Tot ce trebuie sa stii despre arhivarea documentelor contabile - articole conta.ro
Contabilitate � Conta.ro
Va asteptam online 24 ore din 24 sub sloganul: 100% contabilitate!
Puteti cere, oferi si gasi solutii la orice problema de contabilitate si fiscalitate. Si in plus aveti legislatia economica actualizata si un modul important de resurse umane.

Tot ce trebuie sa stii despre arhivarea documentelor contabile

Un contabil bun ramane unul dintre angajatii de baza ai oricarei companii. In sarcina contabililor, din pacate, intra adesea sarcini si responsabilitati care nu le revin in mod normal si nu fac decat sa le rapeasca din timp. Una dintre acestea este si gestionarea arhivei de documente contabile.
 
Dupa cum bine stim, Legea Arhivelor Nationale (nr.16/1996) prevede conditii clare privind organizarea si arhivarea documentelor, precum si pastrarea si depozitarea acestora. Nu uitam faptul ca nerespectarea prevederilor legislatiei arhivelor nationale atrage dupa sine amenzi cuprinse intre 1000 si 25.000 de lei.
 
Insa trebuie sa intelegem din start faptul ca serviciile de arhivare documente contabile trebuie sa revina specialistilor din domeniu daca se doreste respectarea intocmai a cerintelor legale, dar si eficientizarea activitatii companiei. In mod concret, pentru o buna gestiune a documentelor contabile recomandam externalizarea serviciilor de arhivare a documentelor catre profesionisti cu experienta in arhivistica.
 
Atentionam asupra faptului ca exista un interes major pentru arhivarea documentelor contabile fata de arhivarea oricaror altor tipuri de documente. Acest lucru se datoreaza faptului ca volumul actelor contabile in orice firma este intotdeauna net superior oricaror altor tipuri de documente. 
 
Un exemplu lamuritor este oferit de Archivit, una dintre companiile cu cel mai important rulaj de documente contabile gestionate si depozitate pentru firmele din Romania. In mod concret, mai mult de 50% din totalul documentelor stocate in depozitul Archivit sunt documente contabile.
 
Esential de retinut este faptul ca documentele se arhiveaza in cutii speciale in functie de tipul documentulor, departamentul de care apartin si anul in care au fost create, vizand depozitarea arhivei pentru perioada stipulata in lege sau in nomenclator (pentru acei clienti care dispun de acest document avizat de Arhivele Nationale).  
 
Cu toate acestea, accesarea documentelor contabile urmeaza aceleasi reguli de consultare precum celelalte genuri de documente, iar modalitatile sunt variate:
 

  • Transmitere document scanat pe email/fax in maxim doua ore;
  • Livrare cutii/dosare/documente in original in regim de urgenta la sediul clientului (4 ore);
  • Livrare cutii/dosare/documente in regim normal la sediul clientului (24 ore);
  • La sediul Archivit in camera destinata vizitatorului.
 
Criteriile arhivarii documentelor contabile
 
Arhivarea corecta a documentelor contabile in cutii de arhivare trebuie sa respecte o serie de reguli importante:
 
  • Dosarele in care sunt organizate documentele contabile nu trebuie sa contina alte tipuri de documente (ex. State de plata, dosare de personal) intrucat au termene de retentie diferite;
 
  • In cutie trebuie sa se regaseasca un singur an calendaristic pentru a asigura distrugerea la timp a arhivei conform legislatiei in vigoare.
 
  • Fiecare dosar/biblioraft trebuie sa cuprinda informatii relevante pentru continut pe coperta/cotor pentru a fi usor identificabile ulterior depozitarii (ex. Facturi, decembrie 2014).

     
  • In cazul in care compania dispune de puncte de lucru/sucursale este important sa se regaseasca denumirea locatiei pe dosar.
 
Criteriile enuntate anterior sunt importante pentru o buna organizare si depozitare a arhivei, dar mai ales pentru o reintoarcere rapida in cazul accesarii.
 
Mai mult, serviciile oferite de profesionisti aduc la pachet numeroase alte beneficii. Spre exemplu, la Archivit, clientii sunt anuntati in timp util cu privire la cutiile cu documente arhivate care se apropie de termenul de expirare. Acest lucru elimina riscul generarii unor costuri suplimentare cu depozitarea cutiilor expirate.
 
De asemenea, profesionistii in arhivistica asigura in mod gratuit evaluarea arhivei, propunand solutii pentru organizarea eficienta a documentelor companiei.
 
Pentru detalii despre serviciile de arhivare documente, va indrumam catre site-ul Archivit unde veti putea vizualiza si imagini din singura cladire din Romania construita exclusiv cu scopul depozitarii arhivei.
 
 
 
Contact Archivit

Georgiana Bleotu, Madalina Jigmond -
Key Account Managers 
Tel. 021.320.38.35
Email: sales@archivit.ro



 
Comandati lucrarea Deductibilitate cheltuieli. Noutati si studii de caz elaborata de specialistii Grupului de Experti Fiscali Rentrop&Straton.

Click AICI >>


 

Comenteaza acest articol in forum

Articol de: Conta.ro - www.conta.ro
Data: 2014-12-08
Vizualizari: 2463


  Alte ContaArticole
postat la: 2021-05-05
ANAF a aprobat Procedura de conectare a aparatelor de marcat electronice fiscale (AMEF) la sistemul informatic national de supraveghere si monitorizare a datelor fiscale al ANAF, denumit in continuare sistem informatic. Citeste mai mult ...
postat la: 2021-04-28
AJFP Ialomita reaminteste contribuabililor interesati ca marti, 4 mai 2021, este ultima zi in care se poate depune ”Declaratia informativa privind livrarile/ prestarile si achizitiile efectuate pe teritoriul national de persoanele inregistrate in scopuri de TVA - aferente perioadei de raportare precedente” (luna, trimestru etc.; perioada de raportare este cea declarata pentru depunerea decontului de TVA, prevazuta la art. 322 din Legea nr.227/2015). Citeste mai mult ...
postat la: 2021-04-28
Administratia Judeteana a Finantelor Publice Ialomita informeaza contribuabilii, ca pana la
data de 4 mai 2021, trebuie depuse situatiile financiare pe anul 2020 ale urmatoarelor entitati:
 
 
Citeste mai mult ...
  Conta Newsletter

Modificari la MONOGRAFIILE CONTABILE in 2021: Studii de caz + Explicatii detaliate Fii un contabil informat!

Aboneaza-te GRATUIT si vei primi Raportul Special

Modificari la MONOGRAFIILE CONTABILE in 2021: Studii de caz + Explicatii detaliate


Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentului UE 679/2016


  Conta Director
  Conta Site
  Conta Topicuri Forum
Copyright Conta Online / Conta.ro 2006 - 2021. Toate Drepturile rezervate
Un proiect: Fokus Digital Services