Tratament contabil si de gestiune aferent pieselor de schimb

Cadrul normativ cu caracter general aferent pieselor de schimb este dat de Legea  nr. 82/1991 privind contabilitatea si de O.M.F.P. nr. 3.055/2009 privind contabilitatea. Potrivit acestor reglementari, piesele de schimb se cuprind in cadrul activelor circulante, considerand ca sunt utilizate in activitatea curenta a societatii sau sunt destinate comercializarii.

Acest lucru inseamna ca se presupune ca activele circulante de natura pieselor de schimb se vor utiliza intr-o perioada mai mica de 1 an. Daca, intamplator, perioada de consum a pieselor de schimb este mai mare de 1 an, tratamentul contabil initial al pieselor de schimb nu se modifica.

Din punctul de vedere al tratamentului contabil, acesta se detaliaza in functie de furnizorul pieselor de schimb.

Prezentam cele mai uzuale situatii posibile:

a) achizitie de la un furnizor din Romania, persoana inregistrata in scopuri de TVA, in baza unei facturi:

3024 = 401
"Piese de schimb" "Furnizori"
4426 = 401
"TVA deductibila" "Furnizori"

b) achizitie intracomunitara de piese de schimb, de la un furnizor dintr-un alt stat membru, in baza unei facturi externe, cunoscute sub denumirea de invoice:

3024 = 401
"Piese de schimb" "Furnizori"
4426 = 4427
"TVA deductibila" "TVA colectata"

Se necesita ca societatea sa fie inscrisa in Registrul operatorilor intracomunitari, inainte de efectuarea achizitiei, se efectueaza plata TVA prin taxare inversa, iar societatea declara achizitia intracomunitara in decontul de TVA si in declaratia recapitulativa 390.

c) achizitie de la o persoana fizica, neinregistrata in scopuri de TVA:

3024 = 401
"Piese de schimb" "Furnizori"

Documentul justificativ este borderoul de achizitie. Pentru fiecare dintre aceste situatii, este obligatoriu de intocmit Nota de receptie si constatare de diferente, cunoscuta in limbajul uzual sub denumirea de NIR. Acest document atesta intrarea in patrimoniu si reprezinta documentul prin care se predau piesele de schimb in responsabilitatea gestionarului.

La data la care se necesita utilizarea acestor piese de schimb, acestea se vor da in consum prin intocmirea Bonului de consum, document ce atesta cheltuiala cu piesele de schimb.

6024 = 3024
"Cheltuieli cu piesele de schimb" "Piese de schimb"

In functie de structura organizatorica a fiecarei societati, se pot stabilii proceduri interne de lucru, cu mai multe esaloane de aprobare a cheltuielii, cum ar fi intocmirea unor referate de necesitate, prin care se aproba scoaterea din gestiune a pieselor de schimb, prin decizia directorului tehnic, directorului general, administratorului, in functie de competenta decizionala a fiecarei persoane implicate.

Din punctul de vedere al gestiunii, conform art. 161 din O.M.F.P. nr. 3.055/2009, la scaderea din gestiune se poate utiliza una din urmatoarele metode:

- metoda primul intrat - primul iesit - FIFO;
- metoda ultimul intrat - primul iesit - LIFO;
- metoda cost mediu ponderat.

Retinem faptul ca pe parcursul exercitiului financiar, odata adoptata o metoda, aceasta nu se poate modifica in interiorul anului, situatie interzisa in mod expres si de art. 19 alin. (2) din Codul fiscal.

In ceea ce priveste stabilirea unui tratament fiscal, ca principiu general, cheltuielile cu piesele de schimb sunt deductibile la calculul impozitului pe profit, considerand ca utilajele si echipamentele pe care au fost montate sunt utilizate in activitatea societatii pentru realizarea de activitati economice si venituri impozabile, avand in vedere prevederile de la art. 21 alin. (1) din Codul fiscal.

Daca piesele de schimb sunt aferente unor autoturisme, reglementarile aplicabile incepand cu 01 iulie 2012, prevazute la art. 21 alin. (4) lit. t) din Codul fiscal, stabilesc ca sunt deductibile 50% cheltuielile in legatura cu autoturismele cu mase de pana la 3.500 kg si pana la 9 pasageri, pentru autoturismele ce nu sunt utilizate exclusiv in activitati economice.

De aici rezulta trei situatii:

1) daca autoturismele sunt utilizate in mod exclusiv in activitati economice, cheltuielile cu piesele de schimb pentru autoturisme sunt deductibile integral;
2) daca autoturismele sunt utilizate atat in activitati economice, cat si in alte scopuri, atunci cheltuielile sunt deductibile in procent de 50%.

Aceasta reglementare trebuie coroborata cu prevederile de la art. 1451 din Codul fiscal, ce reglementeaza o deducere de 50% si pentru TVA, cand autoturismele nu sunt utilizate integral in activitati economice, iar in costuri se va regasi si partea TVA devenita nedeductibila. In acelasi timp, amintim ca partea de costuri aferenta utilizarii autoturismului in folosul unei persoane fizice (salariat, administrator) este venit in natura si se impoziteaza la nivelul persoanei fizice. Procedura de impozitare este detaliata de pct. 70-75 din H.G. nr. 44/2004 privind normele de aplicare a Codului fiscal;

3) daca autoturismul nu este deloc utilizat in activitatea societatii, in acest caz nici cheltuiala cu piesele de schimb si nici TVA nu sunt deductibile fiscal.