In studiul de caz de mai jos analizam situatia unei societati care desfasoara transporturi ocazionale de marfuri in Romania si in Uniunea Europeana si raspundem la doua aspecte esentiale: modalitatea corecta de inregistrare a conducatorilor auto in REGES si conditiile in care pot fi acordate diurna sau indemnizatia de mobilitate, cu respectarea prevederilor Codului muncii si ale Codului fiscal.
O societate care are ca obiect de activitate transportul de bunuri pe teritoriul tarii si in UE are angajati 4 conducatori auto. Transporturile au caracter ocazional si sunt efectuate la solicitarea clientilor (de exemplu: un transport in tara pe saptamana, doua transporturi in UE, transport de marfa la beneficiar).
1. Este corecta inregistrarea in REGES a conducatorilor auto ca salariati cu loc de munca fix (la sediul societatii) si cu program de lucru inegal?
2. Este corecta acordarea diurnei in tara la nivelul de 57,5 lei si, pentru transporturile in UE, la nivelul de 35 euro 2,5, cu respectarea plafonului lunar de trei salarii de baza?
Desi inregistrarea cu loc de munca fix la sediu este tehnic posibila in Reges, pentru soferi, specificul muncii presupune un loc de munca mobil.
Codul Muncii (Art. 17) obliga angajatorul sa mentioneze in CIM locul de munca, iar daca acesta nu este fix, trebuie precizat ca activitatea se desfasoara in locuri diferite.
In cazul unei societati care desfasoara transport intern si international de marfa, activitatea soferilor se incadreaza, in practica, de regula la salariati mobili, conform art. 25 din Codul muncii, deoarece acestia isi desfasoara activitatea permanent in afara unui loc de munca fix si prestarea muncii presupune deplasarea continua.
Activitatea de transport rutier este reglementata in principal prin OG nr. 27/2011 privind transporturile rutiere, Regulamentul CE nr. 561/2006 privind timpii de conducere si odihna, Conventia CMR, legislatia privind detasarea transnationala, Pachetul Mobilitate si HG nr. 38/2008 privind organizarea timpului de munca al persoanelor care efectueaza activitati mobile de transport rutier.
De asemenea, societatea trebuie sa detina licenta comunitara de transport, copiile conforme pentru vehicule si autorizatiile specifice emise de ARR pentru desfasurarea activitatii.
Mobilitatea este reglementata de art. 25 din Codul muncii, conform caruia:
„(1) Prin clauza de mobilitate partile in contractul individual de munca stabilesc ca, in considerarea specificului muncii, executarea obligatiilor de serviciu de catre salariat nu se realizeaza intr-un loc stabil de munca. In acest caz salariatul beneficiaza de prestatii suplimentare in bani sau in natura.
(2) Cuantumul prestatiilor suplimentare in bani sau modalitatile prestatiilor suplimentare in natura sunt specificate in contractul individual de munca.”
Astfel, daca, prin specificul activitatii, soferul se deplaseaza in mod obisnuit la clienti, in diferite localitati, iar in contractul individual de munca este prevazut ca acesta nu are un loc de munca stabil, salariatul este mobil. Deplasarile la clienti reprezinta, in acest caz, executarea obligatiilor de serviciu chiar la locul de munca stabilit prin clauza de mobilitate, iar salariatul beneficiaza de prestatiile suplimentare prevazute in contract, nu de diurna.
CJUE cauza C-266/14 Hotararea din 10 septembrie 2016 - Lucratorii nu au un loc de munca fix sau obisnuit, timpul de deplasare pe care acesti lucratori il consacra deplasarilor zilnice de la domiciliu la locurile in care se afla primul si, respectiv, ultimul client desemnati de angajator constituie timp de lucru .
HG 38/2008 defineste lucratorul mobil ca fiind orice angajat al unei intreprinderi care efectueaza transporturi rutiere publice si/sau in cont propriu si face parte din personalul implicat efectiv in operatiuni de transport rutier.
Daca salariatul are si sarcini de sofer si transporta marfa/materiale, trebuie verificat daca este lucrator mobil in sensul HG nr. 38/2008.HG nr. 38/2008 art. 2 alin. (1) se aplica persoanelor care efectueaza activitati mobile de transport rutier ce fac obiectul Regulamentului (CE) nr. 561/2006 sau AETR. Art. 3 alin. (1) lit. e) defineste lucratorul mobil ca angajat al unei intreprinderi care efectueaza transporturi rutiere publice si/sau in cont propriu si face parte din personalul implicat efectiv in operatiuni de transport rutier.
Art. 3 alin. (1) lit. a) din HG nr. 38/2008 include in activitatile de transport rutier conducerea autovehiculului, incarcarea si descarcarea, supravegherea incarcarii/descarcarii si alte activitati legate de siguranta vehiculului si a incarcaturii.
Ce reprezinta delegarea?
Delegarea reprezinta, potrivit art. 43 din Codul muncii:
„Delegarea reprezinta exercitarea temporara, din dispozitia angajatorului, de catre salariat, a unor lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiilor de serviciu in afara locului sau de munca.”
Prin urmare, salariatul este delegat atunci cand are stabilit in contract un loc de munca fix, de exemplu sediul societatii, si este trimis temporar sa execute lucrari la un client din alta localitate. In aceasta situatie beneficiaza de drepturile aferente delegarii, inclusiv de indemnizatia de delegare, potrivit art. 44 alin. (2) din Codul muncii.
Diferenta dintre cele doua situatii consta in faptul ca salariatul delegat isi desfasoara temporar activitatea in afara locului de munca stabilit in contract, in timp ce salariatul mobil se afla la locul sau de munca atunci cand se deplaseaza in aria geografica prevazuta prin clauza de mobilitate.
Asadar, pentru aceleasi zile de deplasare nu se pot cumula diurna si prestatia suplimentara aferenta clauzei de mobilitate.
Daca salariatul are loc de munca fix si este trimis ocazional la clienti, se aplica delegarea si se acorda diurna. Daca deplasarea la clienti reprezinta modalitatea obisnuita de executare a atributiilor si contractul contine clauza de mobilitate, se acorda prestatia de mobilitate, fara diurna.
In situatia incheierii unui contract de munca pentru un salariat mobil, contractul individual de munca trebuie sa prevada expres clauza de mobilitate, iar salariatul beneficiaza de prestatii suplimentare in bani sau in natura pentru aceasta mobilitate. Valoarea clauzei de mobilitate nu este stabilita prin lege, ci se negociaza intre parti si se mentioneaza in contractul individual de munca sau in actul aditional. De regula, suma se poate stabili fie ca suma fixa lunara, fie ca suma pe zi de activitate in deplasare, indiferent daca activitatea se desfasoara in Romania sau in alte state.
Pentru a rezista unui eventual control fiscal, angajatorul trebuie sa demonstreze ca activitatea este in mod real una mobila, iar indemnizatia de mobilitate este justificata prin atributiile salariatului si prin realitatea desfasurarii muncii pe teren. In lipsa unor elemente obiective care sa confirme caracterul mobil al postului, organele fiscale pot reconsidera suma ca venit salarial si o pot reincadra la impozitare si contributii sociale.
Pentru ca indemnizatia de mobilitate sa fie justificata, activitatea angajatului trebuie sa implice in mod real si permanent deplasari diferite, impuse de specificul muncii. ANAF poate considera justificata mobilitatea daca:
-sarcinile de serviciu se desfasoara in mod regulat la sediile sau obiectivele mai multor clienti;
-activitatea nu poate fi realizata integral la sediul angajatorului;
-locurile de executare a lucrarilor se modifica frecvent;
-salariatul are rol de supraveghere, coordonare, verificare sau asistenta tehnica in teren, pe multiple proiecte.
Daca salariatii din speta noastra se incadreaza in aceasta categorie, atunci societatea poate acorda indemnizatie de mobilitate, fara niciun risc de reconsiderare ca venit salarial din partea autoritatilor fiscale.
Daca in schimb deplasarile sunt doar ocazionale, determinate de situatii punctuale sau proiecte limitate, atunci forma corecta este delegarea, nu mobilitatea.
In cazul delegarii, in Reges se inregistreaza:
Locul de munca stabil exact cel din CIM.
Tipul contractului: functie de baza, norma intreaga.
NU se inregistreaza diurna ca element salarial.
Diurna NU este element de salarizare, deci nu se declara ca spor/adaos in Revisal.
In cazul caluzei de mobilitate, in Reges este obligatoriu:
La rubrica Alte clauze sa apara:
clauza de mobilitate,
cuantumul indemnizatiei.
Se bifeaza optiunea “mobil”, selectand judetul sediului si mentionand la „Alte detalii” aria de activitate (ex. „pe intreg teritoriul Romaniei si UE”).
Indemnizatia de mobilitate nu se declara ca spor salarial, ci ca drept distinct prevazut prin clauza contractuala.
In concluzie, pentru societatea de transport, alegerea intre diurna si indemnizatia de mobilitate trebuie facuta in functie de modul real de organizare a muncii soferilor.
In ceea ce priveste programul de lucru inegal
Potrivit art. 113 din Codul muncii, repartizarea timpului de munca in cadrul saptamanii este, de regula, uniforma, de 8 ore pe zi timp de 5 zile, cu doua zile de repaus.
La alin (2) se prevede ca, in functie de specificul unitatii sau al muncii prestate, se poate opta si pentru o repartizare inegala a timpului de munca, cu respectarea duratei normale a timpului de munca, de 40 de ore pe saptamana.
Astfel, programul de lucru este zilnic (uniform), daca numarul de ore este acelasi in fiecare zi, de exemplu de la 8:00 la 16:00. Programul de lucru este inegal, daca numarul de ore zilnic nu este acelasi.
Conform art. 118 din Codul muncii:
-
Angajatorul poate stabili programe individualizate de munca pentru toti salariatii, inclusiv pentru cei care beneficiaza de concediul de ingrijitor, cu acordul sau la solicitarea acestora, care pot avea o durata limitata in timp.
-
Programele individualizate de munca presupun un mod de organizare flexibil a timpului de munca.
-
Durata zilnica a timpului de munca este impartita in doua perioade: o perioada fixa in care personalul se afla simultan la locul de munca si o perioada variabila, mobila, in care salariatul isi alege orele de sosire si de plecare, cu respectarea timpului de munca zilnic.
-
Programul individualizat de munca poate functiona numai cu respectarea dispozitiilor art. 112 si 114.
-
Orice refuz al solicitarii prevazute la alin. (1) trebuie motivat, in scris, de catre angajator, in termen de 5 zile lucratoare de la primirea solicitarii.
-
Atunci cand programul individualizat de munca are o durata limitata, salariatul are dreptul de a reveni la programul de munca initial la sfarsitul perioadei convenite. Salariatul are dreptul sa revina la programul initial anterior incheierii perioadei convenite, in cazul schimbarii circumstantelor care au condus la stabilirea programului individualizat.
-
Prin mod de organizare flexibil a timpului de lucru se intelege posibilitatea salariatilor de adaptare a programului de lucru, inclusiv prin utilizarea formulelor de munca la distanta, a programelor de munca flexibile, programelor individualizate de munca sau a unor programe de munca cu timp redus de lucru.
Programul de lucru este flexibil atunci cand salariatul adapteaza orele de venire si de plecare. Din cele mai sus mentionate rezulta ca un program de lucru poate fi atat inegal, cat si flexibil, dar in REGES nu se pot alege ambele.
Daca salariatii isi aleg zilele/intervalul orar in care presteaza activitate, va recomand sa alegeti flexibil. Daca angajatorul stabileste programul de lucru, va sfatuiesc sa alegeti inegal.
Programul inegal trebuie specificat expres in contractul individual de munca (CIM).
Modul concret de stabilire a acestui program trebuie sa fie negociat prin contractul colectiv de munca sau, in lipsa acestuia, prevazut in regulamentul intern.
Pentru conducatorii auto, foaia de pontaj clasica nu este suficienta in caz de control. ITM si ISCTR (Inspectoratul de Stat pentru Controlul in Transportul Rutier) verifica datele descarcate din tahograf si de pe cardul tahograf al soferului. Timpul de munca, timpii de conducere si perioadele de odihna trebuie sa respecte strict Regulamentul (CE) nr. 561/2006 (timp maxim de conducere zilnica/saptamanala, pauze obligatorii etc.).
2. Acordarea si plafonarea diurnei in 2026
Asa cum am prezentat mai sus, salariatii delegati au dreptul la indemnizatie de delegare (diurna), iar salariatii mobili au dreptul la prestatiile suplimentare aferente clauzei de mobilitate. Pentru aceeasi deplasare si aceeasi perioada nu se acorda atat diurna, cat si indemnizatie de mobilitate, fiind necesar sa se stabileasca daca salariatul este delegat sau isi desfasoara activitatea in cadrul clauzei de mobilitate.
Diurna se acorda doar daca exista delegare/detasare (adica trimiterea salariatului in alta localitate decat cea prevazuta in CIM ca loc de munca).
-
Pentru soferii care se deplaseaza constant, in practica nu se mai folosesc ordine de deplasare zilnice, ci se justifica deplasarile prin foile de parcurs, contractele de transport si documentele aferente.
-
Diurna este supusa plafonului neimpozabil prevazut la art. 76 alin. (2) lit. k) Cod fiscal (2,5 nivelul stabilit pentru institutii publice, dar nu mai mult de 3 salarii de baza raportate la zilele lucratoare).
Clauza de mobilitate (art. 25 Codul muncii):
-
Se aplica atunci cand natura muncii implica deplasari frecvente (exact cazul soferilor).
-
Compensatia pentru mobilitate se acorda intr-o suma fixa sau procentuala, stabilita prin CIM sau prin act aditional.
-
Aceasta compensatie nu are natura diurnei si nu este conditionata de durata zilnica a deplasarii.
-
Fiscal: sumele acordate in baza clauzei de mobilitate sunt neimpozabile in limita plafonului de la art. 76 alin. (2) lit. k), iar ceea ce depaseste plafonul intra in baza de calcul a impozitului pe venit si a contributiilor sociale.
Daca introduceti clauza de mobilitate, trebuie sa o inscrieti in CIM (sau prin act aditional) si sa o transmiteti in Revisal ca beneficiu salarial distinct.
Suma poate fi:
fixa (ex. 1.500 lei/luna),
sau procentuala (ex. 10% din salariul de baza).
Important: nu trebuie sa fie zilnica sau variabila ca in cazul diurnei.
Daca acordati diurna
Atunci nu veti putea trece o suma fixa in Revisal, pentru ca indemnizatia difera in functie de zilele efective de deplasare.
In acest caz, veti intocmi documente justificative pentru delegare/detasare (in practica, pentru soferi se accepta foaia de parcurs + CMR + dispozitii interne de deplasare), si veti calcula plafonul neimpozabil zilnic.
Conform art. 76 alin. (2) lit. k) si art. 139 alin. (1) lit. j) din Codul fiscal intra in baza de calcul al impozitului pe venit si al contributiilor sociale indemnizatia de delegare, indemnizatia de detasare, inclusiv indemnizatia specifica detasarii transnationale, prestatiile suplimentare primite de lucratorii mobili prevazuti in Hotararea Guvernului nr. 38/2008 privind organizarea timpului de munca al persoanelor care efectueaza activitati mobile de transport rutier, cu modificarile ulterioare, precum si orice alte sume de aceeasi natura, altele decat cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare, primite de salariati potrivit legislatiei in materie, pe perioada desfasurarii activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate, in interesul serviciului, pentru partea care depaseste plafonul neimpozabil stabilit astfel:
(i)in tara, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatie, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat;
(ii)in strainatate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat.
Plafonul aferent valorii a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat se calculeaza prin raportarea celor 3 salarii la numarul de zile lucratoare din luna respectiva, iar rezultatul se multiplica cu numarul de zile din perioada de delegare/detasare/desfasurare a activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate;
Astfel, pentru determinarea diurnei neimpozabila se efectueaza doua calcule.
Dupa ce se efectueaza cele doua calcule se compara cele doua rezultate, iar rezultatul mai mic reprezinta diurna zilnica neimpozabila.
Cele doua calcule sunt:
1) 2,5 ori nivelul stabilit pentru institutii publice;
2) salariul de baza brut x 3/nr de zile lucratoare din luna deplasarii.
Rezultatul mai mic reprezinta diurna neimpozabila.
Documentele justificative pentru acordarea diurnei sunt Ordinul de deplasare (delegatie) si Decontul de cheltuieli care arata efectuarea deplasarii in interes de serviciu si durata acesteia, atat pentru deplasarile interne cat si pentru deplasarile externe.
Ordinul de deplasare si decontul de cheltuieli sunt reglementate prin OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
Astfel ordinul de deplasare se intocmeste de catre persoana care a mers in deplasare, iar termenul de intocmire se stabileste prin procedurile interne atat timp cat nu este unul reglementat de lege. Se semneaza de catre persoane indreptatite: titular, departament financiar contabil pentru verificare si corectitudine si de persoana care aproba decontul.
Pentru acordarea diurnei nu trebuie intocmite alte documente justificative. Valoarea acesteia se mentioneaza doar pe decontul de deplasare.
In D112 se declara la 8.4.6:
8.4.6. Prestatii suplimentare primite de salariati in baza clauzei de mobilitate neimpozabile, conform art. 76 alin. (4) lit. h) din Codul fiscal
Daca acordati idemnizatia de mobilitate
Daca salariatul intra in aceasta categorie, art. 76 alin. (2) lit. k) Cod fiscal este regula fiscala speciala.
“k) indemnizatia de delegare, indemnizatia de detasare, inclusiv indemnizatia specifica detasarii transnationale, prestatiile suplimentare primite de lucratorii mobili prevazuti in Hotararea Guvernului nr. 38/2008 privind organizarea timpului de munca al persoanelor care efectueaza activitati mobile de transport rutier, cu modificarile ulterioare, precum si orice alte sume de aceeasi natura, altele decat cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare, primite de salariati potrivit legislatiei in materie, pe perioada desfasurarii activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate, in interesul serviciului, pentru partea care depaseste plafonul neimpozabil stabilit astfel:
(i) in tara, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatie, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat;
(ii) in strainatate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat.
Plafonul aferent valorii a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat se calculeaza distinct pentru fiecare luna in parte, prin raportarea celor 3 salarii la numarul de zile lucratoare din luna respectiva, iar rezultatul se multiplica cu numarul de zile corespunzator fiecarei luni din perioada de delegare/detasare/desfasurare a activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate.”
In D112 se declara la 8.4.6:
8.4.6. Prestatii suplimentare primite de salariati in baza clauzei de mobilitate neimpozabile, conform art. 76 alin. (4) lit. h) din Codul fiscal
h) indemnizatia de delegare, indemnizatia de detasare, inclusiv indemnizatia specifica detasarii transnationale, prestatiile suplimentare primite de lucratorii mobili prevazuti in Hotararea Guvernului nr. 38/2008, cu modificarile ulterioare, precum si orice alte sume de aceeasi natura, primite de salariati potrivit legislatiei in materie, pe perioada desfasurarii activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate, in interesul serviciului, in limita plafonului neimpozabil stabilit la alin. (2) lit. k), precum si cele primite pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare.
Astfel, desi plafoanele fiscale de neimpozitare sunt similare, natura juridica a prestatiei difera.
Plafoane per zi (Regula 2.5 x nivelul pentru institutii publice):
-
Intern: Limita neimpozabila este de 57,50 lei/zi (2,5 x 23 lei).
-
Extern (UE): Limita neimpozabila este de 87,50 EUR/zi (2,5 x 35 EUR).
Plafonul celor 3 salarii de baza: Este obligatoriu ca suma totala a diurnelor neimpozabile intr-o luna sa nu depaseasca limita a 3 salarii de baza brute corespunzatoare numarului de zile de delegare. Orice suma care depaseste acest plafon (sau plafonul zilnic) va fi tratata ca venit salarial si taxata cu impozit pe venit, CAS si CASS.
Informatii oferite in luna iulie 2026 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.
de Redactia Conta
Copyright Conta Online / Conta.ro 2006 - 2026. Toate Drepturile rezervate
