Decontare transport salariati: atentie la justificarea sumelor folosite pentru transport!

Angajatii pot obtine un beneficiu privind decontarea transportului la si de la locul de munca. Angajatorul nu va plati taxe salariale daca acopera prezenta facilitate, atata vreme cat se specifica in mod clar conditiile si sumele alocate in contractul individual de munca si/sau in regulamentul intern al institutiei/societatii.

Intrebare: Transportul asigurat de companie pentru angajatii proprii la si de la locul de munca cu autoturism de serviciu si combustibil decontat de societate, poate fi deductibil 100%, daca exista foaie de parcurs si este stipulat in contractul de munca acest aspect ca si beneficiu? Beneficiul acesta se va transforma in avantaj de natura salariala si va fi prins in declaratia individuala al angajatului?

 

Raspuns: Firma trebuie sa intocmeasca lunar o foaie de parcurs pentru fiecare masina, in care se evidentiaza ca acestea sunt utilizate doar in scopuri de serviciu, inclusiv transportul de la domiciliu la locul de munca si invers.

 

Costurile cu carburantul pentru aceste masini, incluzand alimentarile cu cardul de carburant furnizat de firma, le veti inregistra pe contul 6022 si se va deduce TVA-ul aferent. Astfel, toate costurile asociate cu masinile de serviciu sunt 100% deductibile.

 

Astfel, o atentie deosebita trebuie acordata justificarii sumelor folosite pentru transport.

Asa cum ati precizat, daca societatea suporta cheltuielile cu transportul salariatilor la si de la locul de munca, al carui cuantum este demonstrat cu documente, acest serviciu nu reprezinta avantaj in natura pentru salariat.

 

Este vorba despre un venit neimpozabil pentru salariat si nu se suporta contributii sociale cu conditia ca decontarea acestor servicii de transport sa fie mentionate in contractul individual de munca sau in regulamentul intern, dupa caz.

 

Baza legala a netaxarii cu impozit si contributii sociale:

 

Art. 76 alin. (4) lit. a) Cod fiscal

- ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere/adoptie, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, precum si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern.

 

Asadar, in cazul vehiculelor utilizate pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca se considera ca vehiculul este utilizat in scopul activitatii economice atunci cand exista dificultati evidente in folosirea altor mijloace de transport adecvate, cum ar fi lipsa mijloacelor de transport in comun, decalajul orarului mijloacelor de transport in comun fata de programul de lucru al persoanei impozabile.

 

Reprezinta vehicule utilizate de angajator pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca vehiculele utilizate pentru transportul angajatilor de la resedinta acestora/locul convenit de comun acord la locul de munca, precum si de la locul de munca la resedinta angajatilor/locul convenit de comun acord.

 

Astfel, aceste tipuri de cheltuieli nu intra in categoria de cheltuieli sociale, ci sunt cheltuiali cu carburantii (cont 6022), iar costul transportului nu trebuie mentionat pe statul de plata.

 

In concluzie, transportul salariatilor la si de la locul de munca, este neimpozabil la salariat, in conditiile descrise mai sus, respectiv transportul acordat de angajator, iar suportarea contravalorii transportului la si de la locul de munca al salariatului trebuie sa fie inclusa in prevederile contractului de munca aplicabil sau in regulamentul intern.

 

Asadar, in situatiile in care cheltuiala cu transportul salariatilor nu intra in categoria cheltuielilor sociale:

 

- va fi evidentiata ca venit impozabil la salariat;

- va fi deductibila integral la angajator;

- se va declara in D 112 ca venit impozabil.

Foto: pexels.com