
Un contabil bun ramane unul dintre angajatii de baza ai oricarei companii. In sarcina contabililor, din pacate, intra adesea sarcini si responsabilitati care nu le revin in mod normal si nu fac decat sa le rapeasca din timp. Una dintre acestea este si gestionarea arhivei de documente contabile.
Dupa cum bine stim, Legea Arhivelor Nationale (nr.16/1996) prevede conditii clare privind organizarea si arhivarea documentelor, precum si pastrarea si depozitarea acestora. Nu uitam faptul ca nerespectarea prevederilor legislatiei arhivelor nationale atrage dupa sine amenzi cuprinse intre 1000 si 25.000 de lei.
Insa trebuie sa intelegem din start faptul ca serviciile de
arhivare documente contabile trebuie sa revina specialistilor din domeniu daca se doreste respectarea intocmai a cerintelor legale, dar si eficientizarea activitatii companiei. In mod concret, pentru o buna gestiune a documentelor contabile recomandam externalizarea serviciilor de arhivare a documentelor catre profesionisti cu experienta in arhivistica.
Atentionam asupra faptului ca exista un interes major pentru arhivarea documentelor contabile fata de arhivarea oricaror altor tipuri de documente. Acest lucru se datoreaza faptului ca volumul actelor contabile in orice firma este intotdeauna net superior oricaror altor tipuri de documente.
Un exemplu lamuritor este oferit de Archivit, una dintre companiile cu cel mai important rulaj de documente contabile gestionate si depozitate pentru firmele din Romania. In mod concret, mai mult de 50% din totalul documentelor stocate in depozitul Archivit sunt documente contabile.
Esential de retinut este faptul ca documentele se arhiveaza in cutii speciale in functie de tipul documentulor, departamentul de care apartin si anul in care au fost create, vizand depozitarea arhivei pentru perioada stipulata in lege sau in nomenclator (pentru acei clienti care dispun de acest document avizat de Arhivele Nationale).
Cu toate acestea, accesarea documentelor contabile urmeaza aceleasi reguli de consultare precum celelalte genuri de documente, iar modalitatile sunt variate:
-
Transmitere document scanat pe email/fax in maxim doua ore;
-
Livrare cutii/dosare/documente in original in regim de urgenta la sediul clientului (4 ore);
-
Livrare cutii/dosare/documente in regim normal la sediul clientului (24 ore);
-
La sediul Archivit in camera destinata vizitatorului.
Criteriile arhivarii documentelor contabile
Arhivarea corecta a documentelor contabile in cutii de arhivare trebuie sa respecte o serie de reguli importante:
-
Dosarele in care sunt organizate documentele contabile nu trebuie sa contina alte tipuri de documente (ex. State de plata, dosare de personal) intrucat au termene de retentie diferite;
-
In cutie trebuie sa se regaseasca un singur an calendaristic pentru a asigura distrugerea la timp a arhivei conform legislatiei in vigoare.
-
Fiecare dosar/biblioraft trebuie sa cuprinda informatii relevante pentru continut pe coperta/cotor pentru a fi usor identificabile ulterior depozitarii (ex. Facturi, decembrie 2014).
-
In cazul in care compania dispune de puncte de lucru/sucursale este important sa se regaseasca denumirea locatiei pe dosar.
Criteriile enuntate anterior sunt importante pentru o buna organizare si depozitare a arhivei, dar mai ales pentru o reintoarcere rapida in cazul accesarii.
Mai mult, serviciile oferite de profesionisti aduc la pachet numeroase alte beneficii. Spre exemplu, la Archivit, clientii sunt anuntati in timp util cu privire la cutiile cu documente arhivate care se apropie de termenul de expirare. Acest lucru elimina riscul generarii unor costuri suplimentare cu depozitarea cutiilor expirate.
De asemenea, profesionistii in arhivistica asigura in mod gratuit evaluarea arhivei, propunand solutii pentru organizarea eficienta a documentelor companiei.
Pentru detalii despre serviciile de
arhivare documente, va indrumam catre site-ul
Archivit unde veti putea vizualiza si imagini din singura cladire din Romania construita exclusiv cu scopul depozitarii arhivei.
Contact Archivit
Georgiana Bleotu, Madalina Jigmond -
Key Account Managers
Tel. 021.320.38.35
Email:
sales@archivit.ro
Esential pentru contabili - Monografii contabile complete
Monografie Garantie Chirie Si Reglementari Cheie
Un contract de inchiriere implica, de cele mai multe ori, plata unei garantii de catre chirias, menita sa acopere eventualele daune sau neplati. Din punct de vedere contabil, aceasta garantie trebuie tratata cu atentie, avand un regim specific de inregistrare. In acest articol, prezentam aspecte contractuale importante si oferim o monografie clara pentru inregistrarea garantiei pentru chirie, conforma cu reglementarile contabile in vigoare.Garantie chirie: reglementari legislativeIn cazul unui...
vezi AICI monografia << Restituire Suma Necuvenita: Cont Contabil si Reglementari Cheie
In relatiile de munca pot aparea, uneori, erori sau situatii neprevazute care determina plata unor sume de bani catre salariat fara un temei legal. De la salarii platite in exces sau indemnizatii de concediu de odihna acordate eronate, aceste sume sunt considerate necuvenite si, potrivit legislatiei in vigoare, angajatorul are dreptul sa solicite restituirea acestora. In acest articol prezentam principalele reglementari legale cu privire la returnarea sumelor necuvenite si contul in care se...
vezi AICI monografia << Monografie Constituire Provizioane Clienti Neincasati
Provizioanele reprezinta o componenta importanta a evidentei contabile si sunt utilizate pentru a reflecta obligatii sau pierderi viitoare certe sau probabile. Constituirea corecta a acestora ajuta companiile sa-si gestioneze riscurile financiare si sa respecte principiul prudentei.Cand se constituie provizioanele?Provizioanele se constituie atunci cand o entitate are o obligatie curenta (legala sau implicita) generata de un eveniment trecut, iar pentru solutionarea acesteia este probabil sa fie...
vezi AICI monografia << Venituri Din Alte Surse: Tratament Fiscal si Monografie Contabila
Conform Codului Fiscal din Romania, veniturile din alte surse reprezinta o categorie fiscala distincta, in cadrul careia sunt incluse toate veniturile obtinute de persoanele fizice care nu se incadreaza in alte categorii de venituri, cum ar fi: salarii, activitati independente, cedarea folosintei bunurilor, pensii, investitii etc. In acest articol vom analiza tipurile de venituri din alte surse si tratamentul lor fiscal, oferind si un exemplu de monografie contabila.Ce sunt veniturile din alte...
vezi AICI monografia << Drepturi Salariale Castigate In Instanta: Monografie Contabila Si Tratament Fiscal
Drepturile salariale castigate in instanta de catre angajati genereaza obligatii clare pentru angajatori, nu doar din punct de vedere juridic, ci si fiscal-contabil. Aceste sume trebuie tratate ca venituri salariale, impozitate si inregistrate corespunzator, inclusiv cu dobanzile legale aplicabile. In acest articol analizam regimul fiscal al acestor plati si prezentam un studiu de caz practic cu monografie contabila.Tratament fiscal si contabil drepturi salariale castigate in instantaDrepturile...
vezi AICI monografia << Monografie Contabila Achizitie Actiuni - Aspecte Cheie
Achizitia de actiuni reprezinta o operatiune frecventa in activitatea companiilor care doresc sa isi diversifice investitiile sau sa dobandeasca controlul asupra altor entitati. Din punct de vedere contabil, o astfel de tranzactie implica o serie de inregistrari specifice, in functie de natura actiunilor achizitionate (listate sau nelistate), scopul detinerii acestora si sursa de finantare utilizata. In acest articol prezentam principalele aspecte contabile legate de achizitia de actiuni, cu...
vezi AICI monografia << Monografie Contabila Ajustare TVA Stoc Marfa: Studii De Caz
Ajustarea TVA aferenta stocurilor de marfa este o operatiune contabila importanta, care trebuie tratata cu atentie pentru a respecta prevederile fiscale si a evita erorile in evidenta contabila. In acest articol, prezentam studii de caz relevante ce contin monografii contabile cu ajustarea de TVA pentru un stoc de marfa.Cand se face ajustarea de TVA?Ajustarea TVA in cazul achizitiilor de servicii si bunuri, altele decat bunurile de capital, este reglementata de art. 304 alin (1) din Codul...
vezi AICI monografia << Rentrop & Straton implineste 30 de ani! Consilier Taxe si Impozite implineste 30 de ani!
Rentrop & Straton, cea mai cunoscuta companie din Romania din domeniul informatiilor specializate, aniverseaza 30 de ani de existenta.Sunt 30 de ani in care aceasta companie mixta romano-germana a sprijinit in mod profesionist dezvoltarea sanatoasa a mediului antreprenorial, realizand peste 6.100 de produse destinate firmelor romanesti si profesionistilor din domenii vitale ale economiei: fiscalitate, contabilitate, legislatia muncii, resurse umane, protectia datelor etc.6.100 de...
vezi AICI monografia << Reevaluarea Imobilizarilor Corporale: Monografie Contabila si Aspecte Fiscale Importante
Reevaluarea imobilizarilor corporale se efectueaza pentru a reflecta in contabilitate valoarea justa a acestora, in conformitate cu realitatea economica si cu evolutiile pietei. Aceasta operatiune este necesara atunci cand exista diferente semnificative intre valoarea contabila si valoarea de piata a activelor, astfel incat situatiile financiare sa ofere o imagine fidela si relevanta pentru utilizatori. In acest articol vom prezenta aspecte cheie ce trebuie avute in vedere la aceasta operatiune...
vezi AICI monografia << Monografie Contabila Casare Mijloace Fixe: Cum Se Inregistreaza Scoaterea Din Uz A Activelor
Casarea mijloacelor fixe este o operatiune contabila esentiala care marcheaza scoaterea definitiva din functiune a unor active ale unei entitati, fie din cauza uzurii fizice sau morale, fie pentru ca nu mai sunt eficiente economic.In acest articol, vom prezenta aspecte cheie cu privire la procedura de casare a mijloacelor fixe si vom oferi exemple de monografii contabile.Procedura de casare a mijloacelor fixeConform prevederilor din OMFP 2861/ 2009 privind inventarierea, scoaterea din functiune...
vezi AICI monografia <<