10 replies to this topic

[Ovidiu Rusu]

Stim cu totii ca diagnosticul este unul din instrumentele care stau la baza evaluarii
economico-financiare ale unei Firme, acesta asigura
credibilitate intre actionarii unei Firme, intre Firma si Parteneri (furnizori,
clienti, banci etc), si nu in ultimul rand, sunt niste rapoarte care cresc valoarea de piata a Firmei
(in cazul in care si vreau sa vand firma).

Ma intereseaza daca cunoasteti ca ar exista software, specialisti, capabili
sa analizeze si sa preia informatiile (din mai multe surse: BD-uri, fisiere excel etc), iar apoi sa
genereze, pe luni calendaristice trecute, un tabloul de bord cu cei mai importanti
indicatori de business

Asta pe de o parte....

iar pe de alta parte:

folosind acest rezultat trecut si prezent,

softul sa fie in stare sa genereze proiectii economico-financiare,
sa permita 'salvarea' unor scenarii de activitate, etc


In continuare punctez ce cred ca ar fi de interes:

-analiza a costurilor si veniturilor pe centre interne de responsabilitate
-contributia clientilor, furnizorilor la profitabilitate/pierdere
-evolutia resurselor firmei in raport cu activitatea desfasurata: in luna x au existat atatia salariati, atatea auto etc
-evolutia cash-flow, puncte critice (incasari, plati,lichiditatea firmei)
-solvabilitate, puncte critice (patrimoniu, datorii)

O solutie ar fi un audit,
dar,
vreau sa stiu daca exista un soft specializat, privit in primul rand ca un instrument managerial,
care, odata implementat, sa dea un Tablou De Bord General menit sa 'monitorizeze' un business!

Astept cu interes raspunsuri
Multumesc

[Andreea`]

Faci o solicitare pentru un Business Performance Management (BPM) software. La o scurta cautare pe internet vei gasi multe soft-uri care fac acest lucru.

In primul rand trebuie sa te organizezi intern foarte bine si sa-ti stabilesti care sunt indicatorii de performanta, intalniti sub numele KPI (key performance indicator), care sa te ajute sa definesti si sa evaluezi succesul societatii si care sa-ti redea date si grafice pe intelesul oricarui actionar.
Principalele avantaje ale unui BPM soft: rapoarte, analiza, monitorizare up-to-date, proiectie economica ce utilizeaza tehnica statistica si asa zisul game theory = predictie in baza analizei indicatorilor economomici pentru perioada anterioara si curenta.
Practic iti face un financial report in baza solicitarilor tale.

Pentru orice firma mica, un economist cu experienta poate face acest lucru relativ usor odata ce s-au identificat puncte cheie ce trebuiesc urmarite si exista o metodologie de analiza si bineinteles procese si sisteme de lucru predefinite. O proiectie a cashflow-ului lunara imbunatateste strategia luarii de decizii a oricarui manager.


Mai multe detalii privind BPM gasesti aici.

[Ovidiu Rusu]

"Analiza Inteligenta" a Datelor vs Analiza "Datelor Inteligente"

Andrea,
multumesc de raspuns
Am studiat ce mi-ai propus,si, intr-adevar un asemenea soft din domeniul Business Performance Management ar
putea sa-mi fie folositor in maniera in care acesta este capabil sa colecteze informatia economica primara + sa o prelucreze
+ sa-mi ofere niste date inteligente, acei Key Performance Indicatoars(KPI) la care faci referinta.

Dar, asa cum remarci si tu, mai intai trebuie stabiliti acesti (KPI)

eu am nevoie de ceva/cineva care sa-mi ofere aceste date inteligente!

Nu e greu de facut apoi o "analiza a datelor inteligente!"

Mai greu este de facut o "analiza inteligenta a datelor"

..si uite cum am trecut pe taramul Business Inteligence

Acesti KPI sunt clar specifici unui business si ii poti stabili daca este bine organizat!

Propun sa facem in continuare o analiza si sa vedem cam care ar fi tabloul de bord cu KPI al unei firme
cu activitate de distributie in domeniul FMCG in Romania, pe scurt:
-in jur de 50 angajati in vanzare, livrare, manipulare si livrare
-are in portofoliu produsele a 10 Producatori(Furnizori interni) pe care le distribuie la un Portofoliu de aprox 1000 clienti si mari si mici
raspanditi in toata Transilvania
-si sa nu uit, are datorii la banci

Stiu ca premisele sunt insuficiente, poate vor aparea si altele intre timp.

Odata stabiliti KPI pe baza unor informatii primare din anii trecuti
putem trece si la preziceri si la acest Game Theory(suna chiar bine!)

(apropo de trecut mi-a placut o fraza care
am intalnit-o pe net: înțelegerea trecutului este modul cel mai bun de a fi în stare a prezice viitorul)

Deci, cam care ar fi KPI intr-o activitate de distributie?

[Ovidiu Rusu]

Excel - alternativa unei aplicatii de tip BPM

Se pare ca niste raspunsuri la intrebarea mea anterioara poti gasi daca folsosesti Google (din nou)
Acesti indicatori de performanta
pana la urma sunt stabiliti de cei care cunosc businessul, un bun cunoscator al businsessului ar trebui sa fie in
masura sa-si stabileasca proprii indicatori de performanta dupa care sa urmareasca , controleze afacerea
iar apoi sa ia deciziile potrvite.

Ce pot scoate in evidenta este faptu ca acesti KPI trebuie urmariti pe

tipuri de management (management al vanzarilor, management financiar etc)
+
centre de responsabilitate(filiale, departamente etc)


Maniera in care sunt prezentati acesti indicatori chiar ca nu prea are importanta(ca subt tabele, sau charturi etc)
important este ca acesti KPI sa fie calculati corect!


Insa a-si vrea sa supun atentiei un alt aspect al acestor tip de aplicatii!
Din experienta mea de lucru cu multe firme,
o mare parte din directorii economic, manageri, contabili. isi tin multa informatie in fise Excel

Desi au la dispozitie ERP-uri valoroase (atat la propriu cat si la figurat )
ei continua ca anumite rezultate, sa le introduca din nou in Excel,
sa-si introduca apoi unele date operarative si apoi sa-si scoata propriile rezultate (rezultate care de multe ori sunt chiar acesti KPI)
care le prezinta de regula investitorilor, managerilor etc

M-ar interesa o dezbatere bazata pe urmatoarea intrebare:

Cati dintre noi tinem situatii alternative in fise Excel, oricare ar fi ele (date operative(salarii, targete, bugete), rezultate, prelucari prin formule excel, etc)
si de ce facem acest lucru?

Multumesc

[Andreea`]

ca raspuns la al doilea post ..


Ovidiu, in general managerul unei firme stabileste impreuna cu personalul calificat KPIurile. De obicei ele sunt cateva, 4-5 la numar si sunt punctele cheie pe care un manager le urmareste in evolutia businessului.

In cazul unei firme de distributie, eu as propune urmarirea urmatorilor KPI:
- Turnover pe segmente: zone geografice, tipuri de clienti, marci de produse comercializate, angajati daca este cazul
- Profitabilitate pe marca comercializata/ zone geografice/tipuri de clienti ( Gross margin %)
- Customer Analysis: pe categorii de clienti, termene/tip de plata si asigurari recuperare creante
- Inventory: stocuri de marfa pe marci cantitativ - valoric, achizitii, livrari
- Costuri variabile
- Eficienta operationala


Orice analiza a vanzarilor si costurilor se face pe perioade fixe determinate (lunar/timp lucrat) cat si % raportat anual, pe valori realizate, forecast si realizare bugetara.
Analiza clientilor si a termenelor de plata te ajuta in evitarea pierderii de numerar si in acelasi timp ai o viziune corecta a proiectiei evolutiei incasarilor in baza situatiilor reale din piata pe fiecare client in parte.
Ca target trebuie sa ai o analiza a termenelor de plata pe clienti in functie de asigurarea obtinuta si evolutia indicatorilor de rentabilitate a clientului pe maxim 6 luni.
Stocurile de marfa: in functie de cashflowul societatii se poate face o previziune bugetara. Eu personal nu recomand nimanui un stoc de marfa mai mare decat valoarea vanzarilor unei luni pentru a preveni o eventuala blocarea financiara. Fiecare societate in functie de buget si proiectia vanzarilor isi poate gestiona stocurile de marfa pe categorii de marci comercializate si implicit achizitiile.
Costurile variabile sunt cele care dau intotdeauna batai de cap. Trebuiesc evitate pe cat posibil cheltuielile suplimentare nebugetate initial. Intotdeauna un bun management al costurilor asigura o rentabilitate buna a societatii.
Eficienta operationala depinde de volumul de lucru si metodele de organizare interna. In principal ar trebui sa urmaresti: consumul de combustibil, cheltuielile cu fiecare vehicul in parte, eficienta timpului de utilizare si incarcare, intarzierile si orice alte probleme aparute in livrari.


Dupa cum vezi, sunt multe posibilitati de analiza si in cazul tau consider ca depind de organizarea interna a firmei, de productivitatea personalului, suportul operational, politicile de marketing, expansiunea geografica a vanzarilor, canalele de vanzare utilizate si segmentele de piata constituite target si lista poate continua :biggrin:

[Andreea`]

Excel... well.. excelul este un ajutor foarte bun mai ales daca stii sa-l folosesti

Fiind usor de utilizat, in lipsa a altor suporturi, este cel mai des folosit. De ce? Deoarece este foarte usor sa-ti creezi un draft de raport care sa-ti ofere informatia dorita.
Imagineaza-ti un raport cu forecast-ul pe vanzarile unei saptamani.
Il creezi pe categorii de clienti, zone de distributie, marci de produse. Si uite cum impartirea pe aceste categorii ne ofera niste centre de cost si linii de produse urmarite (in cazul in care contabilitatea nu este deja organizata pe centre de cost sau de profit).
Ce-ti ofera raportul?
Estimarea realizarii bugetare pe saptamana viitoare, evolutia operatiunilor de logistica necesare, o situatie concreta privind produsele ce trebuiesc livrate fata de stocul existent de marfa si achizitiile viitoare, un suport in evolutia cashflowului.


De obicei, in excel se pot face situatii adiacente celor care reiesc din ERPuri. Exemplul cel mai bun este cel oferit de tine referitor la payroll.
Statele de salarii in general se genereaza din programe speciale. Managementul salariatilor se face prin utilizarea bazelor de date existente. Exemple de situatii suplimentare ce se pot solicita, in acest caz, sunt: state de salarii pe categorii de cost raportate la evolutia bugetara a cheltuielilor, situatia salariatilor pe categorii raportat la bugetul de investitii, evolutia cantitativa a personalului pe categorii de cost, analiza bonusurilor de vanzari in functie de realizarea targetului pe categorii de salariati etc.


De ce folosim situatiile suplimentare in excel? Din necesitatea obtinerii, centralizarii, prelucrarii, sintetizarii si analizei informatiilor.
Nu trebuie sa uitam, ca un manager/actionar nu este intotdeauna un economist sau o persoana cu experinta in domeniu. Centralizarea si sintetizarea informatiilor ofera o evolutie statistica reala a societatii si este suportul deciziei oricarui manager.

[Ovidiu Rusu]

Excelul este doar un ajutor (corect) si mai ales daca stii sa-l folosesti (si mai corect )

Andreea,
jos palaria, ai punctat foarte bine cred ce poti face cu Excelu', mai ales daca cunosti notiuni de Pivot Table poti face lucruri deosebite cu Excelu'
dar,
exista si unele dezavantaje:

1. In ideea ca esti un bun Business Analyst si totodata un specialist in Excel

Cunosc pe cineva care isi importa datele cu CTRL C si CRL V din baze de date ale ERP,
le plaseaza in zeci (daca nu sute) de sheeturi, aplica formule peste formule la nivel de celule
isi creaza charturi si diagrame si pe urma deschide fisierul rezultat:

* sta, fara exagerare, in jur de o juma de ora sa lucreze Excelul si sa afiseze rezultatele dorite

* orice mica modificare, din greseala, a valorilor dintr-o celula, sau chiar a unei formule aplicate, cauzeaza reflectarea in cascada a greselii pana la rezultatul final, totul fara posibilitatea de verificare, si cu un efort apoi foarte mare de regasire a greselii!

*daca in tot 'sistemul de calcul' intervin noi 'variabile' de business, foarte greu le integrezi intr-un sistem deja conceput

*excel este recunoscut ca mediu de prelucrare, nicidecum de stocare! Daca si stochezi in Excel Informatia Primara care urmeza apoi sa o sintetizezi,
viteza de prelucrare este si mai mica!

*trasabilitatea - aproape inexistenta

Te mai poti baza ca rezultatele finale, sunt corecte? Chiar daca ai gandit corect sistemul, eu cred ca Excelul, desi cunoscut ca prima scula de Business
Inteligence, nu poate singur sa-ti ofere suportul adecvat pentru un calcul asupra unei cantitati masive de informatie sau multiple (dpv calitativ) de informatie

Rezulta de multe ori nervi, frustrare, mai ales cand stii ca ultima data ti-a iesit corect, iar a doua oara nicicum nu iese cum vrei tu!


Da, Excelul este perfect daca ai la dispozitie putina informatie, de pana la ordinul miilor de inregistrari dar nu sutelor de mii!
Nicidecum nu este adecvat sa-ti tii un sistem de fisere excel care sa-ti rezolve situatiile care nu le poti scoate din erp(bugete, raportari diverse,
configurari de centre de profit, calcule de profit, raportari active, resurse etc). Chiar daca la un moment dat ai scos rezultate corecte,
probabilitatea ca a doua oara, a treia oara samd, ca rezultatele sa fie partial incorecte este foarte mare! Iar rezultatele incorecte dor cel mai tare!


2. sa nu uit varianta in care esti un bun analyst (stii ce si cum vrei) dar nu ai notiuni de Excel:
atunci merita sa inveti Excel? Cu toata increderea recomand! Dar, sa aveti grija sa nu 'cadeti' in Pct No. 1!


Eu am incercat sa punctez rapid cateva puncte despre Excel
Poate cineva sa-mi spuna daca are aceeasi parere cu a mea, sau dimpotriva, cu ce gresesc in analiza?
Thx

[Andreea`]

Notiunea de simplu si curat trebuie aplicata aici.
Un pivot table nu te ajuta. Sintetizarea informatiilor prin consolidari si subtotaluri, previziuni prin grafice si functii statistice, interogarea bazelor de date prin functii VBA sunt mai indicate in cazul tau.
In general se utilizeaza sub 30% din functionalitatea Excelului.

Oricum tot ce ai nevoie este de un template.
Importi datele in template si generarea se va face apoi automat. Putina programare nu strica. Daca nu stii, intotdeauna se poate cumpara.
Pana la urma totul se rezuma la cat esti dispus sa investesti intr-un soft fie el si in excel si de suportul economic al unui analist.
Bine, mai este si varianta in care daca esti dispus sa inveti poti reusi prin forte proprii.

Sunt tare curioasa la ce concluzie vei ajunge.

[Ovidiu Rusu]

Andreea`, la Feb 11 2010, 04:53 PM, a spus:

Notiunea de simplu si curat trebuie aplicata aici.

Notiunea de simplu si curat eu zic ca trebuie aplicata cam peste tot

Eu in mesajul anterior am scos in evidenta 2 mari dezavantaje ale excel:
1. Nu este un mediu preformant de stocare a informatiei primare care sta la baza calculului
2. Nu este un mediu performant de programare, (desi poti intr-adevar sa scrii cod Basic)

Eu zic ca este destul de greu sa-ti mentii un sistem de monitorizare (daca nu zilnic cel putin saptamanal) a
unor indicatori de business care au ca sursa de informatie primara mii de inregistrari 'noi' care pot 'veni'
saptamanal de peste tot (diferite baze de date. alte surse etc)

Andreea si alti cititori ai acestui topic:

Daca nu sunteti de acord, inseamna ca aveti exemple practice prin care folositi Excel, si sunteti multumiti de 'comportamentul' si
rezultatele acestuia, caz in care ma intereseaza si pe mine niste scenarii de activitate in acest sens, nu de alta, dar poate le voi adopta si eu...

Daca sunteti de acord cu cele enumerate de mine inseamna ca ar trebui sa existe solutii alternative, care ar fi acestea?


Mersi

[eugen ursache]

Ovidiu Rusu, la Feb 8 2010, 07:41 PM, a spus:

Cunosc pe cineva care isi importa datele cu CTRL C si CRL V din baze de date ale ERP,
le plaseaza in zeci (daca nu sute) de sheeturi, aplica formule peste formule la nivel de celule
isi creaza charturi si diagrame si pe urma deschide fisierul rezultat:

* sta, fara exagerare, in jur de o juma de ora sa lucreze Excelul si sa afiseze rezultatele dorite

* orice mica modificare, din greseala, a valorilor dintr-o celula, sau chiar a unei formule aplicate, cauzeaza reflectarea in cascada a greselii pana la rezultatul final, totul fara posibilitatea de verificare, si cu un efort apoi foarte mare de regasire a greselii!

*daca in tot 'sistemul de calcul' intervin noi 'variabile' de business, foarte greu le integrezi intr-un sistem deja conceput

*excel este recunoscut ca mediu de prelucrare, nicidecum de stocare! Daca si stochezi in Excel Informatia Primara care urmeza apoi sa o sintetizezi,
viteza de prelucrare este si mai mica!

*trasabilitatea - aproape inexistenta

Te mai poti baza ca rezultatele finale, sunt corecte? Chiar daca ai gandit corect sistemul, eu cred ca Excelul, desi cunoscut ca prima scula de Business
Inteligence, nu poate singur sa-ti ofere suportul adecvat pentru un calcul asupra unei cantitati masive de informatie sau multiple (dpv calitativ) de informatie

Rezulta de multe ori nervi, frustrare, mai ales cand stii ca ultima data ti-a iesit corect, iar a doua oara nicicum nu iese cum vrei tu!


Da, Excelul este perfect daca ai la dispozitie putina informatie, de pana la ordinul miilor de inregistrari dar nu sutelor de mii!
Nicidecum nu este adecvat sa-ti tii un sistem de fisere excel care sa-ti rezolve situatiile care nu le poti scoate din erp(bugete, raportari diverse,
configurari de centre de profit, calcule de profit, raportari active, resurse etc). Chiar daca la un moment dat ai scos rezultate corecte,
probabilitatea ca a doua oara, a treia oara samd, ca rezultatele sa fie partial incorecte este foarte mare! Iar rezultatele incorecte dor cel mai tare!

Ai observat corect, in principiu nu asa se lucreaza cu excelul in mod eficient.
In excel e cel mai bine sa preiei datele gata sintetizate din ERP, preferabil din cuburi de raportare reci, precalculate, nu din baza de date calda si in nici un caz nu preiei datele primare (asta e cel mai bun mod de a sufoca si cel mai performant sistem de calcul)
Ideea este: rapoartele sintetice de baza si cele standard se fac direct in ERP, predefinite. Se preiau in excel si se prelucreaza la nivel superior (suprasintetizare, grafice etc). De ce eu prefer excelul pentru asta? E mult mai flexibil, are valente grafice excelente, pentru a modela un raport asa cum vreau eu (nestandard), cu accent pe datele si informatiile care ajuta in mod real si corect decizia manageriala.
Inainte de a te apuca de orice raport, e ideal sa stii sau macar sa intuiesti cui se adreseaza, de ce si pentru ce decizie manageriala va fi folosit.

[eugen ursache]

PS: topicului i-ar sta mai bine la management financiar decat la softuri utile...