Cum scoatem din evidenta bunurile care nu mai pot fi vandute [Studiu de caz]

In activitatea unei companii care comercializeaza articole de imbracaminte, atat online, cat si in magazinul propriu, pot aparea situatii in care anumite produse devin nevandabile din diverse motive - fie din cauza deteriorarii, fie pentru ca nu mai corespund cerintelor pietei sau tendintelor de moda. In acest context, cum scoatem din evidenta bunurile care nu mai pot fi vandute?

 

Intrebare: "Vindem online si cu amanuntul in magazin propriu imbracaminte produsa de noi sau cumparata de la terti. Cum putem proceda faptic si contabil sa scoatem din gestiunea firmei produsele nevandabile fara sa platim taxe si impozite? Marfa nevandabila este de fapt o pierdere. Se poate inregistra contabil ca pierdere?"

 

Raspuns:

Hainele care nu mai pot fi vandute pot fi scoase din evidenta cu ocazia inventarierii la 31.12.2024, de exemplu.

 

Pe baza procesului verbal de inventariere, intocmit potrivit prevederilor OMFP 2861/2009, in care se constata marfa deteriorata se va lua decizia de casare a acesteia. Se va numi o Comisie de casare care va intocmi Procesul verbal de casare in care va trebui sa se mentioneze ce se va intampla cu marfa deteriorata (o distrugeti, obtineti materiale recuperabile, etc.).

 

Procesul verbal de inventariere a bunurilor expirate sau degradate ar trebui sa fie insotit si de catre urmatoarele documente:

1. Explicatii privind starea de degradare a bunurilor materiale

2. Detalii complete despre specificatiile bunurilor materiale propuse pentru retragere

3. Raportele de cercetare administrativa pentru bunurile afectate de accidente, incendii sau alte circumstante, in functie de situatie

4. Orice alte documente necesare pentru fundamentarea deciziei de scoatere din functiune

 

Casarea/distrugerea bunurilor expirate este o operatiune care este efectuata de catre o comisie de casare numita prin decizie de catre conducatorul entitatii.

 

Documentele care stau la dosarul casarii sunt urmatoarele:

 

Procesul-verbal de declasare a bunurilor materiale;

Decizia de numire a comisiei de casare;

Documente de valorificare sau transmitere fara plata pentru bunurile declasate;

Orice alte documente care sa justifice operatiunea

Pe baza procesului verbal de casare inregistrati scoaterea marfurilor deteriorate din gestiune:

607 = 371

 

(si, daca obtineti materiale recuperabile: 3028 = 7588).

 

Din punct de vedere fiscal, trebuie sa analizam implicatiile cu privire la deductibilitatea cheltuielii si necesitatea ajustarii TVA-ului dedus la achizitie.

 

Dpdv al impozitului pe profit, va trebui sa analizam deductibilitatea cheltuielii cu stocurile degradate, caz in care este aplicabil art. 25, alin. (4), litera c) din Codul fiscal, potrivit caruia nu sunt deductibile:

 

c) cheltuielile privind bunurile de natura stocurilor sau a mijloacelor fixe amortizabile constatate lipsa din gestiune ori degradate, neimputabile, precum si taxa pe valoarea adaugata aferenta, daca aceasta este datorata potrivit prevederilor titlului VII. Aceste cheltuieli sunt deductibile in urmatoarele situatii/conditii:

 

1. bunurile/mijloacele fixe amortizabile distruse ca urmare a unor calamitati naturale sau a altor cauze de forta majora, in conditiile stabilite prin norme;

2. bunurile/mijloacele fixe amortizabile pentru care au fost incheiate contracte de asigurare;

3. bunurile/mijloacele fixe amortizabile degradate calitativ, daca se face dovada distrugerii;

4. alimentele destinate consumului uman, cu data-limita de consum aproape de expirare, altele decat cele aflate in situatiile/conditiile prevazute la pct. 1 si 2, daca transferul acestora este efectuat potrivit prevederilor legale privind diminuarea risipei alimentare;

5. subprodusele de origine animala, nedestinate consumului uman, altele decat cele aflate in situatiile/conditiile prevazute la pct. 1 - 3, daca eliminarea acestora este efectuata potrivit prevederilor legale privind diminuarea risipei alimentare;

6. produsele agroalimentare, devenite improprii consumului uman sau animal, daca directionarea/dirijarea vizeaza transformarea acestora in compost/biogaz sau neutralizarea acestora, potrivit prevederilor legale privind diminuarea risipei alimentare;

7. alte bunuri decat cele aflate in situatiile/conditiile prevazute la pct. 1 - 6, daca termenul de valabilitate/expirare este depasit, potrivit legii;

 

Dpdv al TVA, trebuie sa analizam daca este cazul sa ajustam taxa dedusa la achizitie sau nu:

 

Normele metodologice de aplicare a acestui articol prevad la punctul 78:

 

(10) In sensul art. 304 alin. (2) lit. a) din Codul fiscal, persoana impozabila nu are obligatia ajustarii taxei deductibile in cazul bunurilor de natura celor prevazute la alin. (1) distruse, pierdute sau furate, in conditiile in care aceste situatii sunt demonstrate sau confirmate in mod corespunzator, in situatii cum ar fi, de exemplu, urmatoarele, dar fara a se limita la acestea:

d) bunurile de natura stocurilor degradate calitativ, care nu mai pot fi valorificate si pentru care se face dovada distrugerii;

 

(12) Obligatia de a demonstra sau confirma in mod corespunzator ca bunurile au fost distruse, pierdute sau furate, in sensul art. 304 alin. (2) lit. a) din Codul fiscal, revine persoanei impozabile. In situatia in care organele de inspectie fiscala nu considera suficiente dovezile furnizate de persoana impozabila, acestea pot obliga persoana respectiva sa efectueze ajustarea taxei. Conform principiului proportionalitatii, organele fiscale nu pot solicita persoanei impozabile mai mult decat ceea ce este necesar pentru dovedirea incidentului care a condus la pierderea, distrugerea sau furtul bunului, astfel incat sarcina persoanei impozabile sa nu devina practic imposibila sau extrem de dificila.

(13) Ajustarea se efectueaza in functie de cota de taxa in vigoare la data achizitiei bunurilor/serviciilor prevazute la alin. (1). In situatia in care nu se poate determina cota de la data achizitiei se efectueaza ajustarea utilizand cota de taxa in vigoare la data la care intervine obligatia/dreptul de ajustare.

 

Prin urmare, observam ca din punct de vedere fiscal, daca doriti sa incadrati cheltuiala 607 = 371 ca fiind deductibila si totodata sa nu ajustati TVA-ul dedus initial la achizitie (daca a fost dedus), atunci trebuie sa ca asigurati ca puteti sa demonstra faptul ca bunurile respective au fost distruse/valorificate corespunzator.

 

Pentru a demonstra distrugerea hainelor care nu mai pot fi vandute, se intocmeste o documentare detaliata a intregului proces de eliminare si distrugere, inclusiv cantitati, metode utilizate si locuri de dispunere finala.

 

Procesul de distrugere este documentat printr-un proces verbal care include detalii despre cantitati, modalitatea de distrugere, si martorii prezenti.

In concluzie, in situatia in care produsele sufera o degradare calitativa si exista dovada distrugerii, eliminarii sau directionarii acestora, costul aferent produselor scoase din gestiune devine o cheltuiala deductibila.

 

Conditiile privind distrugerea stocurilor sunt considerate indeplinite atat atunci cand distrugerea este efectuata intern, folosind mijloacele proprii ale entitatii, cat si atunci cand stocurile sunt predate unitatilor specializate.