Din perspectiva conformitatii legale, veti afla in cele ce urmeaza daca, pentru o societate radiata, exista in continuare obligatia de a pastra documentele contabile si administrative in format fizic sau daca acestea pot fi inlocuite integral de bazele de date electronice. Totodata, vom clarifica in ce conditii este permisa distrugerea acestor documente si daca aceasta operatiune necesita sau nu avizul Arhivelor Nationale.
Legea contabilitatii nr. 82/1991 (art. 25, modificat prin Legea 36/2023) prevede ca registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative se pastreaza minimum 5 ani, calculati de la 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar.
Legea nr. 31/1990 (art. 261) prevede ca, dupa radiere, documentele pot fi pastrate:
-
fie de unul dintre asociati, desemnat prin votul majoritatii,
-
fie predate la Arhivele Nationale, potrivit procedurii stabilite de lege.
La dizolvare si lichidare, lichidatorul are obligatia de a preda documentele financiar-contabile la Arhivele Nationale, daca nu exista o alta persoana desemnata sa le pastreze (art. 35 alin. 4 din Legea contabilitatii).
Important: Existenta bazei de date informatizate nu exonereaza de obligatia de a pastra documentele justificative pe suport hartie (facturi, chitante, state de salarii etc.), cel putin pe perioada de pastrare legala.
Documentele financiar-contabile pot fi distruse in urmatoarele moduri:
Entitatea poate decide distrugerea interna a documentelor prin intermediul unei comisii desemnate. Comisia efectueaza distrugerea fizica a documentelor (de exemplu, prin tocare) si intocmeste un raport detaliat care sa ateste realizarea procesului.
Predarea la unitati specializate
O alta optiune este predarea documentelor catre o unitate specializata in distrugerea documentelor, pe baza unui contract incheiat cu societatea respectiva. Aceste unitati sunt obligate sa respecte cerintele legale privind confidentialitatea si securitatea datelor.
In ambele cazuri, este esential sa se pastreze dovada distrugerii documentelor, inclusiv decizia de distrugere, procesul-verbal si, dupa caz, certificatul emis de unitatea specializata.
In cazul incetarii activitatii unei persoane juridice, documentele financiar-contabile trebuie gestionate conform legislatiei in vigoare:
Potrivit art. 35 alin. (4) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, la incetarea activitatii, situatiile financiare anuale, registrele de contabilitate si documentele justificative se predau la arhivele statului. Aceasta obligatie revine lichidatorului, in cazul dizolvarii societatii.
Conform art. 261 din Legea nr. 31/1990, registrele si documentele pot fi pastrate de unul dintre asociati, desemnat prin votul majoritatii, cu conditia respectarii termenelor de pastrare prevazute de lege.
Entitatile trebuie sa tina evidenta termenelor de pastrare pentru fiecare categorie de documente, astfel incat eliminarea sa se realizeze in conformitate cu reglementarile legale.
Procedurile interne privind arhivarea si eliminarea documentelor trebuie sa fie clare, detaliate si aprobate de conducerea societatii. Acestea trebuie sa includa criterii pentru desemnarea comisiilor, pasii pentru intocmirea proceselor-verbale si modalitatile de distrugere.
Predarea documentelor catre unitati specializate poate reprezenta o solutie eficienta, mai ales pentru societatile mari sau cele care nu dispun de resurse interne suficiente pentru gestionarea arhivei.
Legea 82/1991:
Art. 24. - 26/02/2021 - Art. 24. a fost modificat prin Ordonanta de urgenta 13/2021
Inregistrarea in contabilitate a operatiunilor determinate de fuziunea, divizarea sau transformarea ori lichidarea, potrivit legii, a activitatii persoanelor prevazute la art. 1 se face pe baza documentelor corespunzatoare intocmite in asemenea situatii.
Art. 25. - 15/01/2023 - Art. 25. a fost modificat prin Lege 36/2023
Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
Ce aveti de facut, din punct de vedere contabil, atunci cand va confruntati cu un caz de radiere? Atentie, procedura in sine este una complexa, sunt multe aspecte de gestionat (legate de stingerea datoriilor fiscale, lichidarea activelor si a stocurilor de marfa, plata impozitelor si contributiilor care rezulta din aceste operatiuni etc.) si, desigur, sunt multe documente de intocmit. Si tocmai pentru ca procedura este una complexa, va oferim un ajutor solid prin intermediul unei lucrari de ultima ora, marca Rentrop & Straton: Radiere SRL. PFA. II. IF!
Esential pentru contabili - Monografii contabile complete
Monografie contabila comisioane aferente unui credit bancar
Contractarea unui credit bancar, in special in cazul liniilor de finantare mai complexe, vine adesea insotita de o serie de comisioane suplimentare, a caror inregistrare contabila corecta ridica frecvent semne de intrebare. Printre acestea se numara comisionul de angajament (perceput pentru suma netrasa din facilitate) si comisionul de administrare (amortizabil pe durata creditului), fiecare cu un tratament contabil si fiscal distinct, in functie de natura sa economica. In articolul de fata...
vezi AICI monografia << Cedarea si preluarea contractelor de leasing (novatie): monografie contabila si reglementari cheie
Cedarea si preluarea contractului de leasing financiar a devenit o practica tot mai intalnita in contextul economic dificil prin care trecem de ceva ani. Din punct de vedere juridic, aceasta operatiune poarta denumirea de novatie.In acest articol vom analiza ce inseamna din punct de vedere legal novatia si cum se inregistreaza in contabilitatea cedarea si preluarea contractelor de leasing.Ce este novatiaConform prevederilor art. 1609 din Codul civil, novatia se produce atunci cand un debitor nou...
vezi AICI monografia << Reducerea capitalului social: monografie contabila si reglementari cheie
Reducerea capitalului social este o operatiune care poate fi realizata cu respectarea prevederilor Legii nr. 31/1990. Fie ca este determinata de pierderi acumulate, fie ca raspunde altor nevoi ale societatii - precum retragerea unor asociati sau restituirea unei parti din aporturi -, operatiunea presupune parcurgerea unor pasi procedurali stricti si inregistrarea corecta in contabilitate a efectelor acesteia.Ce trebuie sa stii pe scurt:Modul de reflectare in contabilitate difera in functie de...
vezi AICI monografia << Monografie contabila achizitie echipamente pontaj angajati
Firmele care investesc in sisteme electronice de pontaj fie pe baza de card, fie pe baza de amprenta, trebuie sa stie ca o astfel de achizitie presupune un pachet mai complex de costuri - cartele de pontaj, implementarea si configurarea aplicatiei, licentele software si abonamentul de comunicare a datelor -, fiecare cu un tratament contabil distinct.In acest articol prezentam monografia contabila aplicabila pentru un astfel de sistem, pornind de la un exemplu concret.Reglementari cheieInainte de...
vezi AICI monografia << Achizitie panouri fotovoltaice: monografie contabila, tratament fiscal si regim TVA
Achizitia de panouri fotovoltaice de catre o societate presupune, dincolo de investitia propriu-zisa, o serie de aspecte contabile si fiscale care trebuie tratate corect: incadrarea panourilor in Catalogul mijloacelor fixe, inregistrarea in contabilitate, posibilitatea aplicarii scutirii de impozit pe profitul reinvestit si regimul de TVA corect. In acest articol, analizam toate aceste aspecte importante.Incadrarea panourilor fotovoltaice in Catalogul mijloacelor fixePanourile fotovoltaice nu se...
vezi AICI monografia << Lichidare Societate cu Transfer Imobil catre Asociat: Monografie Contabila
Distribuirea unui imobil in cadrul operatiunii de lichidare implica atat inregistrari contabile specifice, cat si analiza obligatiilor fiscale si, dupa caz, impozitarea veniturilor obtinute de asociat.In acest articol prezentam care este tratamentul fiscal aplicabil transferului unui imobil catre asociat in etapa lichidarii societatii, ce documente trebuie intocmite, care sunt monografiile contabile corespunzatoare si ce aspecte trebuie avute in vedere pentru a evita erorile ce pot genera...
vezi AICI monografia << Achizitii de bunuri si servicii din afara UE. Monografie contabila si tratament fiscal
Achizitiile de bunuri si servicii de la parteneri din afara Uniunii Europene implica o serie de particularitati fiscale si contabile pe care orice societate trebuie sa le trateze corect pentru a evita erori de raportare sau riscuri la un eventual control fiscal. De la incadrarea operatiunilor din perspectiva TVA si a taxarii inverse, pana la inregistrarile contabile specifice importurilor si serviciilor prestate de nerezidenti, fiecare tranzactie necesita o analiza atenta a documentelor...
vezi AICI monografia << Monografie contabila completa pentru florarii: vanzari, stocuri si flori degradate
Activitatea unui magazin de flori presupune o eviden contabil atent, având în vedere specificul produselor comercializate, caracterul perisabil al stocurilor i diversitatea operaiunilor economice desfurate zilnic. De la achiziia florilor i materialelor decorative, pân la vânzrile directe si online, toate aceste operaiuni trebuie înregistrate corect pentru a asigura o gestionare eficient a afacerii i respectarea obligaiilor fiscale.Vom prezenta in...
vezi AICI monografia << Monografie contabila Operatiuni de amanet - vanzarea bijuteriilor de aur
Operatiunile derulate de o casa de amanet genereaza inregistrari contabile specifice, care difera in functie de comportamentul clientului la scadenta contractului - rambursare, prelungire sau abandon al bunului - dar si in functie de destinatia ulterioara a bunului ramas in patrimoniul casei de amanet. Prezenta monografie acopera toate situatiile uzuale, inclusiv topirea bijuteriilor si vanzarea ca deseuri.Monografie contabila operatiuni casa de amanetPrimirea bunului in gestiune se reflecta in...
vezi AICI monografia << 
de Redactia Conta
Copyright Conta Online / Conta.ro 2006 - 2026. Toate Drepturile rezervate
