In randurile de mai jos, va prezentam monografia contabila pentru situatia in care administratorul achita din fonduri personale facturi de reparatii auto, rechizite etc., iar sumele nu sunt restituite acestuia, ramanand la dispozitia firmei.
Potrivit pct. 306 din OMFP 1802/2014 privind Reglementarile contabile:
(1) Sumele in numerar, puse la dispozitia personalului sau a tertilor, in vederea efectuarii unor plati in favoarea entitatii, se inregistreaza distinct in contabilitate (contul 542 "Avansuri de trezorerie", respectiv contul 461 "Debitori diversi", in cazul tertilor).
In cazul in care plata facturilor catre furnizori s-a efectuat cu cardul personal al unei alte persoane fizice (administrator sau nu, considerat tert), se procedeaza similar unui avans de trezorerie, astfel:
- se inregistreaza in contabilitatea societatii factura emisa pe numele societatii
% = 401
6xx
4426
- se intocmeste un decont de cheltuieli conform modelului prevazut in OMFP 2634/2015, cod 14-5-5, adaptat pentru decontari cheltuieli interne, in care se trece data, numarul felul si suma documentului de plata (al bonului POS si al bonului fiscal) si factura/bonurile la care se refera:
401 = 542
- plata avansului de decontare prin contul bancar/numerar:
542 = 5121/5311
- in cazul in care persoana lasa la dispozitia societatii sumele cheltuite, mai mult timp, se inregistreaza:
542 = 4551
4551 = 5121 in momentul platii
Eventual se incheie un contract de creditare.