Administratorul unei societati are un rol de baza in conducerea activitatii si in reprezentarea acesteia in raporturile cu asociatii, salariatii, partenerii contractuali si autoritatile. Functia presupune insa si o serie de obligatii legale, a caror incalcare poate atrage raspunderea personala a administratorului.
In functie de forma societatii si de prevederile actului constitutiv, administrarea poate fi exercitata de una sau mai multe persoane. Administratorul poate fi asociat, dar poate fi si o persoana din afara societatii.
Potrivit art. 72 din Legea societatilor nr. 31/1990, obligatiile si raspunderea administratorilor sunt reglementate de dispozitiile referitoare la mandat si de regulile prevazute de lege. Pentru ca numirea sa fie valabila din punct de vedere juridic, persoana desemnata trebuie sa accepte expres functia.
In exercitarea mandatului, administratorul trebuie sa tina seama de dispozitiile legale aplicabile societatii si activitatii acesteia, de prevederile actului constitutiv, ale hotararile asociatilor sau ale actionarilor, de limitele competentelor si ale dreptului de reprezentare, precum si de clauzele contractului de mandat sau de administrare, daca a fost incheiat.
Calitatea de administrator este diferita de cea de asociat. Administratorul conduce si reprezinta societatea in limitele mandatului, in timp ce asociatul participa la luarea deciziilor care intra in competenta sa, potrivit legii si actului constitutiv.
Administratorul trebuie sa urmareasca interesul societatii si sa isi exercite atributiile cu buna-credinta, prudenta si diligenta.
O decizie economica nefavorabila nu inseamna ca administratorul a incalcat legea. In evaluarea conduitei sale conteaza informatiile disponibile la momentul deciziei, modul in care aceasta a fost fundamentata si interesul urmarit.
Pentru membrii consiliului de administratie al societatilor pe actiuni, art. 144.1 din Legea nr. 31/1990 prevede standardul prudentei si diligentei unui bun administrator, precum si regula privind deciziile de afaceri. Aplicarea concreta a acestor dispozitii trebuie analizata in functie de forma societatii si de normele incidente.
Exemplu: Societatea incheie un contract important cu un partener nou, care ulterior nu isi mai achita datoriile. Pierderea suferita de societate nu inseamna ca administratorul raspunde personal, dar analiza va avea in vedere daca administratorul a verificat partenerul, daca a evaluat riscul comercial si daca a luat masuri de protejare a intereselor societatii, raportat la imprejurarile cunoscute la data incheierii contractului.
Respectarea limitelor mandatului
Potrivit art. 70 din Legea nr. 31/1990, administratorii pot efectua operatiunile necesare pentru realizarea obiectului de activitate al societatii, cu respectarea restrictiilor prevazute in actul constitutiv.
De asemenea, art. 71 din Legea nr. 31/1990 prevede ca administratorii care au dreptul de a reprezenta societatea, nu pot transmite acest drept decat daca aceasta posibilitate le-a fost acordata expres. Incalcarea acestei reguli, atrage consecintele prevazute de lege, inclusiv raspunderea pentru prejudiciile produse societatii.
Exemplu: Actul constitutiv prevede ca un administrator poate contracta imprumuturi numai cu aprobarea asociatilor. Daca acesta contracteaza un imprumut fara aprobarea ceruta, trebuie analizate atat efectele contractului fata de finantator, cat si raspunderea administratorului fata de societate.
Punerea in aplicare a hotararilor asociatilor
Administratorul are obligatia de a duce la indeplinire hotararile adoptate de adunarea generala sau, dupa caz, deciziile asociatului unic. Art. 73 alin. (1) din Legea nr. 31/1990 prevede ca administratorii sunt solidar raspunzatori fata de societate pentru exacta indeplinire a hotararilor adunarilor generale si a indatoririlor impuse de lege si de actul constitutiv.
Organizarea contabilitatii
Potrivit art. 10 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii revine administratorului. Contabilitatea poate fi organizata si condusa si pe baza unui contract incheiat cu persoane fizice sau juridice autorizate, membre CECCAR. In aceasta situatie, raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine prestatorului. Totodata, administratorul isi pastreaza responsabilitatile proprii, inclusiv pe cele privind organizarea activitatii si furnizarea documentelor si informatiilor necesare prestatorului.
De exemplu, un contract care nu a fost transmis contabilului, influenteaza corectitudinea evidentelor. Stabilirea raspunderii presupune analizarea atributiilor fiecarei persoane si a imprejurarilor concrete.
Distribuirea si plata dividendelor
Administratorii trebuie sa acorde atentie conditiilor in care sunt distribuite si platite dividendele.
Art. 73 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 31/1990 include printre aspectele pentru care administratorii raspund fata de societate, si existenta reala a dividendelor platite.
Inainte de plata dividendelor, administratorul trebuie sa verifice:
-
existenta profitului distribuibil si a situatiilor financiare aprobate;
-
existenta hotararii asociatilor sau actionarilor privind repartizarea;
-
respectarea conditiilor legale pentru distribuirea anuala ori trimestriala;
-
existenta eventualelor obligatii de regularizare si restituire;
-
indeplinirea obligatiilor fiscale.
Existenta banilor in contul bancar nu este suficienta pentru a justifica distribuirea lor sub forma de dividende.
Raspunderea solidara
Codul de procedura fiscala prevede situatii in administratorii raspund solidar pentru obligatiile fiscale ale debitorului. Legea are in vedere anumite fapte savarsite cu rea-credinta, precum determinarea nedeclararii sau neachitarii la scadenta a obligatiilor fiscale ori provocarea insolvabilitatii prin instrainarea sau ascunderea activelor, in conditiile prevazute de art. 25 din Codul de procedura fiscala.
Exemplu: O societate acumuleaza datorii fiscale deoarece un client important nu isi achita facturile. Aceasta situatie nu dovedeste reaua-credinta a administratorului. In schimb, daca exista indicii ca administratorul a transferat bunurile societatii pentru a impiedica recuperarea creantelor fiscale, autoritatile analizeaza daca sunt indeplinite conditiile pentru atragerea raspunderii solidare.
Conflictul de interese
In exercitarea mandatului, administratorul poate intalni situatii in care interesul personal difera de interesul societatii.
Astfel de situatii pot aparea, de exemplu, atunci cand:
-
societatea incheie un contract cu administratorul;
-
societatea cumpara bunuri sau servicii de la o firma controlata de administrator ori de o persoana apropiata;
-
administratorul foloseste in interes personal bunurile societatii;
-
societatea acorda imprumuturi sau garantii persoanelor afiliate.
Existenta unei relatii intre parti afiliate nu face in orice situatie operatiunea nelegala, dar aceasta trebuie analizata in raport cu forma societatii, regulile aplicabile, competentele organelor societare si conditiile tranzactiei. Pentru reducerea riscurilor, administratorul trebuie sa documenteze necesitatea operatiunii, conditiile economice, aprobarile necesare si modul in care a fost gestionat conflictul de interese.
Concluzie
In concluzie, pentru administrator, cele mai importante instrumente de protectie raman:
- cunoasterea atributiilor
- fundamentarea deciziilor
- pastrarea documentelor justificative
- interventia la timp atunci cand apar probleme.
Surse legislative:
-
Codul de procedura fiscala (art. 25)
-
Legea 31/1990 – societatile comerciale (art. 72, art. 70, art. 71, art. 73)
-
Legea 82/1991 – Legea Contabilitatii (art. 10)
Articolul a fost preluat din Portaladministrator.ro, o platforma care reuneste, intr-un singur loc, informatii practice, instrumente de lucru si consultanta specializata. Click aici >>
Autor: Laura Profeanu
Esential pentru contabili - Monografii contabile complete
Monografie contabila accesare fonduri nerambursabile ONG
Accesare fonduri nerambursabile ONG: tratament contabil | Monografie contabila | Documente justificative necesareAccesarea fondurilor nerambursabile reprezinta o oportunitate importanta pentru ONG-uri, insa gestionarea corecta a sumelor primite presupune respectarea unor reguli contabile si fiscale specifice. De la inregistrarea finantarii si evidentierea cheltuielilor eligibile pana la recunoasterea veniturilor si justificarea utilizarii banilor, fiecare etapa trebuie reflectata corect in...
vezi AICI monografia << Cheltuieli cu cazarea salariatilor delegati: monografie contabila si aspecte fiscale
Reglementari cheie | Monografie contabila cheltuieli cu cazarea salariatilorPotrivit art. 44 alin. (2) din Codul muncii, salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil. Delegarea poate fi dispusa, ca regula, pentru cel mult 60 de zile calendaristice intr-o perioada de 12 luni, prelungirea fiind posibila numai cu acordul salariatului.In acest articol...
vezi AICI monografia << Monografie contabila indemnizatie de mobilitate
Clauza de mobilitate: cadru legal | Tratament fiscal | Declarare in D112 | Monografie contabilaIndemnizatia de mobilitate se acorda salariatilor care au prevazuta in contractul individual de munca o clauza de mobilitate, in conditiile art. 25 din Codul muncii. Din punct de vedere contabil si fiscal, angajatorul trebuie sa stabileasca modul corect de inregistrare a acestei prestatii, tratamentul fiscal aplicabil si documentele justificative necesare.In acest articol prezentam monografia contabila...
vezi AICI monografia << Cabinete veterinare: monografia contabila si regim TVA
Regim TVA pentru prestarea serviciilor veterinare | Monografia contabila servicii cabinete veterinare | Documentele primare pentru gestiune si consumCabinetele veterinare combina de obicei doua activitati: prestarea de servicii (consultatii, interventii, tratamente) si vanzarea de produse, precum hrana pentru animale, medicamente sau accesorii. In acest articol analizam care este monografia contabila aferenta serviciilor prestate de cabinetele veterinare si principalele reglementari cu privire...
vezi AICI monografia << Monografia contabila a unei case de schimb valutar
Functionare case de schimb valutar- cadru legal | Aspecte fiscale | Aspecte contabile | Monografia contabilaCasele de schimb valutar sunt societati autorizate pentru activitati de schimb valutar si functioneaza conform reglementarilor contabile generale, fiind considerate institutii financiare nebancare. In acest articol vom prezenta aspecte fiscal-contabile generale ale caselor de schimb valutar si exemple de monografii contabile pentru operatiunile desfasurate de aceste societati.Ce trebuie sa...
vezi AICI monografia << Monografie contabila comisioane aferente unui credit bancar
Contractarea unui credit bancar, in special in cazul liniilor de finantare mai complexe, vine adesea insotita de o serie de comisioane suplimentare, a caror inregistrare contabila corecta ridica frecvent semne de intrebare. Printre acestea se numara comisionul de angajament (perceput pentru suma netrasa din facilitate) si comisionul de administrare (amortizabil pe durata creditului), fiecare cu un tratament contabil si fiscal distinct, in functie de natura sa economica. In articolul de fata...
vezi AICI monografia << Cedarea si preluarea contractelor de leasing (novatie): monografie contabila si reglementari cheie
Cedarea si preluarea contractului de leasing financiar a devenit o practica tot mai intalnita in contextul economic dificil prin care trecem de ceva ani. Din punct de vedere juridic, aceasta operatiune poarta denumirea de novatie.In acest articol vom analiza ce inseamna din punct de vedere legal novatia si cum se inregistreaza in contabilitatea cedarea si preluarea contractelor de leasing.Ce este novatiaConform prevederilor art. 1609 din Codul civil, novatia se produce atunci cand un debitor nou...
vezi AICI monografia << Reducerea capitalului social: monografie contabila si reglementari cheie
Reducerea capitalului social este o operatiune care poate fi realizata cu respectarea prevederilor Legii nr. 31/1990. Fie ca este determinata de pierderi acumulate, fie ca raspunde altor nevoi ale societatii - precum retragerea unor asociati sau restituirea unei parti din aporturi -, operatiunea presupune parcurgerea unor pasi procedurali stricti si inregistrarea corecta in contabilitate a efectelor acesteia.Ce trebuie sa stii pe scurt:Modul de reflectare in contabilitate difera in functie de...
vezi AICI monografia << Monografie contabila achizitie echipamente pontaj angajati
Firmele care investesc in sisteme electronice de pontaj fie pe baza de card, fie pe baza de amprenta, trebuie sa stie ca o astfel de achizitie presupune un pachet mai complex de costuri - cartele de pontaj, implementarea si configurarea aplicatiei, licentele software si abonamentul de comunicare a datelor -, fiecare cu un tratament contabil distinct.In acest articol prezentam monografia contabila aplicabila pentru un astfel de sistem, pornind de la un exemplu concret.Reglementari cheieInainte de...
vezi AICI monografia << 
de Redactia Conta
Copyright Conta Online / Conta.ro 2006 - 2026. Toate Drepturile rezervate
