Conditii esentiale: Reconstituirea documentelor justificative si contabile pierdute, sustrase sau distruse

Potrivit prevederilor art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, in caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile se vor lua masuri de reconstituire a acestora in termen de 30 de zile de la constatare.

Documentele contabile reconstituite vor purta mentiunea "Reconstituit".

Normele metodologice pentru intocmirea si utilizarea formularelor comune privind activitatea financiara si contabila a modelelor acestora, cuprind prevederi referitoare la procedura constatarii si reconstituirii documentelor justificati- ve, dintre care se mentioneaza:

- obligativitatea oricarei persoane care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile de a aduce la cunostinta in scris, in termen de 24 ore de la constatare, conducatorului, administratorului unitatii sau altei persoane care are obligatia gestiunii patrimoniului;
- conducatorul  unitatii este obligat ca, in termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, sa incheie un proces- verbal care sa cuprinda:

- datele de identificare a documentului disparut;
- numele si prenumele salariatului responsabil cu pastrarea documentului.

Procesul-verbal se semneaza de catre:

- conducatorul  unitatii;
- conducatorul compartimentului  financiar-contabil al unitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;
- salariatul responsabil cu pastrarea documentului si seful ierarhic al salariatului responsabil cu pastrarea documentului, dupa caz.

Salariatul responsabil este obligat ca, odata cu semnarea procesului-verbal, sa dea o declaratie scrisa asupra imprejurarilor in care a disparut documentul respectiv. in situatia in care se constata ca disparitia documentului se datoreaza insusi conducatorului unitatii, masurile respective se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz.

Daca se constata ca pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se aduce la cunostinta imediat organelor de urmarire penala.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire", intocmit separat pentru fiecare caz. Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrurile efectuate, in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:

- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului, de constatare a pierderii;
- procesul-verbal  al sustragerii sau distrugerii documentului si declaratia salariatului respectiv;
- dovada sesizarii Parchetului General sau dovada sanctiunii disciplinare a salariatului vinovat, dupa caz;
- dispozitia  scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului;
- o copie a documentului reconstituit.

Documentele reconstituite constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.