Din perspectiva conformitatii legale, veti afla in cele ce urmeaza daca, pentru o societate radiata, exista in continuare obligatia de a pastra documentele contabile si administrative in format fizic sau daca acestea pot fi inlocuite integral de bazele de date electronice. Totodata, vom clarifica in ce conditii este permisa distrugerea acestor documente si daca aceasta operatiune necesita sau nu avizul Arhivelor Nationale.
Legea contabilitatii nr. 82/1991 (art. 25, modificat prin Legea 36/2023) prevede ca registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative se pastreaza minimum 5 ani, calculati de la 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar.
Legea nr. 31/1990 (art. 261) prevede ca, dupa radiere, documentele pot fi pastrate:
-
fie de unul dintre asociati, desemnat prin votul majoritatii,
-
fie predate la Arhivele Nationale, potrivit procedurii stabilite de lege.
La dizolvare si lichidare, lichidatorul are obligatia de a preda documentele financiar-contabile la Arhivele Nationale, daca nu exista o alta persoana desemnata sa le pastreze (art. 35 alin. 4 din Legea contabilitatii).
Important: Existenta bazei de date informatizate nu exonereaza de obligatia de a pastra documentele justificative pe suport hartie (facturi, chitante, state de salarii etc.), cel putin pe perioada de pastrare legala.
Documentele financiar-contabile pot fi distruse in urmatoarele moduri:
Entitatea poate decide distrugerea interna a documentelor prin intermediul unei comisii desemnate. Comisia efectueaza distrugerea fizica a documentelor (de exemplu, prin tocare) si intocmeste un raport detaliat care sa ateste realizarea procesului.
Predarea la unitati specializate
O alta optiune este predarea documentelor catre o unitate specializata in distrugerea documentelor, pe baza unui contract incheiat cu societatea respectiva. Aceste unitati sunt obligate sa respecte cerintele legale privind confidentialitatea si securitatea datelor.
In ambele cazuri, este esential sa se pastreze dovada distrugerii documentelor, inclusiv decizia de distrugere, procesul-verbal si, dupa caz, certificatul emis de unitatea specializata.
In cazul incetarii activitatii unei persoane juridice, documentele financiar-contabile trebuie gestionate conform legislatiei in vigoare:
Potrivit art. 35 alin. (4) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, la incetarea activitatii, situatiile financiare anuale, registrele de contabilitate si documentele justificative se predau la arhivele statului. Aceasta obligatie revine lichidatorului, in cazul dizolvarii societatii.
Conform art. 261 din Legea nr. 31/1990, registrele si documentele pot fi pastrate de unul dintre asociati, desemnat prin votul majoritatii, cu conditia respectarii termenelor de pastrare prevazute de lege.
Entitatile trebuie sa tina evidenta termenelor de pastrare pentru fiecare categorie de documente, astfel incat eliminarea sa se realizeze in conformitate cu reglementarile legale.
Procedurile interne privind arhivarea si eliminarea documentelor trebuie sa fie clare, detaliate si aprobate de conducerea societatii. Acestea trebuie sa includa criterii pentru desemnarea comisiilor, pasii pentru intocmirea proceselor-verbale si modalitatile de distrugere.
Predarea documentelor catre unitati specializate poate reprezenta o solutie eficienta, mai ales pentru societatile mari sau cele care nu dispun de resurse interne suficiente pentru gestionarea arhivei.
Legea 82/1991:
Art. 24. - 26/02/2021 - Art. 24. a fost modificat prin Ordonanta de urgenta 13/2021
Inregistrarea in contabilitate a operatiunilor determinate de fuziunea, divizarea sau transformarea ori lichidarea, potrivit legii, a activitatii persoanelor prevazute la art. 1 se face pe baza documentelor corespunzatoare intocmite in asemenea situatii.
Art. 25. - 15/01/2023 - Art. 25. a fost modificat prin Lege 36/2023
Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
Ce aveti de facut, din punct de vedere contabil, atunci cand va confruntati cu un caz de radiere? Atentie, procedura in sine este una complexa, sunt multe aspecte de gestionat (legate de stingerea datoriilor fiscale, lichidarea activelor si a stocurilor de marfa, plata impozitelor si contributiilor care rezulta din aceste operatiuni etc.) si, desigur, sunt multe documente de intocmit. Si tocmai pentru ca procedura este una complexa, va oferim un ajutor solid prin intermediul unei lucrari de ultima ora, marca Rentrop & Straton: Radiere SRL. PFA. II. IF!
Esential pentru contabili - Monografii contabile complete
Monografie Profit Reinvestit: Studii De Caz Utile
Profitul reinvestit reprezinta acea parte din castigul net al unei firme care nu este distribuita sub forma de dividende, ci este utilizata pentru dezvoltarea activitatii – de exemplu, pentru achizitia de echipamente, utilaje sau alte active necesare. Legislatia fiscala ofera facilitati companiilor care aleg sa isi reinvesteasca profitul, prin scutirea de impozit a acestor sume. Din perspectiva contabila, profitul reinvestit necesita o monografie contabila specifica, astfel incat sa...
vezi AICI monografia << Monografie Contabila Reparatii Auto: Cum Inregistrezi Reparatiile Pentru Dauna Autoturismului
Reparatiile auto sunt situatii frecvente care apar in activitatea unei firme si, pentru a fi tratate corect din punct de vedere financiar, au nevoie de o evidenta clara. Din punct de vedere contabil, aceste operatiuni pot ridica uneori semne de intrebare, de exemplu: cum se inregistreaza corect cheltuielile, ce conturi se utilizeaza si care sunt implicatiile fiscale?In acest articol vom prezenta trei studii de caz utile ce contin monografia contabila pentru reparatii auto. Scopul acestor exemple...
vezi AICI monografia << Monografie Contabila Dezvoltare Imobiliara Si Aspecte Fiscale Importante
Dezvoltatorii imobiliari se confrunta cu un set complex de operatiuni economice care necesita o evidenta contabila atenta si conforma cu reglementarile in vigoare. De la achizitia terenurilor si pana la vanzarea imobilelor finalizate, fiecare etapa implica tranzactii cu impact fiscal si contabil semnificativ.In acest articol prezentam o monografie contabila bine structurata pentru un dezvoltator imobiliar. Aceasta contine inregistrarile corecte in contabilitate si explicatii clare pentru fiecare...
vezi AICI monografia << Monografie Contabila Cod TVA Anulat
Anularea codului de TVA poate avea un impact semnificativ asupra activitatii unei firme, iar pentru a evita erorile si sanctiunile, este esential ca antreprenorii si contabilii sa cunoasca reglementarile legislative aplicabile. In acest articol vom prezenta tratamentul fiscal si contabil pentru codul de TVA anulat si o monografie contabila clara.Tratament fiscal-contabil pentru cod TVA anulatAnularea codului de TVA poate avea loc, conform art. 316 alin. (11) din Codul fiscal, in urmatoarele...
vezi AICI monografia << Monografie Contabila Factura Booking.com: Studii De Caz Utile
Factura emisa de platforma Booking.com ridica adesea semne de intrebare din perspectiva tratarii contabile si fiscale, mai ales in cazul firmelor care inchiriaza spatii prin intermediul acestui serviciu. In acest articol, analizam pas cu pas cum se inregistreaza factura de la Booking.com in contabilitate, ce monografii contabile se aplica si ce obligatii declarative revin firmei beneficiare.Inchirieri prin platforma Booking.com: aspecte important de stiutOrice persoana fizica sau juridica care...
vezi AICI monografia << Taxa de Mediu 2% Monografie Contabila
Taxa de mediu a fost instituita prin Legea nr. 196/2005 privind Fondul pentru mediu, modificata si completata prin actele normative ulterioare. Aceasta taxa se aplica unei game variate de activitati si produse, de la autovehicule si anvelope uzate, la ambalaje si echipamente electrice si electronice, avand ca obiectiv principal descurajarea comportamentelor poluante si generarea de resurse financiare destinate proiectelor de protectie a mediului.Din perspectiva contabilitatii, taxa de mediu...
vezi AICI monografia << Monografie Contabila Retur Marfa Furnizor
Returul de marfa catre furnizor este o situatie care poate aparea in activitatea unei societati din varii motive, precum: marfa livrata neconforma, expirata, deteriorata sau pur si simplu in surplus fata de necesarul efectiv. Pentru a reflecta corect aceste operatiuni in contabilitate, este esential sa se respecte prevederile legale si principiile contabile in vigoare. In acest articol, prezentam monografia contabila aferenta returului de marfa catre furnizor, alaturi de implicatiile fiscale si...
vezi AICI monografia << Monografie Garantie Chirie Si Reglementari Cheie
Un contract de inchiriere implica, de cele mai multe ori, plata unei garantii de catre chirias, menita sa acopere eventualele daune sau neplati. Din punct de vedere contabil, aceasta garantie trebuie tratata cu atentie, avand un regim specific de inregistrare. In acest articol, prezentam aspecte contractuale importante si oferim o monografie clara pentru inregistrarea garantiei pentru chirie, conforma cu reglementarile contabile in vigoare.Garantie chirie: reglementari legislativeIn cazul unui...
vezi AICI monografia << Restituire Suma Necuvenita: Cont Contabil si Reglementari Cheie
In relatiile de munca pot aparea, uneori, erori sau situatii neprevazute care determina plata unor sume de bani catre salariat fara un temei legal. De la salarii platite in exces sau indemnizatii de concediu de odihna acordate eronate, aceste sume sunt considerate necuvenite si, potrivit legislatiei in vigoare, angajatorul are dreptul sa solicite restituirea acestora. In acest articol prezentam principalele reglementari legale cu privire la returnarea sumelor necuvenite si contul in care se...
vezi AICI monografia << Monografie Constituire Provizioane Clienti Neincasati
Provizioanele reprezinta o componenta importanta a evidentei contabile si sunt utilizate pentru a reflecta obligatii sau pierderi viitoare certe sau probabile. Constituirea corecta a acestora ajuta companiile sa-si gestioneze riscurile financiare si sa respecte principiul prudentei.Cand se constituie provizioanele?Provizioanele se constituie atunci cand o entitate are o obligatie curenta (legala sau implicita) generata de un eveniment trecut, iar pentru solutionarea acesteia este probabil sa fie...
vezi AICI monografia << 
de Redactia Conta
Copyright Conta Online / Conta.ro 2006 - 2025. Toate Drepturile rezervate
