Pentru orice firma, gestiunea furnizorilor este unul dintre elementele vitale ale companiei. Un fel de sistem circulator care trebuie sa oxigeneze la timp intregul organism pentru a putea functiona la parametrii corecti. Mai ales cand vorbim despre firme care detin stocuri, au activitate de productie si au achizitii sau vanzari frecvente, in cantitati mici si diferite.
Intr-o astfel de companie, gestionarea furnizorilor este extrem de costisitoare, atat ca timp cat si ca volum de documente procesate. De obicei este nevoie de o persoana dedicata care sa pregateasca receptiile, sa intocmeasca actele necesare, sa urmareasca si sa gestioneze eventualele retururi sau corectii. Nu mai vorbim despre facturi platite la timp.
In acelasi timp, la fel de importanta este gestionarea clientilor, a facturilor platite de catre acestia si a produselor primite de ei, pentru a fi evitate problemele de cash flow ce pot aparea din cauza eventualelor sincope.
Daca avem gestiunea intr-o aplicatie gazduita in cloud, de genul celei oferite de Smart Bill (...vezi aici cum arata aplicatia >>) lucrurile se simplifica destul de mult. Sistemul este intuititv si ofera o serie de automatizari extrem de utile. Aveti mai jos cateva dintre exemplele si explicatiile cele mai folositoare.
1. Introducerea datelor
Balanta de verificare de la A la Z. Analize, corelatii, studii de caz
Manual de politici contabile - Stick USB
Totul despre documentele de contabilitate primara. Solutii de organizare a gestiunilor
Aplicatia de gestiune si facturare oferita de Smart Bill ne pune la dispozitie o serie de automatizari care faciliteaza introducerea datelor:
Atunci cand emitem facturi catre un client care a mai facut achizitii de la firma noastra, sistemul ne propune automat seria facturii utilizata anterior pentru acesta. Evident, o putem schimba daca este nevoie. (...detalii gasiti aici >>)
Spre exemplu, in fereastra facturii putem alege astfel:
Optiuni de acest tip sunt disponibile in aproape fiecare fereastra.
2. Comunicarea in format electronic
Daca lucrati foarte mult folosind documente completate manual pe hartie, fara sa apelati la o solutie electronica, veti avea de pierdut din mai multe puncte de vedere:
In aplicatia Smart Bill se pot face urmatoarele:
In plus, facturile arata profesionist si se pot adapta politicii de marketing si imaginii firmei.
...click AICI pentru a testa aplicatia Smart Bill >>
Din meniul Configurari puteti selecta Notificari clienti:
Apoi puteti seta pana la 3 notificari automate care sa fie trimise clientilor:
Mesajul poate fi personalizat asa cum doriti: textul mesajului, campurile cu detaliile facturii care sa apara in mesaj, data la care sa se trimita notificarile si subiectul mesajului.
In mod similar, tot in meniul Configurari exista optiunea Email. Aceasta permite expedierea de documente catre parteneri, beneficiind de aceasi flexibilitate in editarea mesajului ca si in cazul notificarilor.
In cazul in care doriti acest lucru, documentele se pot transmite pe email direct din Smart Bill, fara sa mai fie necesara vreo configurare de server. (...vezi aici detalii >>)
Documentele se trimit in mod implicit sub forma unui link ce poate fi accesat de catre client.
3. Continuitate in gestiunea stocurilor
Gestiunea furnizorilor si a clientilor nu se opreste la inregistrarea facturilor de achizitii si de vanzare ci are o continuitate mult mai importanta in gestiunea stocurilor.
Iata un exemplu: o achizitie de la un furnizor de materiale genereaza o receptie de produse, care intra pe stoc alaturi de alte produse similare si care apoi sunt vandute in etape diferite catre clienti diferiti.
Pe tot acest parcurs stocurile trebuie urmarite, astfel incat un gestionar trebuie sa stie in orice moment ce produse are in stoc si la ce pret.
Toata aceasta raspundere gestionara poate fi trasferata unui gestionar electronic. Luand in continuare spre analiza aplicatia Smart Bill putem completa si sistemul de gestiune electronica si cu atributul "on-line", astfel ca pe langa avantajele automatizarii poti sa beneficiezi si de cele generate de cloud.