Deductibilitatea cheltuielilor de transport

Salariatilor detasati sau delegati sa indeplineasca anumite sarcini de serviciu in localitati situate la distante mai mari de 5 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca pe teritoriul Romaniei li se pot deconta cheltuielile de transport efectuate la ducere si la inapoiere.

Atentie: Cheltuielile de aceasta natura sunt considerate deductibile din punct de vedere fiscal in baza documentelor justificative.

Calatoriile pot fi efectuate:
– cu avionul;
– pe calea ferata;
– pe caile de navigatie fluviala;
– cu mijloace de transport in comun auto;
– cu mijloace de transport auto ale unitatii – la nivelul consumului lunar de combustibil stabilit potrivit legii;
– cu autoturismul proprietate personala – la nivelul a 7,5 l benzina/100 km parcursi si numai cu aprobarea conducerii unitatii;

Important de retinut: Se deduc si taxele de rezervare a locurilor – la nivelul tarifului.
Nu se admit la decontare urmatoarele tipuri de cheltuieli:
– taxe percepute suplimentar pentru bagaje personale;
– cheltuielile de transport ale persoanelor care au asigurat transportul gratuit de catre unitate;
– cheltuielile de transport pentru inapoiere in cazul in care salariatii, dupa terminarea delegarii sau detasarii, au ramas sa-si efectueze concediul de odihna sau datorita altor cauze de ordin personal.

Salariatii trimisi in strainatate pot sa calatoreasca cu trenul, autoturismul sau cu avionul, cheltuielile de transport care vor fi considerate deductibile din punct de vedere fiscal in acest caz fiind urmatoarele:
a) cheltuielile pentru transportul efectuat cu mijloacele de transport in comun la si de la aeroport, gara, autogara sau port, in cazul in care acestea sunt situate in alta localitate;
b) cheltuielile de transport efectuate in localitatea unde se executa delegarea sau detasarea, cu mijloacele de transport in comun, dus-intors, pe distanta dintre gara, aerogara, autogara sau port si locul delegarii sau detasarii ori locul de cazare;
c) cheltuielile de transport pe distanta dintre locul de cazare si locul delegarii sau detasarii;
d) taxele pentru trecerea podurilor;
e) taxele de traversare cu bacul;
f) taxele de aeroport, gara, autogara sau port;
g) alte taxe privind circulatia pe drumurile publice, prevazute de dispozitiile legale in vigoare.

Cheltuielile de transport se deconteaza si in urmatoarele cazuri:
a) persoana este chemata, inainte de terminarea misiunii, din localitatea unde se afla in delegare sau detasare;
b) persoana intrerupe delegarea sau detasarea si se inapoiaza in localitatea locului ei de munca obisnuit, din cauza incapacitatii temporare de munca, dovedita cu certificat medical.

Important de retinut: Sumele deductibile sunt:
– in cazul transportului cu avionul, indiferent de nivelul tarifului;
– in cazul calatoriei cu trenul – la nivelul tarifului la vagon de dormit, un loc in cuseta de 2-4 locuri;
– in cazul transportului cu mijloace auto – se admite la deducere in situatia in care cheltuielile totale care trebuie suportate de catre unitate sunt inferioare tarifelor practicate la calatoria cu avionul;
– pentru indeplinirea programului stabilit se pot inchiria, atat mijloace de transport in vederea deplasarii in grup, in interiorul tarii de destinatie, cat si diferite mijloace de comunicatii, cu acordul prealabil al conducatorului unitatii trimitatoare, decontarea cheltuielilor aferente urmand sa se faca, potrivit legii, pe baza de documente justificative.

In cazul personalului care se deplaseaza cu mijloace auto, inclusiv cu cele proprietate personala, unitatile trimitatoare vor avansa sumele necesare pentru plata carburantilor si a lubrifiantilor, tinand seama de consumul specific al acestora, precum si pentru plata taxelor rutiere, de transbordare sau a altor asemenea cheltuieli, inclusive asigurarea pentru raspunderea civila, respectiv cartea verde.

Atentie: In ceea ce priveste recunoasterea cheltuielilor de transport si cazare ale persoanelor fizice nerezidente detasate, actul normativ care reglementeaza detasarea salariatilor societatilor stabilite intr-un stat membru al Uniunii Europene sau al Spatiului Economic European este Legea nr. 344/2006 privind detasarea salariatilor in cadrul prestarii de servicii transnationale.

Prevederile acestei legi se aplica intreprinderilor stabilite intr-un stat membru al Uniunii Europene sau al Spatiului Economic European, care, in cadrul prestarii de servicii transnationale, detaseaza pe teritoriul Romaniei salariati cu care au stabilite raporturi de munca.

In sensul legii, prin salariat detasat se intelege salariatul care in mod normal lucreaza intr-un alt stat decat Romania, dar pentru o perioada de timp limitata isi desfasoara activitatea in Romania.

Prevederile Legii nr. 344/2006 se aplica in masura in care societatile stabilite in Comunitatea Europeana iau una dintre urmatoarele masuri cu caracter transnational:

a) detasarea unui salariat pe teritoriul Romaniei, in numele societatii si sub coordonarea acesteia, in cadrul unui contract incheiat intre societatea care face detasarea si beneficiarul prestarii de servicii care isi desfasoara activitatea in Romania, daca exista un raport de munca, pe perioada detasarii, intre salariat si intreprinderea care face detasarea;

b) detasarea unui salariat la o unitate situata pe teritoriul Romaniei sau la o intreprindere care apartine unui grup de intreprinderi, situata pe teritoriul Romaniei, daca exista un raport de munca, pe perioada detasarii, intre salariat si intreprinderea care face detasarea;

c) punerea la dispozitie a unui salariat, de catre o intreprindere de munca temporara sau agentie de plasare, la o societate utilizatoare stabilita sau care isi desfasoara activitatea pe teritoriul Romaniei, daca exista un raport de munca, pe perioada detasarii, intre salariat si intreprinderea de munca temporara sau agentia de plasare.

Important de retinut: In sensul legii, notiunea de salariat este cea reglementata in legislatia romana. Hotararea Guvernului nr. 104/2007 pentru reglementarea procedurii specifice privind detasarea salariatilor in cadrul prestarii de servicii transnationale pe teritoriul Romaniei, data in aplicarea Legii nr. 344/2006, prevede ca societatea care face detasarea si beneficiarul prestarii de servicii care isi desfasoara activitatea in Romania trebuie sa faca dovada existentei raportului de colaborare dintre ei numai prin contract incheiat in forma scrisa.

Societatea din Romania beneficiara a prestarilor de servicii are obligatia de a pune la dispozitia inspectorilor de munca, la cerere, contractul incheiat in forma scrisa.

Documentele care atesta detasarea cetatenilor straini pe teritoriul Romaniei trebuie sa contina inclusiv lista nominala a salariatilor detasati.

Societatea situata pe teritoriul Romaniei are obligatia de a detine aceste documente pe toata perioada in care utilizeaza salariati straini detasati si de a le pune la dispozitia inspectorilor de munca ori de cate ori sunt solicitate.

In situatia in care societatea straina detaseaza un salariat strain care este cetatean al unui stat nemembru al Uniunii Europene sau al Spatiului Economic European, aceasta va completa o declaratie, conform anexei nr. 2 din normele metodologice date in aplicarea legii, potrivit careia salariatul respectiv indeplineste conditiile legale de munca din statul membru al Uniunii Europene sau al Spatiului Economic European in care intreprinderea straina este stabilita.

Important de retinut: Exceptia de la aceste reguli se refera la lucrarile de montaj initial si/sau de prima instalare a unui bun, care fac parte integranta dintr-un contract de furnizare de bunuri, care sunt necesare pentru punerea in functiune a bunului furnizat si sunt executate de salariati calificati si/sau specializati ai intreprinderii furnizoare, daca durata detasarii este de cel mult 8 zile. Durata detasarii se calculeaza pe baza unei perioade de referinta de un an de la data inceperii detasarii. La calculul duratei detasarii se iau in considerare perioadele anterioare in care postul a fost ocupat de un lucrator detasat.