37^1. Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 din legea contabilitatii timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
4. Articolul 5, punctele 38 si 39 ale anexei nr. 1, precum si anexa nr. 4 se abroga.
Astfel, referitor la punctele 38 si 39 ale anexei 1 din OMFP 2634/2015 care au fost abrogate, acestea cuprindeau urmatoarele termene privind arhivarea documentelor:
38. Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 39 si 40.
39. Documentele prevazute in anexa nr. 4 la ordin se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
Insa, potrivit OMFP 1447/2023 care modifica si completeaza OMFP 2634/2015, punctul 40 nu a fost abrogat, prin urmare ramane inca in vigoare:
40. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.
Care sunt perioadele legale de pastrare a documentelor financiar-contabile ale unei societati comerciale, precum statele de plata, bilanturile si alte documente contabile? De asemenea, care este procedura legala de distrugere a documentelor pentru care a expirat termenul de pastrare?
Potrivit vechilor reglementari (OMFP 2635/2015):
Statele de salarii se pastrau 50 de ani;
Registrele contabile si situatiile financiare se pastrau 10 ani;
Facturi si alte documente justificative se pastrau 5 ani, cu exceptia facturilor de achizitii de bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani (ex. achizitii de imobilizari) care se pastrau pe durata de viata utila, adica pe dura amortizarii contabile.
Potrivit noilor reglementari intrate in vigoare la data de 24 mai 2023 prin OMPF 1447/2023:
Registrele contabile, situatiile financiare, statele de salarii, documentele justificative (facturi, deconturi, avize, CMR-uri etc.) se pastreaza 5 ani incepand cu data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite;
Documentele prin care se atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani (achizitii de imobilizari) se pastreaza pe durata de viata utila, adica pe dura amortizarii contabile.
Procedura arhivare documente contabile
Arhivarea pe suport hartie
Documentele se aranjeaza in dosare, in ordinea cronologica producerii sau inregistrarii in contabilitate.
Gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea.
Documentele financiar-contabile se grupeaza in dosare, de maximum ....300....... file.
Documentele financiar-contabile se grupeaza anual, nu pe perioade mai mari.
La gruparea documentelor se urmareste asezarea documentelor de acelasi fel, cu acelasi termen de pastrare, in ordine cronologica, de exemplu:
- facturi achizitie, facturi emise, avize de insotire, documente de gestiune interna - note de intrare-receptie, fise de magazie, bonuri de consum, bonuri de predare-primire etc.;
- se arhiveaza distinct documentele de achizitie a unor imobilizari corporale cu durata de viata mai mare de 5 ani, care trebuie pastrate pe durata de viata a acestora;
In cazul in care numarul de documente este redus, se pot grupa toate documentele Financiar-contabile emise si primite intr-un exercitiu financiar cu termen de arhivare 5 ani.
Dosarele se snuruiesc si se leaga.
Filele se numeroteaza.
Prima fila din dosar va purta numarul 1.
Numerele se inscriu cu pasta pe fiecare fila intr-un loc vizibil (centru, colt, sus, jos).
Urmatoarele informatii se inscriu pe coperta fiecarui dosar:
-denumirea societatii;
-continutul dosarului-tip, documente (facturi, state, note contabile etc.);
-perioada in care au fost emise documentele (data initiala si data finala);
-numarul de file;
-termenul de pastrare al documentelor cuprinse in dosar conform prevederilor legale.
Dosarele se predau la arhiva societatii.
Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente in al doilea an de la constituire, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire.
Dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare.
Evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.
Prin respectarea procedurilor de pastrare a documentelor in arhiva, societatea se asigura ca informatiile esentiale sunt accesibile in orice moment si in conditii de siguranta.
Arhivarea electronica - care este procedura de arhivare documente
Procedura de arhivare documente asigura o gestionare organizata si sistematica a informatiilor, respectand standardele legale. De asemenea, procedura de arhivare electronica contribuie semnificativ la reducerea spatiului fizic necesar pentru depozitarea documentelor, facilitand in acelasi timp cautarea si recuperarea acestora.
In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, cu modificarile ulterioare.
Nu este necesara semnarea electronica a arhivei.
Orice persoana fizica sau juridica are dreptul de a depune spre pastrare documente in forma electronica in cadrul unei arhive electronice.
Documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
Informatiile in format electronic vor fi stocate si pe dischete/CD-uri/stick-uri si vor avea aceleasi termene de pastrare ca si cele pe suport de hartie.
Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice.
Societatile trebuie sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite.
Orice societate poate decide locul de stocare a facturilor, cu conditia ca acestea sa fie puse la dispozitia autoritatilor competente fara nicio intarziere ori de cate ori se solicita acest lucru.
Locul de stocare a facturilor nu poate fi situat pe teritoriul unei tari cu care nu exista niciun instrument juridic referitor la asistenta reciproca sau la dreptul de a accesa documentele prin mijloace electronice, de a descarca si de a utiliza facturile respective.
Ca regula generala, societatile care au sediul activitatii economice in Romania au obligatia de a stoca pe teritoriul Romaniei facturile emise si primite, precum si facturile emise de client sau de un tert in numele si in contul sau.
Pot fi pastrate pe teritoriul altui stat facturile electronice pentru care societatea garanteaza accesul online organelor fiscale competente.
In situatia in care locul de stocare nu se afla pe teritoriul Romaniei conducerea societatii trebuie sa comunice organelor fiscale competente locul de stocare a facturilor.
Persoane responsabile
Pregatirea documentelor in vederea arhivarii acestora se efectueaza de catre persoanele care au produs/inregistrat in contabilitate respectivele documente justificative.
Primirea dosarelor in arhiva si inscrierea acestora in Registrul de evidenta al arhivei se vor executa de catre angajatii desemnati prin decizia administratorului.
Dispozitii finale
Procedura va fi adusa la cunostinta personalului care executa activitatea respectiva.
Procedura intra in vigoare la data de ................... .
Cum se face eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar contabile
Eliminarea din arhiva a documentelor
La expirarea timpului de pastrare se constituie o comisie sub conducerea administratorului care constata expirarea timpului de pastrare pentru anumite documente
Comisia este compusa din: presedintele comisiei, secretarul comisiei si un numar impar de membri din randul specialistilor proprii;
Comisia se intruneste anual in perioada ....1-30 martie... pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte. Hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal.
Comisia intocmeste un proces-verbal prin care constata:
- documentele al caror termen de arhivare s-a scurs;
- perioada din care acestea provin.
Se propune eliminarea documentelor din arhiva si distrugerea acestora.
Procesul-verbal este semnat si aprobat de administratorul societatii.
Pe baza procesului-verbal intocmit de aceasta comisie, insotit de inventarul documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare se procedeaza la eliminarea documentelor din arhiva.
Scaderea documentelor eliminate se consemneaza in Registrul de evidenta al arhivei.
Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor.
In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate.
Potrivit prevederilor legale documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice.
Raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.
*
Model de proces-verbal de eliminare a documentelor din arhiva
S.C. ............. S.R.L.
PROCES-VERBAL nr. din ....................
de eliminare a documentelor .............. din arhiva
Comisia de selectionare, numita prin Decizia nr. .......... din data........., selectionand documentele din anii ....... - .......... avizeaza ca dosarele din inventarele anexate sa fie inlaturate ca nefolositoare, expirandu-le termenele de pastrare prevazute de legislatia in vigoare.
Presedinte comisie, Membri,
..................... ..................... .....................
(numele si prenumele) (numele si prenumele)
Semnaturi..........
Distrugerea documentelor financiar contabile la expirarea termenului legal de arhivare
Documentele financiar-contabile care au depasit termenul legal de pastrare se distrug fie:
- de catre firma dvs. – se numeste o Comisie speciala in acest sens in conformitate cu procedura interna a societatii (la procedura de arhivare trebuie sa aveti si pasii/etapele de distrugere a acestor documente), se intocmeste un proces verbal cu privire la decizia de distrugere a documentelor care au depasit perioada legala de arhivare (vor fi enumerate intr-o anexa cu elemente minimale de identificare, inclusiv data emiterii si termenul legal de arhivare). Distrugerea poate fi efectiv realizata de angajati special numiti prin decizie interna
- de catre o firma specializata in baza deciziei de distrugere documente emisa de Comisia numita in acest sens. Documentele se vor preda la unitati specializate care vor prelua documentele respective si vor realizeaza aceasta operatiune de distrugere.
In baza Deciziei de distrugere se opereaza scaderea acelor documente din Registru de evidenta a arhivei.
de Redactia Conta
Copyright Conta Online / Conta.ro 2006 - 2026. Toate Drepturile rezervate
