Tot ce trebuie sa stii despre arhivarea documentelor contabile

Un contabil bun ramane unul dintre angajatii de baza ai oricarei companii. In sarcina contabililor, din pacate, intra adesea sarcini si responsabilitati care nu le revin in mod normal si nu fac decat sa le rapeasca din timp. Una dintre acestea este si gestionarea arhivei de documente contabile.
 
Dupa cum bine stim, Legea Arhivelor Nationale (nr.16/1996) prevede conditii clare privind organizarea si arhivarea documentelor, precum si pastrarea si depozitarea acestora. Nu uitam faptul ca nerespectarea prevederilor legislatiei arhivelor nationale atrage dupa sine amenzi cuprinse intre 1000 si 25.000 de lei.
 
Insa trebuie sa intelegem din start faptul ca serviciile de arhivare documente contabile trebuie sa revina specialistilor din domeniu daca se doreste respectarea intocmai a cerintelor legale, dar si eficientizarea activitatii companiei. In mod concret, pentru o buna gestiune a documentelor contabile recomandam externalizarea serviciilor de arhivare a documentelor catre profesionisti cu experienta in arhivistica.
 
Atentionam asupra faptului ca exista un interes major pentru arhivarea documentelor contabile fata de arhivarea oricaror altor tipuri de documente. Acest lucru se datoreaza faptului ca volumul actelor contabile in orice firma este intotdeauna net superior oricaror altor tipuri de documente. 
 
Un exemplu lamuritor este oferit de Archivit, una dintre companiile cu cel mai important rulaj de documente contabile gestionate si depozitate pentru firmele din Romania. In mod concret, mai mult de 50% din totalul documentelor stocate in depozitul Archivit sunt documente contabile.
 
Esential de retinut este faptul ca documentele se arhiveaza in cutii speciale in functie de tipul documentulor, departamentul de care apartin si anul in care au fost create, vizand depozitarea arhivei pentru perioada stipulata in lege sau in nomenclator (pentru acei clienti care dispun de acest document avizat de Arhivele Nationale).  
 
Cu toate acestea, accesarea documentelor contabile urmeaza aceleasi reguli de consultare precum celelalte genuri de documente, iar modalitatile sunt variate:
 

• Transmitere document scanat pe email/fax in maxim doua ore;
• Livrare cutii/dosare/documente in original in regim de urgenta la sediul clientului (4 ore);
• Livrare cutii/dosare/documente in regim normal la sediul clientului (24 ore);
• La sediul Archivit in camera destinata vizitatorului.

• Dosarele in care sunt organizate documentele contabile nu trebuie sa contina alte tipuri de documente (ex. State de plata, dosare de personal) intrucat au termene de retentie diferite;

• In cutie trebuie sa se regaseasca un singur an calendaristic pentru a asigura distrugerea la timp a arhivei conform legislatiei in vigoare.

• Fiecare dosar/biblioraft trebuie sa cuprinda informatii relevante pentru continut pe coperta/cotor pentru a fi usor identificabile ulterior depozitarii (ex. Facturi, decembrie 2014).
  
   
• In cazul in care compania dispune de puncte de lucru/sucursale este important sa se regaseasca denumirea locatiei pe dosar.