Exista numeroase domenii de activitate unde documentele pe hartie sunt utilizate zilnic. Insa, pe masura ce acestea se aduna intr-un numar mare, este esential sa le organizezi intr-un mod cat mai eficient. De altfel, atunci cand fiecare document este pus la locul lui, munca devine mai productiva si iti este mai usor sa gasesti ceea ce ai nevoie. Citeste in continuare pentru a afla ce metode de organizare ai la indemana.
Sorteaza documentele
Verifica ce fel de documente sunt folosite la birou si sorteaza-le in diferite categorii. Poate fi vorba de facturi, contracte, rapoarte sau orice alte tipuri de documente. Ca sa faci sortarea cat mai detaliata, poti chiar sa creezi si subcategorii. Mai exact, sa sortezi facturile in functie de client. Sau, pentru fiecare client in parte, sa creezi un dosar separat cu facturi, rapoarte si contracte. In acest fel iti este mult mai usor sa identifici documentele cand ai nevoie de ele.
Depoziteaza-le corect
Odata ce ai stabilit un plan pentru sortarea documentelor, poti sa treci la urmatorul pas. Mai exact, ai nevoie de suporturi pentru documente, dosare si alte instrumente care te ajuta sa tii documentele in ordine. Te poti orienta catre
produse Durable, care iti ofera o gama larga de optiuni pentru depozitarea documentelor.
Daca ai documente care nu se incadreaza intr-o anumita categorie, poti sa le depozitezi intr-un suport separat, pe care il etichetezi in functie de ceea ce contine. In plus, daca exista documente pe care nu le mai folosesti, poti sa le reciclezi folosind un distrugator de documente.
Pune-le in ordine
Odata ce ai stabilit categoriile si subcategoriile si ai la indemana suporturile necesare pentru documente, e timpul sa le pui in ordine. Daca, de exemplu, faci un dosar pentru un anumit client, pune documentele in ordine cronologica, de la prima factura si pana la cea mai recenta. In acest fel ai disponibil intregul istoric.
Ca sa iti fie cat mai util, poti sa optezi si pentru organizarea in ordine alfabetica, in functie de clienti sau tipul documentului. Daca te ajuta si mai mult, poti chiar sa stabilesti si o culoare pentru fiecare tip de document in parte. In acest fel poti sa le identifici vizual mai usor.
Eticheteaza corect
Majoritatea suporturilor pentru hartii au etichete pe care poti sa notezi numele clientilor sau tipul documentului. Aceasta reprezinta inca o modalitate prin care iti va fi mai usor sa identifici un document atunci cand ai nevoie de el.
Odata cu etichetarea poti sa folosesti si coduri de culori, asa cum am mentionat mai sus. Poti, de exemplu, sa notezi cu galben acele documente pe care trebuie sa le pui la dosar si cu verde documentele pe care le folosesti in mod regulat.
Redu cantitatea de documente
Atunci cand iti organizezi documentele, o sa gasesti acte, facturi sau contracte de care nu mai ai nevoie. Pe acestea poti sa reciclezi. Ramai astfel doar cu cele absolut necesare si reduci cantitatea de documente pe care trebuie sa le depozitezi la birou.
Poti chiar sa creezi un spatiu separat unde sa pui documentele de care nu ai nevoie si sa le reciclezi in mod regulat. Nu in ultimul rand, ai optiunea de a digitaliza o parte din documente. In acest fel le poti transmite mai usor catre clienti si nu mai e necesar sa ai un spatiu separat de depozitare la birou.
In concluzie, organizarea documentelor te ajuta sa lucrezi mai eficient si mai productiv. Sorteaza in categorii, eticheteaza si foloseste coduri de culori, apoi asigura-te ca ai la indemana suficiente suporturi si dosare pentru a le depozita. De asemenea, recicleaza orice document de care nu mai ai nevoie.
Sursa foto: Shutterstock
Esential pentru contabili - Monografii contabile complete
Cabinete veterinare: monografia contabila si regim TVA
Regim TVA pentru prestarea serviciilor veterinare | Monografia contabila servicii cabinete veterinare | Documentele primare pentru gestiune si consumCabinetele veterinare combina de obicei doua activitati: prestarea de servicii (consultatii, interventii, tratamente) si vanzarea de produse, precum hrana pentru animale, medicamente sau accesorii. In acest articol analizam care este monografia contabila aferenta serviciilor prestate de cabinetele veterinare si principalele reglementari cu privire...
vezi AICI monografia << Monografia contabila a unei case de schimb valutar
Functionare case de schimb valutar- cadru legal | Aspecte fiscale | Aspecte contabile | Monografia contabilaCasele de schimb valutar sunt societati autorizate pentru activitati de schimb valutar si functioneaza conform reglementarilor contabile generale, fiind considerate institutii financiare nebancare. In acest articol vom prezenta aspecte fiscal-contabile generale ale caselor de schimb valutar si exemple de monografii contabile pentru operatiunile desfasurate de aceste societati.Ce trebuie sa...
vezi AICI monografia << Monografie contabila comisioane aferente unui credit bancar
Contractarea unui credit bancar, in special in cazul liniilor de finantare mai complexe, vine adesea insotita de o serie de comisioane suplimentare, a caror inregistrare contabila corecta ridica frecvent semne de intrebare. Printre acestea se numara comisionul de angajament (perceput pentru suma netrasa din facilitate) si comisionul de administrare (amortizabil pe durata creditului), fiecare cu un tratament contabil si fiscal distinct, in functie de natura sa economica. In articolul de fata...
vezi AICI monografia << Cedarea si preluarea contractelor de leasing (novatie): monografie contabila si reglementari cheie
Cedarea si preluarea contractului de leasing financiar a devenit o practica tot mai intalnita in contextul economic dificil prin care trecem de ceva ani. Din punct de vedere juridic, aceasta operatiune poarta denumirea de novatie.In acest articol vom analiza ce inseamna din punct de vedere legal novatia si cum se inregistreaza in contabilitatea cedarea si preluarea contractelor de leasing.Ce este novatiaConform prevederilor art. 1609 din Codul civil, novatia se produce atunci cand un debitor nou...
vezi AICI monografia << Reducerea capitalului social: monografie contabila si reglementari cheie
Reducerea capitalului social este o operatiune care poate fi realizata cu respectarea prevederilor Legii nr. 31/1990. Fie ca este determinata de pierderi acumulate, fie ca raspunde altor nevoi ale societatii - precum retragerea unor asociati sau restituirea unei parti din aporturi -, operatiunea presupune parcurgerea unor pasi procedurali stricti si inregistrarea corecta in contabilitate a efectelor acesteia.Ce trebuie sa stii pe scurt:Modul de reflectare in contabilitate difera in functie de...
vezi AICI monografia << Monografie contabila achizitie echipamente pontaj angajati
Firmele care investesc in sisteme electronice de pontaj fie pe baza de card, fie pe baza de amprenta, trebuie sa stie ca o astfel de achizitie presupune un pachet mai complex de costuri - cartele de pontaj, implementarea si configurarea aplicatiei, licentele software si abonamentul de comunicare a datelor -, fiecare cu un tratament contabil distinct.In acest articol prezentam monografia contabila aplicabila pentru un astfel de sistem, pornind de la un exemplu concret.Reglementari cheieInainte de...
vezi AICI monografia << Achizitie panouri fotovoltaice: monografie contabila, tratament fiscal si regim TVA
Achizitia de panouri fotovoltaice de catre o societate presupune, dincolo de investitia propriu-zisa, o serie de aspecte contabile si fiscale care trebuie tratate corect: incadrarea panourilor in Catalogul mijloacelor fixe, inregistrarea in contabilitate, posibilitatea aplicarii scutirii de impozit pe profitul reinvestit si regimul de TVA corect. In acest articol, analizam toate aceste aspecte importante.Incadrarea panourilor fotovoltaice in Catalogul mijloacelor fixePanourile fotovoltaice nu se...
vezi AICI monografia << Lichidare Societate cu Transfer Imobil catre Asociat: Monografie Contabila
Distribuirea unui imobil in cadrul operatiunii de lichidare implica atat inregistrari contabile specifice, cat si analiza obligatiilor fiscale si, dupa caz, impozitarea veniturilor obtinute de asociat.In acest articol prezentam care este tratamentul fiscal aplicabil transferului unui imobil catre asociat in etapa lichidarii societatii, ce documente trebuie intocmite, care sunt monografiile contabile corespunzatoare si ce aspecte trebuie avute in vedere pentru a evita erorile ce pot genera...
vezi AICI monografia << Achizitii de bunuri si servicii din afara UE. Monografie contabila si tratament fiscal
Achizitiile de bunuri si servicii de la parteneri din afara Uniunii Europene implica o serie de particularitati fiscale si contabile pe care orice societate trebuie sa le trateze corect pentru a evita erori de raportare sau riscuri la un eventual control fiscal. De la incadrarea operatiunilor din perspectiva TVA si a taxarii inverse, pana la inregistrarile contabile specifice importurilor si serviciilor prestate de nerezidenti, fiecare tranzactie necesita o analiza atenta a documentelor...
vezi AICI monografia << 
de Redactia Conta
Copyright Conta Online / Conta.ro 2006 - 2026. Toate Drepturile rezervate