5 aspecte privind pastrarea facturilor emise si incarcate in e-Factura

In contextul folosirii obligatorii a e-Factura in relatia B2B, firmele vor trebui sa se asigure ca pastreaza fisierele XML sigilate de Ministerul Finantelor dupa transmiterea lor in sistem.

Conform reglementarilor actuale privind utilizarea sistemului e-Factura in relatiile B2B (Business to Business) in Romania, exista, asadar, anumite obligatii legate de arhivarea si pastrarea facturilor in format electronic.

Intrebare: "Avand in vedere ca facturile originale si valabile pentru a se deduce cheltuiala si TVA sunt cele incarcate/listate din SPV, in oglinda si facturile emise de catre noi, pe care le incarcam in SPV, listate trebuie sa aiba forma celor din SPV? Chiar daca programul de facturare cand le descarca din SPV nu pune pe ele index-ul de incarcare sau altceva, fata de cele pe care le listam direct din program. Acesti indecsi ii gasim in fisierul care se arhiveaza."

 

Raspuns: Incepand cu 1 iulie 2024, exista cerinte specifice pentru pastrarea facturilor emise si incarcate pe e-Factura:

 

--> Fisierele XML ale facturilor emise si incarcate pe e-Factura vor ramane disponibile in Spatiul Privat Virtual (SPV) timp de 60 de zile.

 

--> Este recomandat ca fiecare companie sa salveze fisierele XML sigilate de Ministerul Finantelor pe serverele proprii. Aceasta este o masura de siguranta pentru a avea acces la documentele originale in caz de nevoie.

 

--> XML-ul sigilat de Ministerul Finantelor este considerat factura originala incepand din iulie 2024. Este obligatoriu sa salvati aceste fisiere XML, deoarece acestea vor fi recunoscute ca documente fiscale oficiale.

 

--> De asemenea, este recomandat sa salvati si fisierele PDF corespunzatoare facturilor, chiar daca XML-ul este cel recunoscut oficial.

 

--> Facturi emise incepand cu 1 iulie 2024, care trebuie transmise prin e-Factura (adica fisierul de tip XML mentionat anterior), trebuie arhivate in formatul XML pe suport electronic, luand in calcul termenul de cinci ani, calculat de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care facturile au fost intocmite.

Obligatia de a salva arhiva zip a fisierelor XML a inceput de la 1 iulie 2024. 

 

In urma transmiterii de catre furnizorii dvs. a facturilor adresate societatii, sistemul RO e-Factura atribuie automat un numar de identificare, denumit Index de incarcare, utilizat ca referinta in cadrul proceselor si operatiunilor specifice sistemului.

Fisierele valide vor fi disponibile in sistem pentru descarcare pentru o perioada de 60 zile de la momentul publicarii in sistem.
 

Pentru descarcarea unei facturi se acceseaza sectiunea Factura electronica Raspunsuri factura, se selecteaza CIF-ul si numarul de zile pentru care doreste sa se afiseze raspunsurile si se apasa butonul "Obtine raspunsuri".

Dupa afisarea listei cu facturi incarcate, utilizatorul va apasa butonul "Descarca"din dreptul facturii care prezinta interes.
 

Pentru o vizualizare facila fisierul XML poate fi transformat intr-un fisier PDF cu ajutorul aplicatiei Transformare XML in PDF.
 

In cadrul acesteia se incarca fisierul XML si se vor apasa, pe rand, butonul Incarca si butonul Descarca.
 

Data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul RO eFactura.
 

Fisierele corespunzatoare facturii electronice in format XML si mesajele de eroare sunt disponibile in Sistem pentru descarcare 60 zile de la momentul publicarii in sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic si eliberate la cerere.


Raspuns oferit in luna august 2024 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

Foto: pixabay.com