File de contabilitate: Documentele utilizate pentru evidenta operativa a stocurilor

Operatiunile ocazionate de existenta si miscarea stocurilor se consemneaza in urmatoarele documente de evidenta operativa:

- pentru  operatiunile  de aprovizionare  de la furnizori:  comenzi,  contracte  economice,     confirmare  de contracte;
- pentru bunurile livrate de furnizori: aviz de insotire a marfii sau factura fiscala;
- pentru lipsurile constate la receptia transportului: proces-verbal de constatare;
- pentru receptia cantitativa efectuata de gestionar: nota de receptie si constatare de diferenta;
- pentru  evidenta  operativa  la magazie sau depozit: fisa de magazie (se intocmeste separat pentru fel, calitate sau sortiment de stocuri;
- pentru eliberarea materialelor din magazie: bon de consum, fisa limita de consum;
- pentru predarea la magazie a produselor obtinute din productia proprie si pentru transferul materialelor de la un loc de depozitare la altul: bonuri de predare-transfer, restituire;
- pentru  bunurile  trimise  spre prelucrare  la terti: aviz de insotire a marfii pe care se face mentiunea "pentru prelucrare la terti";
- pentru livrarea de produse si marfa: dispozitia de livrare, aviz de insotire, factura fiscala.

In cadrul unor decalaje intre vanzare si livrare a bunurilor, acestea se inregistreaza ca iesiri din unitate, nemaifiind in proprietatea acestora, astfel:

- bunuri vandute, facturate si nelivrate se evidentiaza distinct in gestiune, iar in contabilitate, in conturi in afara bilantului;
- bunuri livrate, dar nefacturate se inregistreaza ca iesire din gestiune, atat la locurile de depozitare, cat si in contabilitate, pe baza documentelor care confirma iesirea acestora din gestiune.

Contabilitatea analitica  a stocurilor

Aceasta se organizeaza folosind una din urmatoarele trei metode:

Metoda  operativ-contabila (pe solduri)

Metoda  cantitativ-valorica  a stocurilor  pe categorii  de stocuri  la locurile  de depozitare  (magazii, depozite etc.) cu ajutorul fisei de magazine. Preluarea in cursul lunii pe baza de borderou de predare a documentelor de intrare-iesire a stocurilor, dupa ce acestea au fost inregistrate in fisele de magazie si efectuarea unui control al inregistrarilor din fisele de magazie. intocmirea la sfarsitul lunii in contabilitate a registrului stocurilor, in care se inscriu urmatoarele:

- cantitatile de stocuri preluate din fisele de magazie;
- valorile stocurilor calculate prin inmultirea cantitativa cu preturile de facturare;
- totalurile valorice pe grupe, subgrupe, magazii, pe categorii de operatiuni de intrare si de iesire si pe conturile creditoare, respectiv debitoare;
- registrul stocurilor inlocuieste balanta analitica;
- aceasta metoda presupune renuntarea la fisele contabile analitice cantitativ-valorice distincte pe feluri de valori materiale.


Metoda cantitativ-valorica  (pe fise de cont analitice)

La locurile de depozitare se face inregistrarea cantitativa a intrarilor si iesirilor de stocuri in fisele de magazie. Contabilitatea primara pe baza de borderou de predare, documentele de intrare si iesire. La contabilitate se face inregistrarea documentelor  in fisele de cont analitice deschise pe feluri de valori materiale.

Periodic la contabilitate se efectueaza verificarea concordantei inregistrarilor din fisele de magazie cu cele din fisele de cont analitice. La sfarsitul lunii se face verificarea inregistrarilor din fisele de cont analitice cu situatiile din fisele de cont sintetice cu ajutorul balantei de verificare analitice.
Metoda necesita un volum mai mare de munca si este utilizata frecvent de intreprinderile mici si mijlocii.

Metoda  global-valorica

Aceasta metoda consta in organizarea evidentei valorice, atat la nivelul gestiunii, cat si in contabilitate. La nivelul gestiunii se intocmeste raportul de gestiune, in care se inregistreaza zilnic si numai valoric fiecare document justificativ de intrare sau de iesire, stabilindu-se soldul final.

La contabilitate se deschide pentru fiecare gestiune cate o "Fisa de cont analitic pentru valori materiale" in care  se  inscriu  operatiunile  de intrari  si iesiri  pe baza  documentelor  justificative  individuale  sau centralizatoarelor acestora, dupa caz. Lunar se face controlul concordantei inregistrarilor din evidenta gestiunii  cu cele din  contabilitate,  confruntandu-se  soldurile  din registrul  gestiune  si fisele din cont analitic.

Contabilitatea sintetica  a stocurilor

Se organizeaza folosind una din urmatoarele doua metode:

Metoda  inventarului  permanent

Aceasta  metoda  presupune  ca toate operatiunile  de intrare  si iesire  sa fie inregistrate  pe baza documentelor justificative cantitativ si valoric in conturile corespunzatoare de stocuri la cost de achizitie, pret standard sau pret de factura. in cazul in care eviden?a se tine la pret de factura, diferenta dintre pretul de achizitie si cel de factura reprezinta cheltuieli de transport care se inregistreaza ca diferenta de pret (cont 308). Metoda permite cunoasterea in orice moment a marimii stocurilor. Este obligatorie pentru intreprinderi mari.

Metoda  inventarului intermitent

Aceasta metoda presupune stabilirea iesirilor si inregistrarea lor in contabilitate pe baza inventarierii lor la finele fiecarei luni. In acest caz, iesirile se determina ca diferenta intre valoarea stocurilor initiale plus valoarea intrarilor, pe de o parte, si valoarea stocurilor finale stabilite prin inventariere, pe de alta parte.

Conturile  de stocuri  se debiteaza  la sfarsitul  lunii  cu soldurile  determinate  la inventariere  si se crediteaza la inceputul lunii urmatoare cu ocazia inchiderii in cheltuieli a soldurilor constatate la sfarsitul perioadei  precedente.  Intrarile  de stocuri  din cursul  perioadei  se inregistreaza  direct in conturile  de cheltuieli conform  premisei  ca aceste stocuri  sunt destinate  consumului  sau vanzarii,  si nu pastrarii acestora in depozite:

>> valoarea iesirilor de stocuri se determina prin calculul extracontabil dupa relatia:
Volum iesirilor = Valoarea stocurilor initiale + Valoarea intrarilor - Valoarea stocurilor finale.

Metoda nu permite posibilitatea exercitarii unui control riguros asupra integritatii valorilor materiale, orice pierdere sau sustragere din gestiune apare ca o iesire normala.

Contabilitatea sintetica a stocurilor se realizeaza cu ajutorul conturilor din clasa 3 "Conturi de stocuri si productie in curs de executie". in functie de structura stocurilor, conturile din aceasta clasa se detaliaza pe grupe de conturi.