Din perspectiva conformitatii legale, veti afla in cele ce urmeaza daca, pentru o societate radiata, exista in continuare obligatia de a pastra documentele contabile si administrative in format fizic sau daca acestea pot fi inlocuite integral de bazele de date electronice. Totodata, vom clarifica in ce conditii este permisa distrugerea acestor documente si daca aceasta operatiune necesita sau nu avizul Arhivelor Nationale.
Legea contabilitatii nr. 82/1991 (art. 25, modificat prin Legea 36/2023) prevede ca registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative se pastreaza minimum 5 ani, calculati de la 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar.
Legea nr. 31/1990 (art. 261) prevede ca, dupa radiere, documentele pot fi pastrate:
-
fie de unul dintre asociati, desemnat prin votul majoritatii,
-
fie predate la Arhivele Nationale, potrivit procedurii stabilite de lege.
La dizolvare si lichidare, lichidatorul are obligatia de a preda documentele financiar-contabile la Arhivele Nationale, daca nu exista o alta persoana desemnata sa le pastreze (art. 35 alin. 4 din Legea contabilitatii).
Important: Existenta bazei de date informatizate nu exonereaza de obligatia de a pastra documentele justificative pe suport hartie (facturi, chitante, state de salarii etc.), cel putin pe perioada de pastrare legala.
Documentele financiar-contabile pot fi distruse in urmatoarele moduri:
Entitatea poate decide distrugerea interna a documentelor prin intermediul unei comisii desemnate. Comisia efectueaza distrugerea fizica a documentelor (de exemplu, prin tocare) si intocmeste un raport detaliat care sa ateste realizarea procesului.
Predarea la unitati specializate
O alta optiune este predarea documentelor catre o unitate specializata in distrugerea documentelor, pe baza unui contract incheiat cu societatea respectiva. Aceste unitati sunt obligate sa respecte cerintele legale privind confidentialitatea si securitatea datelor.
In ambele cazuri, este esential sa se pastreze dovada distrugerii documentelor, inclusiv decizia de distrugere, procesul-verbal si, dupa caz, certificatul emis de unitatea specializata.
In cazul incetarii activitatii unei persoane juridice, documentele financiar-contabile trebuie gestionate conform legislatiei in vigoare:
Potrivit art. 35 alin. (4) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, la incetarea activitatii, situatiile financiare anuale, registrele de contabilitate si documentele justificative se predau la arhivele statului. Aceasta obligatie revine lichidatorului, in cazul dizolvarii societatii.
Conform art. 261 din Legea nr. 31/1990, registrele si documentele pot fi pastrate de unul dintre asociati, desemnat prin votul majoritatii, cu conditia respectarii termenelor de pastrare prevazute de lege.
Entitatile trebuie sa tina evidenta termenelor de pastrare pentru fiecare categorie de documente, astfel incat eliminarea sa se realizeze in conformitate cu reglementarile legale.
Procedurile interne privind arhivarea si eliminarea documentelor trebuie sa fie clare, detaliate si aprobate de conducerea societatii. Acestea trebuie sa includa criterii pentru desemnarea comisiilor, pasii pentru intocmirea proceselor-verbale si modalitatile de distrugere.
Predarea documentelor catre unitati specializate poate reprezenta o solutie eficienta, mai ales pentru societatile mari sau cele care nu dispun de resurse interne suficiente pentru gestionarea arhivei.
Legea 82/1991:
Art. 24. - 26/02/2021 - Art. 24. a fost modificat prin Ordonanta de urgenta 13/2021
Inregistrarea in contabilitate a operatiunilor determinate de fuziunea, divizarea sau transformarea ori lichidarea, potrivit legii, a activitatii persoanelor prevazute la art. 1 se face pe baza documentelor corespunzatoare intocmite in asemenea situatii.
Art. 25. - 15/01/2023 - Art. 25. a fost modificat prin Lege 36/2023
Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
Ce aveti de facut, din punct de vedere contabil, atunci cand va confruntati cu un caz de radiere? Atentie, procedura in sine este una complexa, sunt multe aspecte de gestionat (legate de stingerea datoriilor fiscale, lichidarea activelor si a stocurilor de marfa, plata impozitelor si contributiilor care rezulta din aceste operatiuni etc.) si, desigur, sunt multe documente de intocmit. Si tocmai pentru ca procedura este una complexa, va oferim un ajutor solid prin intermediul unei lucrari de ultima ora, marca Rentrop & Straton: Radiere SRL. PFA. II. IF!
Esential pentru contabili - Monografii contabile complete
Monografie contabila accesare fonduri nerambursabile ONG
Accesare fonduri nerambursabile ONG: tratament contabil | Monografie contabila | Documente justificative necesareAccesarea fondurilor nerambursabile reprezinta o oportunitate importanta pentru ONG-uri, insa gestionarea corecta a sumelor primite presupune respectarea unor reguli contabile si fiscale specifice. De la inregistrarea finantarii si evidentierea cheltuielilor eligibile pana la recunoasterea veniturilor si justificarea utilizarii banilor, fiecare etapa trebuie reflectata corect in...
vezi AICI monografia << Cheltuieli cu cazarea salariatilor delegati: monografie contabila si aspecte fiscale
Reglementari cheie | Monografie contabila cheltuieli cu cazarea salariatilorPotrivit art. 44 alin. (2) din Codul muncii, salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil. Delegarea poate fi dispusa, ca regula, pentru cel mult 60 de zile calendaristice intr-o perioada de 12 luni, prelungirea fiind posibila numai cu acordul salariatului.In acest articol...
vezi AICI monografia << Monografie contabila indemnizatie de mobilitate
Clauza de mobilitate: cadru legal | Tratament fiscal | Declarare in D112 | Monografie contabilaIndemnizatia de mobilitate se acorda salariatilor care au prevazuta in contractul individual de munca o clauza de mobilitate, in conditiile art. 25 din Codul muncii. Din punct de vedere contabil si fiscal, angajatorul trebuie sa stabileasca modul corect de inregistrare a acestei prestatii, tratamentul fiscal aplicabil si documentele justificative necesare.In acest articol prezentam monografia contabila...
vezi AICI monografia << Cabinete veterinare: monografia contabila si regim TVA
Regim TVA pentru prestarea serviciilor veterinare | Monografia contabila servicii cabinete veterinare | Documentele primare pentru gestiune si consumCabinetele veterinare combina de obicei doua activitati: prestarea de servicii (consultatii, interventii, tratamente) si vanzarea de produse, precum hrana pentru animale, medicamente sau accesorii. In acest articol analizam care este monografia contabila aferenta serviciilor prestate de cabinetele veterinare si principalele reglementari cu privire...
vezi AICI monografia << Monografia contabila a unei case de schimb valutar
Functionare case de schimb valutar- cadru legal | Aspecte fiscale | Aspecte contabile | Monografia contabilaCasele de schimb valutar sunt societati autorizate pentru activitati de schimb valutar si functioneaza conform reglementarilor contabile generale, fiind considerate institutii financiare nebancare. In acest articol vom prezenta aspecte fiscal-contabile generale ale caselor de schimb valutar si exemple de monografii contabile pentru operatiunile desfasurate de aceste societati.Ce trebuie sa...
vezi AICI monografia << Monografie contabila comisioane aferente unui credit bancar
Contractarea unui credit bancar, in special in cazul liniilor de finantare mai complexe, vine adesea insotita de o serie de comisioane suplimentare, a caror inregistrare contabila corecta ridica frecvent semne de intrebare. Printre acestea se numara comisionul de angajament (perceput pentru suma netrasa din facilitate) si comisionul de administrare (amortizabil pe durata creditului), fiecare cu un tratament contabil si fiscal distinct, in functie de natura sa economica. In articolul de fata...
vezi AICI monografia << Cedarea si preluarea contractelor de leasing (novatie): monografie contabila si reglementari cheie
Cedarea si preluarea contractului de leasing financiar a devenit o practica tot mai intalnita in contextul economic dificil prin care trecem de ceva ani. Din punct de vedere juridic, aceasta operatiune poarta denumirea de novatie.In acest articol vom analiza ce inseamna din punct de vedere legal novatia si cum se inregistreaza in contabilitatea cedarea si preluarea contractelor de leasing.Ce este novatiaConform prevederilor art. 1609 din Codul civil, novatia se produce atunci cand un debitor nou...
vezi AICI monografia << Reducerea capitalului social: monografie contabila si reglementari cheie
Reducerea capitalului social este o operatiune care poate fi realizata cu respectarea prevederilor Legii nr. 31/1990. Fie ca este determinata de pierderi acumulate, fie ca raspunde altor nevoi ale societatii - precum retragerea unor asociati sau restituirea unei parti din aporturi -, operatiunea presupune parcurgerea unor pasi procedurali stricti si inregistrarea corecta in contabilitate a efectelor acesteia.Ce trebuie sa stii pe scurt:Modul de reflectare in contabilitate difera in functie de...
vezi AICI monografia << 
de Redactia Conta
Copyright Conta Online / Conta.ro 2006 - 2026. Toate Drepturile rezervate
