Eliminarea din arhiva a documentelor financiar-contabile: procedura de urmat

Pentru eliminarea documentelor financiar contabile din arhiva societatii, procedura urmata de distrugere a acestora, societatea trebuie sa intocmeasca proceduri proprii prin care sa stabileasca:

 

• cine este responsabil pentru aceasta decizie;

• modul de selectare a documentelor care pot fi eliminate la expirarea termenului de pastrare;

• tipul documentelor care pot fi eliminate, respecand prevederile O.M.F.P. nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, de exemplu, prevederile art. 40 conform carora "40. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora."

• sa constituie o comisie conform prevederilor pct. 43 din O.M.F.P. nr. 2634/2015 "43. Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

 

Spre exemplu, o societate comerciala, cu activitate din 1995, doreste sa caseze documentele din gestiune si financiar contabile aferente perioadei 1995-2017, prin predare la un centru de colectare hartii si cartoane. Vom afla daca este corect sa procedeze asa si care este procedura legala de casare a acestora documente, fara costuri suplimentare.

 

Prin ANEXA 4 din O.M.F.P. nr. 2634/2015, modificat si completat prin O.M.F.P. nr. 1447 din 2 mai 2023 pentru modificarea si completarea unor reglementari privind documentele financiar-contabile sunt reglementate DOCUMENTELE FINANCIAR-CONTABILE care se pastreaza timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata cu modificarile si completarile ulterioare. Acelasi termen este reglementat si pentru Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara conform prevederilor art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 modificat recent prin Legea nr. 36 din 11 ianuarie 2023 pentru modificarea Legii contabilitatii nr. 82/1991, precum si a Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale "Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii."

 

Aceste prevederi financiar contabile se completeaza cu cele de la art. 11 din Legea nr. 16 din 2 aprilie 1996 Republicata privind Legea Arhivelor Nationale prin care se reglementeaza procedura de eliminare a documentelor de catre fiecare "unitate creatoare de documente"

" (1) In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente functioneaza cate o comisie de selectionare, numita prin decizia sau ordinul conducatorului unitatii respective, fiind compusa din: un presedinte, un secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii. Aceasta comisie se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica; hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal, intocmit potrivit anexei nr. 5.

 (2) Procesul-verbal de selectionare, insotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum si de inventarele documentelor ce se pastreaza permanent, se inainteaza spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, in cazul creatorilor si detinatorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, in cazul celorlalti creatori si detinatori de documente.

 (3) Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor prevazute la alin. (2).

 (4) In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate."

 

Comisia trebuie sa aiba in vedere ca nu se recomanda eliminarea documentelor pentru care nu s-a implinit termenul de 10 ani deoarece conform prevederilor art. 110 din Codul de procedura fiscala"Obiectul, termenul si momentul de la care incepe sa curga termenul de prescriptie a dreptului de stabilire a creantelor fiscale
 

 (1) Dreptul organului fiscal de a stabili creante fiscale se prescrie in termen de 5 ani, cu exceptia cazului in care legea dispune altfel.

 (2) Termenul de prescriptie a dreptului prevazut la alin. (1) incepe sa curga de la data de 1 iulie a anului urmator celui pentru care se datoreaza obligatia fiscala, daca legea nu dispune altfel.

 (3) Dreptul de a stabili creante fiscale se prescrie in termen de 10 ani in cazul in care acestea rezulta din savarsirea unei fapte prevazute de legea penala.

 (4) Termenul prevazut la alin. (3) curge de la data savarsirii faptei ce constituie infractiune sanctionata ca atare printr-o hotarare judecatoreasca definitiva."

 

Deci, eliminarea documentelor prin casare/distrugere trebuie aprobata de catre aceiasi comisie desemnata in acest scop care, printre altele trebuie sa isi asume responsabilitatea ca documentele respective au depasit termenul de pastrare reglementat legal.

 

Avand in vedere ca anumite documente pot fi confidentiale, nu este recomandabil ca documentele respective sa fie predate unui centru de colectare a hartiilor din partea careia nu se va primi, in scris, o confirmare din care sa rezulte ca:
 

• societatea este specializata in distrugerea documentelor financiar-contabile;

• s-a asigurat confidentialitatea informatiilor inscrise in documentele predate;

• documentele respective au fost efectiv distruse.

In concluzie, consider ca pot fi predate/livrate contracost unei societatil specializate in colectarea hartiilor doar deseurile rezultate din distrugerea/casarea prin tocare documentelor financiar contabile, fara a se preda documentele ca atare. In acest caz, consider ca prin procedurile proprii se poate stabili ca documentele sa fi casate prin tocare/maruntire in cadrul societatii de catre o echipa/comisie desemnata in acest scop care sa dispuna de echipamentele necesare.
 

Raspuns oferit in luna august 2023 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

Foto: pixabay.com