere din evidentele contabile . Continutul acesteia poate fi urmatorul:
  • Data si locul emiterii deciziei: Se mentioneaza data si locul emiterii.
  • Numele si functia persoanei care emite decizia: Persoana din conducere care emite decizia.
  • Referinta la procesul-verbal de constatare a imposibilitatii de recuperare: Se face referire la procesul-verbal intocmit anterior.
  • Mentionarea conturilor contabile din care se vor scoate creantele: Se specifica conturile contabile implicate.
  • Suma totala a creantei care va fi scoasa din evidenta: Valoarea totala a creantei care va fi eliminata din evidenta.
  • Aprobarea formala de catre conducerea companiei: Semnaturi si stampila companiei pentru aprobare.

c. Documente justificative
 
Documente care sustin procesul-verbal si decizia interna, oferind dovezi concrete ale demersurilor intreprinse pentru recuperarea creantei. De exemplu:
  • Scrisori de corespondenta cu clientul: Dovezi ale incercarilor de comunicare pentru recuperarea creantei.
  • Notificari oficiale: Notificari trimise clientului, inclusiv dovezi de primire.
  • Confirmari de primire: Dovezi ca solicitarile de plata au fost primite de client.
  • Procese-verbale ale actiunilor legale initiate: Documente ce atesta initierea procedurilor legale (cereri de chemare in judecata, hotarari judecatoresti).
  • Rapoarte de la firmele de recuperare a creantelor: Rapoartele furnizate de firmele de recuperare daca au fost utilizate aceste servicii.

Raspuns oferit in luna mai 2024 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

Foto: pixabay.com
 


Atentie, contabili!

Contabilitatea se schimba!
Completeaza adresa de email la care
vrei sa primesti Raportul Gratuit

E-Factura. E-Transport: Sanctiuni. Amenzi. Solutii practice