Scoatere din evidenta clienti neincasati: Procedura de urmat si monografia contabila

In cele ce urmeaza, analizam procedura contabila de scoatere din evidenta a clientilor incerti pentru o societate cu raspundere limitata (SRL) platitoare de impozit pe profit, neplatitoare de TVA, prezentand monografia contabila aferenta.

 

Conform OMFP 1802/2014 pct. 328 pentru scaderea creantelor si datoriilor din evidenta contabila societatea trebuie sa demonstreze ca au fost intreprinse toate demersurile legale pentru decontarea acestora.

 

Aceste demersuri legale se refera la notificari, somatii, extrase de cont cu prilejul inventarierilor anuale, actiuni formulate in instanta etc.

 

Procedura de scoatere din evidenta a creantelor prescrise sau neincasabile ar trebui prevazuta in manualul de politici contabile al societatii/entitatii. In principiu, cauzele care au condus la neincasare si demersurile intreprinse pentru recuperarea creantelor sunt prezentate intr-un referat/memoriu supus aprobarii conducerii societatii (administrator, adunarea generala a asociatilor/actionarilor, dupa caz), la care se ataseaza in fotocopie documentatia aferenta din care reiese demersurile intreprinse.

 

Aceasta nu exclude posibilitatea trecerii sumelor respective pe cheltuieli chiar si in lipsa dovezilor privind demersurile intreprinse, pe baza unui referat aprobat de conducerea (administratorul) societatii, din care sa reiasa justificarea economica a unei asemenea masuri (costurile de recuperare semnificativ mai mari fata de creantele propriu-zise; ponderea nesemnificativa a sumelor propuse a fi scazute din evidenta in totalul creanetelor incasate etc.).

 

De regula, scoaterea din evidentele contabile a creantelor neincasate se face, cu ocazia inventarierii patrimoniului.

1. Organizarea inventarierii

 

a. Numirea comisiei de inventariere

Comisia de inventariere este numita de conducerea entitatii si este responsabila pentru desfasurarea procesului de inventariere. Comisia trebuie sa verifice toate activele si pasivele, inclusiv creantele si obligatiile fata de terti.

 

2. Verificarea creantelor si obligatiilor

 

a. Verificarea creantelor

Conform OMFP 2861/2009, punctul 28: Creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii care detin ponderea valorica in totalul soldurilor acestor conturi. Verificarea se face folosind "Extrasul de cont" (cod 14-6-3) sau punctajele reciproce scrise.

 

3. Identificarea creantelor prescrise

 

a. Analiza termenelor de prescriptie

Comisia de inventariere trebuie sa identifice creantele care au depasit termenul de prescriptie de 3 ani, conform Codului Civil (Art. 2.517), si pentru care nu s-au intreprins masuri legale de recuperare.

 

b. Solicitarea explicatiilor

Conform pct. 39 din OMFP 2861/2009: Pentru pierderile suferite ca urmare a expirarii termenelor de prescriptie, comisia de inventariere solicita explicatii scrise de la persoanele responsabile cu urmarirea decontarii creantelor.

 

4. Documentele necesare pentru scoaterea din evidenta a creantelor prescrise

 

a. Proces-verbal de constatare a imposibilitatii de recuperare a creantelor

 

Acest document justifica scoaterea din evidenta a creantelor si detaliaza toate demersurile intreprinse pentru recuperarea acestora.

 

Continut acesteia poate fi urmatorul:

Data si locul intocmirii procesului-verbal: Se specifica data si locul unde a fost intocmit documentul.

Numele si functia persoanelor care au intocmit documentul: Se mentioneaza persoanele care au participat la intocmirea procesului-verbal.

Descrierea detaliata a creantei: Include valoarea, numele clientului si data scadentei creantei.

Enumerarea actiunilor intreprinse pentru recuperare si rezultatele acestora: Detaliaza toate demersurile facute pentru recuperarea creantei, cum ar fi notificari trimise, actiuni legale initiate etc.

Concluzia finala: Se specifica faptul ca creanta este nerecuperabila si este supusa prescriptiei.

b. Decizie interna de scoatere din evidentele contabile . Continutul acesteia poate fi urmatorul:

Data si locul emiterii deciziei: Se mentioneaza data si locul emiterii.

Numele si functia persoanei care emite decizia: Persoana din conducere care emite decizia.

Referinta la procesul-verbal de constatare a imposibilitatii de recuperare: Se face referire la procesul-verbal intocmit anterior.

Mentionarea conturilor contabile din care se vor scoate creantele: Se specifica conturile contabile implicate.

Suma totala a creantei care va fi scoasa din evidenta: Valoarea totala a creantei care va fi eliminata din evidenta.

Aprobarea formala de catre conducerea companiei: Semnaturi si stampila companiei pentru aprobare.

c. Documente justificative

 

Documente care sustin procesul-verbal si decizia interna, oferind dovezi concrete ale demersurilor intreprinse pentru recuperarea creantei. De exemplu:

Scrisori de corespondenta cu clientul: Dovezi ale incercarilor de comunicare pentru recuperarea creantei.

Notificari oficiale: Notificari trimise clientului, inclusiv dovezi de primire.

Confirmari de primire: Dovezi ca solicitarile de plata au fost primite de client.

Procese-verbale ale actiunilor legale initiate: Documente ce atesta initierea procedurilor legale (cereri de chemare in judecata, hotarari judecatoresti).

Rapoarte de la firmele de recuperare a creantelor: Rapoartele furnizate de firmele de recuperare daca au fost utilizate aceste servicii.

Conform legislatiei din Romania, creantele neincasate mai vechi de 3 ani pot fi considerate prescrise daca nu s-au intreprins masuri legale pentru recuperarea acestora. Prescriptia acestor creante inseamna ca dreptul de a actiona in justitie pentru recuperarea lor se stinge dupa trecerea termenului de prescriptie, care este, in general, de 3 ani conform Codului Civil (ART. 2.517)

 

Termenul prescriptiei este de 3 ani, daca legea nu prevede un alt termen.

 

Asa cum se prevede la pct. 39 din OMFP nr. 2.861/2009 pentru pierderile suferite ca urmare a expirarii termenelor de prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicita explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea urmaririi decontarii creantelor.

Potrivit art 25 alin 4 lit h din Codul fiscal, nu sunt deductibile la calculul rezultatului fiscal: pierderile inregistrate la scoaterea din evidenta a creantelor, pentru partea neacoperita de provizion, potrivit art. 26, precum si cele inregistrate in alte cazuri decat urmatoarele:

 

1. punerea in aplicare a unui plan de reorganizare confirmat printr-o sentinta judecatoreasca, in conformitate cu prevederile Legii nr. 85/2014;

2. procedura de faliment a debitorilor a fost inchisa pe baza hotararii judecatoresti;

6. au fost incheiate contracte de asigurare.

 

Daca inca nu a fost confirmat printr-o sentinta judecatoreasca planul de reorganizare pentru respectivul debitor, cheltuielile ocazionate de scoaterea din evidenta a creantei sunt nedeductibile fiscal.

 

Avand in vedere ca in cazul in care au fost constituite ajustari pentru creante care au fost nedeductibile la data constituirii in proportie de 30%, veniturile privind anularea acestor ajustari vor fi venituri neimpozabile in aceeasi proportie, astfel cum se precizeaza la art. 23 lit. d) din Codul fiscal.

 

Daca nu au fost constituite provizioane, cheltuielile sunt nedeductibile fiscal, cu exceptia situatiilor mentionate mai sus (procedura de faliment inchisa pentru client, sentinta judecatoreasca de punere in aplicare a unui plan de reorganizare etc).

 

Se ajusteaza TVA din facturile transmise catre clienti numai in situatia in care clientul a intrat in faliment sau ca urmare a punerii in aplicare a unui plan de reorganizare admis si confirmat printr-o sentinta judecatoreasca.

 

Monografie contabila pentru creante prescrise, pentru care nu au fost constituite provizioane:

 

654 „Pierderi din creante si debitori diversi” = 4111 „Clienti” (sau 4118 „Clienti incerti sau in litigiu”).

 

Cheltuiala inregistrata in contul 654 va fi nedeductibila la calculul impozitului pe profit conform art. 25 alin. (4) lit. h) din Codul fiscal, nefiind aplicabila niciuna din exceptiile reglementate pentru deductibilitate.

 

De asemenea, nu se pune problema ajustarii TVA pe motiv de neincasare conform art. 287 lit. d) din Codul fiscal, nefiind vorba de clienti aflati in insolventa/faliment.

 

In privinta instiintarii clientilor cu privire la scoaterea lor din evidente, reglementarile contabile nu contin prevederi in acest sens, insa conform pct. 28 alin. (1) din Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, aprobate prin OMFP 2861/2009 creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii care detin ponderea valorica in totalul soldurilor, pe baza extraselor de cont/punctajelor reciproce scrise, in caz contrar aplicandu-se rigorile legii.

 

Daca societatea a efectuat astfel de punctaje cu clientii sau a incercat sa le efectueze, dar clientii n-au raspuns solicitarilor nu se poate sustine ca nu a respectat prevederile pct. 28 alin. (1) din normele amintite, astfel ca nu va fi nevoie de o instiintare suplimentara cu prilejul scoaterii din evidente.
 

Foto: pexels.com