Procedura de anulare a unui bon fiscal. Inregistrarile contabile necesare

Obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale este reglementata prin Ordonanta de urgenta nr. 28 din 25 martie 1999, republicata si cu toate modificarile si completarile ulterioare.

Pentru acest act normativ Normele metodologice de aplicare se regasesc in H.G. nr. 479 din 18 aprilie 2003, republicata in Monitorul Oficial nr. 348/25.04.2005, cu modificarile ulterioare (Legea nr. 264/2008).

La articolul 36 al H.G. nr. 479/2003 sunt prevazute masurile ce trebuie luate in situatia in care este necesara corectarea sau anularea inregistrarii unei operatiuni dupa emiterea bonului fiscal. Astfel, utilizatorul casei de marcat are obligatia sa intocmeasca un dosar ce va cuprinde:

a) sesizarea scrisa a persoanei care a efectuat gresit operatiunea, cu precizarea motivatiei de corectare sau de anulare a acesteia, precum si a numarului de ordine al bonului fiscal de corectat, a orei si minutului emiterii acestuia;
b) decizia scrisa de aprobare a corectarii operatiunii gresit efectuate, emisa de directorul financiar-contabil, contabilul-sef sau de alta persoana care raspunde de gestionarea patrimoniului unitatii;
c) copie de pe nota sau notele de receptie si constatare de diferente, intocmite de la ultima inventariere pana la zi, prin care a fost stabilit pretul cu amanuntul al produsului sau produselor inregistrate gresit in aparatul de marcat electronic fiscal;
d) nota de contabilitate care reflecta operatiunea efectuata.

Dosarul astfel intocmit va sta la baza inregistrarii corecte a operatiunii in contabilitate, justificand diferenta dintre suma ce apare pe bonul fiscal si suma diferita inregistrata sau stornarea integrala a sumei de pe bonul fiscal anulat.

Exemplu: Anularea unui bon fiscal

Iintr-un magazin de articole textile, un client achizitioneaza un costum in valoare de 1.000 de lei. Pe casa de marcat se bate eronat suma de 1.500 de lei. Greseala este remarcata imediat si se ia masura anularii bonului fiscal si emiterea unuia nou, cu suma corecta, la cererea clientului.

La sfarsitul zilei, la departamentul financiar-contabil sunt trimise actele operate in timpul zilei la magazin. Teoretic, suma totala de pe raportul zilnic al casei de marcat trebuie sa fie aceeasi cu cea din Jurnalul pentru vanzari. Practic, in Jurnalul pentru vanzari suma va diferi cu 1.500 de lei - valoarea bonului anulat.

Inregistrarea globala a vanzarii zilnice pe baza Raportului de la casa de marcat:

4111                   =                 %                     12.400 lei
"Clienti"                                707                   10.000 lei
                       "Venituri din vanzarea marfurilor"
                                         4427                   2.400 lei
                                    "TVA colectata"

Inregistrarea in Registrul de casa a incasarilor pe baza monetarului:

5311                     =                 4111           (12.400 - 1.500) = 10.900 lei
"Casa in lei"                             "Clienti"


La baza anularii bonului fiscal va sta dosarul intocmit conform art. 36 si cuprinzand:
a) Sesizarea persoanei care a efectuat gresit operatiunea, de forma:


Sesizare
Nr. … /01.06.2012
Subsemnata Popescu Alina, CNP………................…….., angajata in functia de lucrator comercial la
SC ABC SRL, activand la punctul de lucru situat in Centrul comercial …………….. aduc la cunostinta departamentului financiar-contabil urmatoarele:

- in data de 01.06.2012, la ora 12.45, am emis bonul fiscal nr. 12345 in valoare de 1.500 de lei;
- deoarece suma de pe bonul mentionat a fost tastata gresit am emis pentru operatiunea de vanzare
bonul fiscal nr. 12346, in valoare de 1.000 de lei - valoarea reala a vanzarii.

Data                                                                     Semnatura

b) Decizia scrisa a contabilului-sef, de forma:


Decizie
Nr. … /01.06.2012
in baza sesizarii nr. … /01.06.2012 si a verificarii realitatii celor declarate in respectiva sesizare, departamentul financiar-contabil decide anularea bonului fiscal nr. 12345, in valoare de 1.500 lei, emis in data de 01.06.2012 la ora 12.45.
Data                                                              Semnatura si stampila


c) in aceasta situatie nu sunt necesare copiile de pe notele de intrare-receptie, nefiind vorba despre inregistrarea gresita a unor produse in casa de marcat si corectarea bonurilor, ci despre o greseala unica de operare si anularea bonului in cauza.

d) Nota contabila care reflecta anularea bonului fiscal nr. 12345/01.06.2012:

4111                     =                 %                    - 1.500 lei
"Clienti"                                 707                 - 1.209,7 lei
                        "Venituri din vanzarea marfurilor"
                                           4427                 - 290,3 lei
                                    "TVA colectata"