Un contabil bun ramane unul dintre angajatii de baza ai oricarei companii. In sarcina contabililor, din pacate, intra adesea sarcini si responsabilitati care nu le revin in mod normal si nu fac decat sa le rapeasca din timp. Una dintre acestea este si gestionarea arhivei de documente contabile.
Dupa cum bine stim, Legea Arhivelor Nationale (nr.16/1996) prevede conditii clare privind organizarea si arhivarea documentelor, precum si pastrarea si depozitarea acestora. Nu uitam faptul ca nerespectarea prevederilor legislatiei arhivelor nationale atrage dupa sine amenzi cuprinse intre 1000 si 25.000 de lei.
Insa trebuie sa intelegem din start faptul ca serviciile de
arhivare documente contabile trebuie sa revina specialistilor din domeniu daca se doreste respectarea intocmai a cerintelor legale, dar si eficientizarea activitatii companiei. In mod concret, pentru o buna gestiune a documentelor contabile recomandam externalizarea serviciilor de arhivare a documentelor catre profesionisti cu experienta in arhivistica.
Atentionam asupra faptului ca exista un interes major pentru arhivarea documentelor contabile fata de arhivarea oricaror altor tipuri de documente. Acest lucru se datoreaza faptului ca volumul actelor contabile in orice firma este intotdeauna net superior oricaror altor tipuri de documente.
Un exemplu lamuritor este oferit de Archivit, una dintre companiile cu cel mai important rulaj de documente contabile gestionate si depozitate pentru firmele din Romania. In mod concret, mai mult de 50% din totalul documentelor stocate in depozitul Archivit sunt documente contabile.
Esential de retinut este faptul ca documentele se arhiveaza in cutii speciale in functie de tipul documentulor, departamentul de care apartin si anul in care au fost create, vizand depozitarea arhivei pentru perioada stipulata in lege sau in nomenclator (pentru acei clienti care dispun de acest document avizat de Arhivele Nationale).
Cu toate acestea, accesarea documentelor contabile urmeaza aceleasi reguli de consultare precum celelalte genuri de documente, iar modalitatile sunt variate:
-
Transmitere document scanat pe email/fax in maxim doua ore;
-
Livrare cutii/dosare/documente in original in regim de urgenta la sediul clientului (4 ore);
-
Livrare cutii/dosare/documente in regim normal la sediul clientului (24 ore);
-
La sediul Archivit in camera destinata vizitatorului.
Criteriile arhivarii documentelor contabile
Arhivarea corecta a documentelor contabile in cutii de arhivare trebuie sa respecte o serie de reguli importante:
-
Dosarele in care sunt organizate documentele contabile nu trebuie sa contina alte tipuri de documente (ex. State de plata, dosare de personal) intrucat au termene de retentie diferite;
-
In cutie trebuie sa se regaseasca un singur an calendaristic pentru a asigura distrugerea la timp a arhivei conform legislatiei in vigoare.
-
Fiecare dosar/biblioraft trebuie sa cuprinda informatii relevante pentru continut pe coperta/cotor pentru a fi usor identificabile ulterior depozitarii (ex. Facturi, decembrie 2014).
-
In cazul in care compania dispune de puncte de lucru/sucursale este important sa se regaseasca denumirea locatiei pe dosar.
Criteriile enuntate anterior sunt importante pentru o buna organizare si depozitare a arhivei, dar mai ales pentru o reintoarcere rapida in cazul accesarii.
Mai mult, serviciile oferite de profesionisti aduc la pachet numeroase alte beneficii. Spre exemplu, la Archivit, clientii sunt anuntati in timp util cu privire la cutiile cu documente arhivate care se apropie de termenul de expirare. Acest lucru elimina riscul generarii unor costuri suplimentare cu depozitarea cutiilor expirate.
De asemenea, profesionistii in arhivistica asigura in mod gratuit evaluarea arhivei, propunand solutii pentru organizarea eficienta a documentelor companiei.
Pentru detalii despre serviciile de
arhivare documente, va indrumam catre site-ul
Archivit unde veti putea vizualiza si imagini din singura cladire din Romania construita exclusiv cu scopul depozitarii arhivei.
Contact Archivit
Georgiana Bleotu, Madalina Jigmond -
Key Account Managers
Tel. 021.320.38.35
Email:
sales@archivit.ro
Esential pentru contabili - Monografii contabile complete
Monografie acordarea de ajutoare membrilor de sindicat
Organizatiile sindicale conduc contabilitatea potrivit Reglementarilor contabile aprobate prin O.M.F.P. nr. 3.103/2017, cu modificarile si completarile ulterioare. Principalele surse de venit ale sindicatelor sunt cotizatiile membrilor, venituri neimpozabile pentru sindicat conform art. 15 din Codul fiscal.Vom stabili in acest articol monografia contabila pentru acordarea de ajutoare membrilor de sindicatReglementari legislative importante privind acordarea de ajutoare membrilor de sindicatArt....
vezi AICI monografia << Monografie Reparatie In Garantie
Din punct de vedere contabil, reparatiile efectuate in perioada de garantie ridica probleme legate de recunoasterea corecta a cheltuielilor, a provizioanelor si a relatiei cu clientii sau furnizorii implicati. In practica, pot aparea mai multe scenarii: reparatia este efectuata de firma vanzatoare pe cheltuiala proprie, de un service autorizat cu decontare ulterioara, sau direct de catre client cu rambursarea costurilor de catre furnizor.In acest articol vom prezenta o monografie contabila...
vezi AICI monografia << Monografie Achizitie Utilaj: Tratament Fiscal Si Studii De Caz
Achizitia unui utilaj reprezinta o investitie importanta pentru orice companie, indiferent de domeniul de activitate. Din punct de vedere contabil, aceasta operatiune trebuie inregistrata corect, respectand reglementarile privind imobilizarile corporale, amortizarea si tratamentul fiscal aferent. In acest articol vom prezenta pas cu pas monografia contabila pentru achizitia unui utilaj, de la momentul cumpararii pana la punerea in functiune, evidentiind conturile utilizate si implicatiile...
vezi AICI monografia << Rentrop & Straton a implinit 30 de ani! Consilier Taxe si Impozite a implinit 30 de ani!
Rentrop & Straton, cea mai cunoscuta companie din Romania din domeniul informatiilor specializate, aniverseaza 30 de existenta.Sunt 30 de ani in care aceasta companie mixta romano-germana a sprijinit in mod profesionist dezvoltarea sanatoasa a mediului antreprenorial, realizand peste 6.100 de produse destinate firmelor romanesti si profesionistilor din domenii vitale ale economiei: fiscalitate, contabilitate, legislatia muncii, resurse umane, protectia datelor etc.6.100 de produse. O...
vezi AICI monografia << Monografie Profit Reinvestit: Studii De Caz Utile
Profitul reinvestit reprezinta acea parte din castigul net al unei firme care nu este distribuita sub forma de dividende, ci este utilizata pentru dezvoltarea activitatii – de exemplu, pentru achizitia de echipamente, utilaje sau alte active necesare. Legislatia fiscala ofera facilitati companiilor care aleg sa isi reinvesteasca profitul, prin scutirea de impozit a acestor sume. Din perspectiva contabila, profitul reinvestit necesita o monografie contabila specifica, astfel incat sa...
vezi AICI monografia << Monografie Contabila Reparatii Auto: Cum Inregistrezi Reparatiile Pentru Dauna Autoturismului
Reparatiile auto sunt situatii frecvente care apar in activitatea unei firme si, pentru a fi tratate corect din punct de vedere financiar, au nevoie de o evidenta clara. Din punct de vedere contabil, aceste operatiuni pot ridica uneori semne de intrebare, de exemplu: cum se inregistreaza corect cheltuielile, ce conturi se utilizeaza si care sunt implicatiile fiscale?In acest articol vom prezenta trei studii de caz utile ce contin monografia contabila pentru reparatii auto. Scopul acestor exemple...
vezi AICI monografia << Monografie Contabila Dezvoltare Imobiliara Si Aspecte Fiscale Importante
Dezvoltatorii imobiliari se confrunta cu un set complex de operatiuni economice care necesita o evidenta contabila atenta si conforma cu reglementarile in vigoare. De la achizitia terenurilor si pana la vanzarea imobilelor finalizate, fiecare etapa implica tranzactii cu impact fiscal si contabil semnificativ.In acest articol prezentam o monografie contabila bine structurata pentru un dezvoltator imobiliar. Aceasta contine inregistrarile corecte in contabilitate si explicatii clare pentru fiecare...
vezi AICI monografia << Monografie Contabila Cod TVA Anulat
Anularea codului de TVA poate avea un impact semnificativ asupra activitatii unei firme, iar pentru a evita erorile si sanctiunile, este esential ca antreprenorii si contabilii sa cunoasca reglementarile legislative aplicabile. In acest articol vom prezenta tratamentul fiscal si contabil pentru codul de TVA anulat si o monografie contabila clara.Tratament fiscal-contabil pentru cod TVA anulatAnularea codului de TVA poate avea loc, conform art. 316 alin. (11) din Codul fiscal, in urmatoarele...
vezi AICI monografia << Monografie Contabila Factura Booking.com: Studii De Caz Utile
Factura emisa de platforma Booking.com ridica adesea semne de intrebare din perspectiva tratarii contabile si fiscale, mai ales in cazul firmelor care inchiriaza spatii prin intermediul acestui serviciu. In acest articol, analizam pas cu pas cum se inregistreaza factura de la Booking.com in contabilitate, ce monografii contabile se aplica si ce obligatii declarative revin firmei beneficiare.Inchirieri prin platforma Booking.com: aspecte important de stiutOrice persoana fizica sau juridica care...
vezi AICI monografia << Taxa de Mediu 2% Monografie Contabila
Taxa de mediu a fost instituita prin Legea nr. 196/2005 privind Fondul pentru mediu, modificata si completata prin actele normative ulterioare. Aceasta taxa se aplica unei game variate de activitati si produse, de la autovehicule si anvelope uzate, la ambalaje si echipamente electrice si electronice, avand ca obiectiv principal descurajarea comportamentelor poluante si generarea de resurse financiare destinate proiectelor de protectie a mediului.Din perspectiva contabilitatii, taxa de mediu...
vezi AICI monografia << 
de Redactia Conta
Copyright Conta Online / Conta.ro 2006 - 2025. Toate Drepturile rezervate