e-Factura 2025: Schimbari esentiale si un exemplu practic pentru contabili

In facturile emise pentru operatiunile realizate in baza unor contracte de achizitii publice/sectoriale, de concesiune de lucrari si de concesiune de servicii, precum si, dupa caz, contracte de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii, se inscriu, in mod obligatoriu, codurile CPV corespunzatoare din nomenclatorul de referinta in domeniul achizitiilor publice, adoptat prin Regulamentul (CE) nr. 2.195/2002 al Parlamentului European si al Consiliului din 5 noiembrie 2002 privind Vocabularul comun privind achizitiile publice.

In relatia comerciala B2B, intre persoane impozabile stabilite in Romania, se vor transmite prin e-factura numai facturile emise pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii care au locul livrarii/prestarii in Romania.

 

Facturile simplificate se vor transmite prin sistemul e-factura. Nu se transmit prin e-factura  bonurile fiscale emise in conformitate cu prevederile Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, care indeplinesc conditiile unei facturi simplificate

 

Sunt exceptate de la obligatia transmiterii prin sistemul e-factura, facturile emise pentru livrari intracomunitare de bunuri, pentru care beneficiarul persoana impozabila stabilita in Romania comunica un cod de inregistrare in scopuri de TVA din alt stat membru.

 

In relatia B2C: ,, Livrarile de bunuri/Prestarile de servicii efectuate catre o persoana fizica care nu se identifica in relatia cu furnizorul/prestatorul prin niciun cod de identificare fiscala sau opteaza sa se identifice prin codul numeric personal se considera efectuate in relatia B2C. Daca beneficiarul, persoana fizica, nu se identifica prin niciun cod de identificare fiscala, facturile se emit utilizand un cod format din 13 cifre de zero in locul codului de identificare fiscala a beneficiarului.

Se abroga de la 1 ianuarie 2025  prevederile privind transmiterea in sistem a facturilor emise pentru vouchere de vacanta titularilor acestora de catre unitatile afiliate. avand in vedere ca toate facturile emise in relatia B2C vor fi raportate in sistem de la 1 ianuarie 2025.

NOU! Ghidul e-FACTURA. e-TRANSPORT. Noutati, obligatii, sanctiuni explica in detaliu implicatiile recentelor schimbari legislative, procedurile de urmat si toate subtilitatile utilizarii celor 2 noi sisteme. Parcurgeti aceasta lucrare si aflati exact ce obligatii aveti, ce erori puteti comite si cum sa evitati amenzile in 2025! Detalii aici >>

Intrebare: "In cazul unui furnizor care a emis facturi eronate catre beneficiar, s-a transmis mesaj de stornare in SPV, nu s-au stornat. Cum procedam? Inregistram in contabilitate sau nu aceste facturi?"

 

Raspuns: Primirea unei facturi poate fi refuzata de catre beneficiar in situatia in care serviciile facturate nu a fost prestate, ori atunci cand nu au fost respectate clauzele contractuale privind acceptarea situatiilor de lucrari.

 

Conform OUG 120/2021, facturile electronice transmise prin sistemul RO e-Factura sunt considerate documente fiscale valide doar dupa ce sunt primite si aprobate in sistemul national. Orice eroare de facturare trebuie rectificata de catre furnizor, iar factura corecta trebuie inregistrata in contabilitate.

 

Facturile emise incorect sau transmise eronat in sistemul RO e-Factura trebuie stornate si inlocuite cu facturi corecte.

 

La art. 4 alin. (7)-(10 ) din OUG 120/2021, se precizeaza ca:

(..)

(7) Data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura conform procedurii prevazute la art. 3 alin. (4). Data comunicarii este accesibila in sistem si emitentului facturii electronice.

(8) Factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

(9) In situatia unei facturi electronice asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice, inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin inscrierea unui mesaj in acest sens.

(10) Corectia facturii electronice comunicata destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare. Factura electronica corectata se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura.

 

Asadar, deoarece ati comunicat furnizorului refuzul facturii prin SPV acesta este obligat sa corecteze factura eletronica potrivit art. 330 din Codul fiscal.

 

La art. 330 alin. (1) lit. b) se precizeaza ca, corectarea informatiilor inscrise in facturi sau in alte documente care tin loc de factura se efectueaza astfel:

b) In cazul in care factura a fost transmisa beneficiarului, fie se emite o noua factura care trebuie sa cuprinda, pe de o parte, informatiile din factura initiala, numarul si data facturii corectate, valorile cu semnul minus sau, dupa caz, o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, iar, pe de alta parte, informatiile si valorile corecte, fie se emite o noua factura continand informatiile si valorile corecte si concomitent se emite o factura cu valorile cu semnul minus sau, dupa caz, cu o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, in care se inscriu numarul si data facturii corectate.

 

La alin. (2) se arata ca:

(2) in situatiile prevazute la art. 287 furnizorii de bunuri si/sau prestatorii de servicii trebuie sa emita facturi, cu valorile inscrise cu semnul minus sau, dupa caz, o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative cand baza de impozitare se reduce sau, dupa caz, fara semnul minus sau fara mentiunea din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, daca baza de impozitare se majoreaza, care se transmit si beneficiarului, cu exceptia situatiei prevazute la art. 287 lit. d).

Societatea dvs. care nu este de acord cu factura emisa de catre firma partenera, pe care a instiintat-o cu privire la refuzul facturii, inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, are urmatoarele optiuni in cazul in care partenerul nu raspunde la obiectii sau refuza stornarea:

 

1. Nu inregistreaza factura primita, avand ca justificare mesajul de refuz transmis furnizorului si clauzele contractuale;

 

2. Inregistreaza factura primita in evidenta contabila si fiscala dar o refuza la plata total sau partial, pana la corectarea acesteia. Refuzul trebuie notificat si motivat in scris, invocand neindeplinirea conditiei de acceptare a situatiei de lucrari, conform clauzelor contractuale.

 

Transmiterea facturilor prin sistemul national RO e-Factura este o conditie necesara, dar nu si suficienta pentru ca acestea sa constituie documente justificative ce stau la baza efectuarii platilor sau a inregistrarilor in contabilitate.

 

Conform art. 6 alin. (2) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz.

 

Pentru procedura de urmat in cazul litigiilor comerciale de orice natura, va recomand sa apelati la asistenta juridica specializata.

 

Recomand sa revizuiti cu atentie termenii stabiliti in contractele comerciale, care pot avea prevederi particulare referitoare la contestarea facturilor.