Tot ce trebuie sa stii despre arhivarea documentelor contabile - articole conta.ro
Contabilitate � Conta.ro
Va asteptam online 24 ore din 24 sub sloganul: 100% contabilitate!
Puteti cere, oferi si gasi solutii la orice problema de contabilitate si fiscalitate. Si in plus aveti legislatia economica actualizata si un modul important de resurse umane.

Tot ce trebuie sa stii despre arhivarea documentelor contabile

Un contabil bun ramane unul dintre angajatii de baza ai oricarei companii. In sarcina contabililor, din pacate, intra adesea sarcini si responsabilitati care nu le revin in mod normal si nu fac decat sa le rapeasca din timp. Una dintre acestea este si gestionarea arhivei de documente contabile.
 
Dupa cum bine stim, Legea Arhivelor Nationale (nr.16/1996) prevede conditii clare privind organizarea si arhivarea documentelor, precum si pastrarea si depozitarea acestora. Nu uitam faptul ca nerespectarea prevederilor legislatiei arhivelor nationale atrage dupa sine amenzi cuprinse intre 1000 si 25.000 de lei.
 
Insa trebuie sa intelegem din start faptul ca serviciile de arhivare documente contabile trebuie sa revina specialistilor din domeniu daca se doreste respectarea intocmai a cerintelor legale, dar si eficientizarea activitatii companiei. In mod concret, pentru o buna gestiune a documentelor contabile recomandam externalizarea serviciilor de arhivare a documentelor catre profesionisti cu experienta in arhivistica.
 
Atentionam asupra faptului ca exista un interes major pentru arhivarea documentelor contabile fata de arhivarea oricaror altor tipuri de documente. Acest lucru se datoreaza faptului ca volumul actelor contabile in orice firma este intotdeauna net superior oricaror altor tipuri de documente. 
 
Un exemplu lamuritor este oferit de Archivit, una dintre companiile cu cel mai important rulaj de documente contabile gestionate si depozitate pentru firmele din Romania. In mod concret, mai mult de 50% din totalul documentelor stocate in depozitul Archivit sunt documente contabile.
 
Esential de retinut este faptul ca documentele se arhiveaza in cutii speciale in functie de tipul documentulor, departamentul de care apartin si anul in care au fost create, vizand depozitarea arhivei pentru perioada stipulata in lege sau in nomenclator (pentru acei clienti care dispun de acest document avizat de Arhivele Nationale).  
 
Cu toate acestea, accesarea documentelor contabile urmeaza aceleasi reguli de consultare precum celelalte genuri de documente, iar modalitatile sunt variate:
 

  • Transmitere document scanat pe email/fax in maxim doua ore;
  • Livrare cutii/dosare/documente in original in regim de urgenta la sediul clientului (4 ore);
  • Livrare cutii/dosare/documente in regim normal la sediul clientului (24 ore);
  • La sediul Archivit in camera destinata vizitatorului.
 
Criteriile arhivarii documentelor contabile
 
Arhivarea corecta a documentelor contabile in cutii de arhivare trebuie sa respecte o serie de reguli importante:
 
  • Dosarele in care sunt organizate documentele contabile nu trebuie sa contina alte tipuri de documente (ex. State de plata, dosare de personal) intrucat au termene de retentie diferite;
 
  • In cutie trebuie sa se regaseasca un singur an calendaristic pentru a asigura distrugerea la timp a arhivei conform legislatiei in vigoare.
 
  • Fiecare dosar/biblioraft trebuie sa cuprinda informatii relevante pentru continut pe coperta/cotor pentru a fi usor identificabile ulterior depozitarii (ex. Facturi, decembrie 2014).

     
  • In cazul in care compania dispune de puncte de lucru/sucursale este important sa se regaseasca denumirea locatiei pe dosar.
 
Criteriile enuntate anterior sunt importante pentru o buna organizare si depozitare a arhivei, dar mai ales pentru o reintoarcere rapida in cazul accesarii.
 
Mai mult, serviciile oferite de profesionisti aduc la pachet numeroase alte beneficii. Spre exemplu, la Archivit, clientii sunt anuntati in timp util cu privire la cutiile cu documente arhivate care se apropie de termenul de expirare. Acest lucru elimina riscul generarii unor costuri suplimentare cu depozitarea cutiilor expirate.
 
De asemenea, profesionistii in arhivistica asigura in mod gratuit evaluarea arhivei, propunand solutii pentru organizarea eficienta a documentelor companiei.
 
Pentru detalii despre serviciile de arhivare documente, va indrumam catre site-ul Archivit unde veti putea vizualiza si imagini din singura cladire din Romania construita exclusiv cu scopul depozitarii arhivei.
 
 
 
Contact Archivit

Georgiana Bleotu, Madalina Jigmond -
Key Account Managers 
Tel. 021.320.38.35
Email: sales@archivit.ro




Comenteaza acest articol in forum

Articol de: Conta.ro - www.conta.ro
Data: 2014-12-08
Vizualizari: 2309


  Alte ContaArticole
postat la: 2020-09-15
Virgil Popescu, ministrul Economiei, a anuntat lansarea aplicatiei informatice in vederea obtinerii granturilor de 1 miliard de euro.  Citeste mai mult ...
postat la: 2020-09-15
Ordinul ministrului Muncii si Protectiei Sociale pentru stabilirea modalitatii de acordare a sprijinului financiar si a categoriilor de bunuri ce pot fi achizitionate conform art. 6 alin. (1) din OUG nr. 132/2020. Citeste mai mult ...
postat la: 2020-09-10
Pentru nerespectarea prevederilor legale in domeniul relatiilor de munca, al securitatii si sanatatii in munca si ale Legii nr. 55/2020 privind prevenirea si combaterea efectelor pandemiei de COVID-19, au fost sanctionati 1272 de angajatori, potrivit unui comunicat al Inspectiei Muncii. Citeste mai mult ...
  Conta Newsletter

Modificari in Codul Fiscal 2020. 12 Proceduri Contabile actualizate la zi Fii un contabil informat!

Aboneaza-te GRATUIT si vei primi Raportul Special

Modificari in Codul Fiscal 2020. 12 Proceduri Contabile actualizate la zi



Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentului UE 679/2016


  Conta Director
  Conta Site
  Conta Topicuri Forum
Copyright Conta Online / Conta.ro 2006 - 2020. Toate Drepturile rezervate
Un proiect: Fokus Digital Services