Societate radiata: Ce obligatii exista privind pastrarea si distrugerea arhivei

In cazul unei societati radiate, obligatiile privind pastrarea, selectionarea si distrugerea arhivei sunt in continuare guvernate de legislatia arhivistica si contabila, radierea neinsemnand incetarea obligatiei de conservare a documentelor pe termenul legal.

In primul rand, trebuie avut in vedere ca documentele financiar-contabile, registrele de contabilitate, documentele justificative, statele de salarii si documentele care au stat la baza intocmirii situatiilor financiare se pastreaza minimum 5 ani, calculati de la 1 iulie a anului urmator celui in care s-a incheiat exercitiul financiar, conform art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, astfel cum a fost modificata prin Legea nr. 36/2023. Pentru documentele de personal, in special statele de salarii, termenul de pastrare este mai mare, respectiv 50 de ani, potrivit reglementarilor arhivistice si legislatiei muncii.

Dupa radierea societatii, regimul documentelor este reglementat de art. 261 din Legea nr. 31/1990, care prevede ca registrele si documentele societatii pot fi pastrate fie de unul dintre asociati, desemnat prin hotararea acestora, fie pot fi predate Arhivelor Nationale. In practica, fostul administrator sau asociatul desemnat preia obligatia de custodie a arhivei pe durata termenelor legale de pastrare.

In ceea ce priveste documentele pentru care termenul legal de pastrare este implinit, distrugerea acestora nu se poate face arbitrar. Procedura corecta presupune, in primul rand, inventarierea arhivei si delimitarea clara a documentelor care mai sunt supuse obligatiei de pastrare de cele al caror termen a expirat. Aceasta operatiune trebuie documentata printr-un inventar al documentelor propuse pentru distrugere, din care sa rezulte anul, tipul documentelor si temeiul legal al eliminarii.

 

Legea contabilitatii nr. 82/1991 (art. 25, modificat prin Legea 36/2023) prevede ca registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative se pastreaza minimum 5 ani, calculati de la 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar.

 

Legea nr. 31/1990 (art. 261) prevede ca, dupa radiere, documentele pot fi pastrate:

 

La dizolvare si lichidare, lichidatorul are obligatia de a preda documentele financiar-contabile la Arhivele Nationale, daca nu exista o alta persoana desemnata sa le pastreze (art. 35 alin. 4 din Legea contabilitatii).

 

Important: Existenta bazei de date informatizate nu exonereaza de obligatia de a pastra documentele justificative pe suport hartie (facturi, chitante, state de salarii etc.), cel putin pe perioada de pastrare legala.

 

Pentru documentele financiar-contabile si celelalte documente neclasificate ca arhiva permanenta, distrugerea se poate face fara avizul Arhivelor Nationale, cu conditia respectarii termenelor legale de pastrare. Distrugerea trebuie insa formalizata printr-o decizie a persoanei care detine arhiva si prin intocmirea unui proces-verbal de distrugere, din care sa rezulte metoda de distrugere, data si documentele eliminate. Acest proces-verbal trebuie pastrat ca dovada a respectarii procedurii legale.

 

In situatia in care distrugerea se face prin intermediul unei societati specializate, este necesar un contract de prestari servicii, iar firma respectiva trebuie sa emita un certificat de distrugere. Acest document are un rol esential in cazul unui control ulterior, demonstrand ca eliminarea arhivei s-a facut in mod legal si cu respectarea confidentialitatii datelor.

 

Documentele care au valoare arhivistica permanenta sau cele pentru care termenul de pastrare nu a expirat nu pot fi distruse si trebuie pastrate fie de asociatul desemnat, fie predate Arhivelor Nationale, conform procedurii prevazute de Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996. In acest caz, predarea se face pe baza de proces-verbal si inventar, iar responsabilitatea pentru conservare este transferata institutiei arhivistice.

In concluzie, fostul administrator nu poate distruge arhiva dupa propria apreciere, ci doar documentele pentru care termenul legal de pastrare este implinit, pe baza unei proceduri documentate de inventariere si distrugere. Arhiva care trebuie pastrata ramane in custodia unei persoane desemnate sau se preda Arhivelor Nationale, iar dovada respectarii acestor obligatii trebuie pastrata chiar si dupa radierea societatii.

Informatii oferite in luna decembrie 2025 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.